زمانی که یک کسب و کار توسعه پیدا میکند، مدیریت دستی فرآیندها و سازوکارهای آن پیچیده و زمانبر میشود. به ویژه امروزه که بیشتر فعالیتهای سازمانی به صورت خودکار انجام میشود، مدیریت آنها پیچیدهتر شده است. برای آشنایی با ۸ نوع نرمافزار سازمانی که مورد نیاز هر کسب و کاری هستند، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
امروزه سازمانها برای حفظ توان رقابتی خود در فضای مدرن کسب و کارها، نیازمند دیجیتالی شدن هستند. سازمانهایی که برنامه استراتژیک برای استفاده از فناوریهای سودبخش جدید و دگردیسی دیجیتال ندارند، با گذشت زمان شانس کمتری برای بقا خواهند داشت. در این مقاله به معرفی تحول دیجیتال، اهمیت و مزایای آن میپردازیم.
در اتوماسیون کسب و کار فراگستر این امکان تعبیه گردیده که در پیش از ثبت یا اندیکاتور نامه، توسط کاربر تعیین شود که نامه برای گیرندگان در یک برنامه زمانبندی ارجاع شود. به عنوان مثال در بسیاری از سازمانهای بهرهبردار نامههای عمومی وجود دارند که شاید بیشتز از ۱۰۰۰ گیرنده داشته باشند، این امکان کمک میکند که نامه آماده شود و در هنگام ثبت تعیین شود که نامه در خارج از ساعت کاری برای گیرندگان ارجاع شود.
یکی از مهمترین کارکردهای مکاتبات اداری برای انجام امور جاری سازمان است. این موضوع باعث میشود پیگیری امور اداری وابسته به قابلیت پیگیری مکاتبات مربوط به آن داشته باشد. بنابراین اگر سازمان شما نیازمند مکاتبه برای خرید کالا باشد، پیگیری و موفقیت در خرید کالای مذکور، نیازمند قابلیت پیگیری مکاتبات مربوط به آن میباشد. این پیگیریها بدون سامانههای اتوماسیون بسیار دشوار و ناکارآمد هستند. در این مقاله به معرفی انواع روشهای پیگیری مکاتبات اداری در اتوماسیون اداری فراگستر میپردازیم.
از تقویمها استفادههای متعددی میشود. یکی از این استفادهها برای برنامهریزی کارها است که هم برای پروژههای شخصی و هم پروژههای سازمانی مورد استفاده قرار میگیرد. تقویمها ابزاری بسیار موثر در برنامهریزی برای ماه، فصل و یا سال آینده هستند. به همین دلیل، تقویم سازمانی که در برخی از نرمافزارهای مربوط به کسب و کارها نیز یافت میشود، ابزاری مهم برای مدیریت زمان کارکنان و مدیران است. در این مقاله با قابلیت تقویم سازمانی و مدیریت جلسات اداری در اتوماسیون فراگستر آشنا خواهید شد.
در ادامه مقالههای مربوط به مبحث نامه اداری، به نحوه نامه نگاری در اتوماسیون اداری فراگستر میپردازیم. در مقالات قبلی خواندید که نامه اداری چیست و چه انواعی دارد. در این مقاله با مراحل ایجاد و ارسال نامه در اتوماسیون اداری فراگستر آشنا خواهید شد.
سیستم اتوماسیون اداری راهکاری است که امکان انتقال دادهها را در بین سیستمهای سازمان بدون مداخله انسانی، فراهم مینماید. این سیستم علاوه بر خودکارسازی فرآیندها، میتواند در سادهسازی آنها نیز نقش به سزایی داشته باشد. با این حال، پیادهسازی این سیستمها مراحلی خاص دارد و باید به درستی و با دقت انجام شود. بسیاری از سازمانها به سمت استفاده از سیستم اتوماسیون اداری نمیروند، زیرا فرآیند پیادهسازی آن برایشان بسیار دشوار به نظر میرسد. اما با یک رویکرد منظم، پیادهسازی اتوماسیون اداری هم قابل مدیریت و هم قابل دستیابی است. در ادامه این مقاله با مراحل اجرایی و نحوه پیادهسازی اتوماسیون اداری آشنا خواهید شد.
شمارهگذاری یکی از مهمترین مراحل انجام مکاتبات اداری است. نامهنگاری نیز روش اصلی و رسمی برقراری ارتباطات اداری در سازمانها و شرکتهاست. به عبارتی مکاتبات اداری تنها راه پیگیری رسمی امور سازمانی است. در نگاه اول انجام این مکاتبات ممکن است امری ساده به نظر برسد. اما سادگی نامهنگاری تا وقتی خواهد بود که میان تعداد انگشتشماری از افراد جریان داشته باشد. زمانی که صحبت از ارتباط میان هزاران کاربر و میان واحدهای متعدد یک سازمان میشود، پیگیری و تفکیک این مکاتبات بسیار پیچیده خواهد شد. به همین دلیل مدیریت مکاتبات و نامههای اداری از ضرورتهای اصلی برای عملکرد صحیح و روان یک سازمان است. از مهمترین تدابیری که برای مدیریت مکاتبات وجود دارد، شماره گذاری نامههای اداری است. در ادامه این مقاله در مورد اینکه شماره نامه چیست و نحوه شماره گذاری در نامه اداری خواهید خواند.
اتوماسیون فراگستر
پروژههای موفق اتوماسیون فراگستر
شرکت فراگستر
تماس با فراگستر
تهران، خیابان مطهری،خیابان کوه نور، خیابان سمنانی (هفتم) – پلاک 11
تلفن: 42623-021
فکس: 88172998-021
info@faragostar.net
کدپستی: 1587695611
درباره فراگستر
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژههای موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 2600 سازمان با گستردگی 600 هزار کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.