انواع اتوماسیون اداری در سازمانها

امروزه سازمانها بیش از هر زمان دیگری به سرعت، دقت و نظم در پردازش اطلاعات نیاز دارند. روشهای سنتی برای دریافت و مدیریت مکاتبات، اسناد و داده‌ها دیگر پاسخگوی حجم و پیچیدگی فعالیت های امروز نیستند. بسیاری از سازمانها به علت کندی گردش اطلاعات، انباشت کارها، از دست رفتن اسناد یا تأخیر در تصمیم‌گیری، با چالشهای جدی مواجه می‌شوند. از سوی دیگر، توسعه فعالیت ها و افزایش ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی باعث شده اجرای فرآیندهای اداری بدون ابزارهای دیجیتال، دشوار یا حتی غیرممکن باشد.

به همین دلیل، اتوماسیون اداری به عنوان یکی از مهمترین ابزارهای تحول دیجیتال، نقشی کلیدی در بهبود عملکرد سازمانها ایفا می‌کنند. البته انواع مختلفی از این نرم‌افزارها وجود دارد که هرکدام متناسب با نوع، اندازه و نیازهای سازمان طراحی شده‌اند. در ادامه، انواع اتوماسیون اداری را از ۵ منظر کلیدی بررسی می‌کنیم تا مدیران و کارشناسان بتوانند انتخابی آگاهانه‌تر و دقیق‌تر داشته باشند.

انواع اتوماسیون اداری از منظر نوع و اندازه سازمان

نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری بسته به اندازه و پیچیدگی سازمان، امکانات متفاوتی ارائه می‌دهند.

الف) سازمانهای کوچک (کمتر از ۱۰۰ کاربر)

معمولاً نیازهای پایه‌ای دارند. برای این سازمانها نرم‌افزاری مناسب است که امکانات اصلی مانند:
۱ – کارتابل و گردش مکاتبات
۲-  زیر سیستم دبیرخانه
۳ – مدیریت مستندات

را در اختیار بگذارد و در عین حال ساده و اقتصادی باشد.

ب) سازمانهای متوسط و بزرگ

(با کاربران متعدد، مراجعان زیاد، توزیع جغرافیایی، یا فرآیندهای پیچیده) نیازمند امکانات پیشرفته‌تری هستند. برای این سازمانها تنها قابلیتهای پایه کافی نیست و نرم‌افزار باید امکانات زیر را نیز ارائه دهد:

1. پشتیبانی از ساختار چندشرکتی و هلدینگی
2. فرم‌ساز پیشرفته و امکان گردش فرم‌های سازمانی
3. مدیریت جریان کار پیشرفته
4. اتصال و یکپارچگی با سایر سامانه‌های سازمان

این موارد نشان می‌دهد که انتخاب اتوماسیون، باید کاملاً بر اساس اندازه واقعی سازمان و پیچیدگی فرآیندها انجام شود.

انواع اتوماسیون اداری از منظر نحوه نصب و استقرار (مدل پیاده سازی)

امروزه اتوماسیونهای اداری در دو مدل اصلی ارائه می‌شوند:

الف) نسخه ابری (Cloud)

این مدل بدون نیاز به سرور داخلی است و بسیار سریع راه‌اندازی می‌شود.
مثال: یک شرکت ۱۰ نفره می‌تواند در یک روز و تنها از طریق مرورگر، کارتابل و مکاتبات خود را مدیریت کند.

مزیت مهم این مدل، هزینه اولیه کم و راه‌اندازی سریع است. اما نکته مهم این است که در این مدل، اطلاعات کاملاً در اختیار سازمان خریدار نرم افزار نیست و از نظر امنیت و در دسترس‌پذیری، وابستگی کامل به ارائه‌دهنده وجود دارد.

ب) نسخه تحت وب نصب‌شده روی سرور سازمان (On-Premise)

این مدل نیازمند زیرساخت سخت‌افزاری مناسب است و هزینه آن بسته به اندازه سازمان متفاوت می‌شود.
این نسخه برای بانک‌ها، سازمانهای حساس، شرکت‌های دولتی و خصوصی که استقلال و در دسترسی پذیری اطلاعات برایشان اهمیت دارد مناسب است.

انواع اتوماسیون اداری از منظر امکانات نرم‌افزار و تجربه کاربری (UI/UX)

امکانات و کیفیت تجربه کاربری یکی از مهم‌ترین معیارهای انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری است. حتی پیشرفته‌ترین سیستم‌ها اگر کاربری سخت و پیچیده داشته باشند، پذیرش سازمانی و بهره‌وری را کاهش می‌دهند.

نرم‌افزارها در این بخش تفاوت‌های زیادی دارند:

1- سرعت و روان بودن نرم‌افزار

کاربران روزانه ده‌ها نامه را مشاهده، ارجاع و پیگیری می‌کنند. لذا فرم‌ها باید:

• در کمترین زمان ممکن و معمولا زیر ۳ ثانیه لود شوند.
• جابه‌جایی بین پوشه‌ها روان باشد.
• نامه‌ها با حداقل کلیک باز و ارجاع شوند.
• دارای پشتیبانی 7*24 با استفاده از فناوری چت بات هوشمند پشتیبانی

2- سادگی فرم‌ها و فرآیندهای ثبت نامه

فرم ثبت نامه باید:

• فیلدهای حداقلی یا امکان شخصی سازی فرم های وجود داشته باشد.
• موضوعات پرکاربرد در اختیار کاربر باشد.
• امکان ثبت ، ارجاع و امضای سریع پیش‌نویس ها را فراهم کند.
• قابلیت Drag & Drop برای الصاق فایل‌ها داشته باشد.

3- جستجوی هوشمند و دسترسی سریع به اسناد

در این بخش سیستم‌ها تفاوت زیادی دارند:

• جستجو بر اساس اقلام اطلاعاتی اصلی نامه
• جستجو بر اساس کلیدواژه ها
• جستجو میان متن نامه‌ها  با استفاده از فناوری (Full-Text Search)
• جستجو در اسکن‌ها با استفاده از فناوری OCR
• فیلتر پیشرفته بر اساس تاریخ، واحد، فوریت، حالت پیگیری و …

4- پشتیبانی از امکانات هوش مصنوعی (AI)

اتوماسیون‌های مبتنی بر AI بسیاری از امور را خودکار انجام می‌دهند:

• تولید خودکار متن پیش‌نویس
• خلاصه‌سازی هوشمند
• تبدیل تصاویر به متو قابل جستجو
• امکان خواندن متن نامه برای گیرنده
• امکان تشخیص نوع نامه

بررسی انواع اتوماسیون اداری از منظر مدل‌های فروش

مدل قیمت‌گذاری اتوماسیون اداری معمولاً توسط چند عامل تعیین می‌شود. برای مثال قیمت‌گذاری بر اساس تعداد کاربران در سازمانهایی رایج است که سطح دسترسی‌ها متفاوت است. برخی ارائه‌دهندگان نیز از مدل فروش مبتنی بر ماژول استفاده می‌کنند و سازمان تنها برای امکانات موردنیاز هزینه می‌پردازد. در نسخه‌های ابری، مدل اشتراک ماهانه یا سالانه رایج است و برای سازمانهای کوچک مقرون‌به‌صرفه‌تر است. در مقابل، برخی مشتریان به دنبال لایسنس دائمی هستند تا با یک‌بار پرداخت، مالکیت کامل نرم‌افزار و اطلاعات را در اختیار داشته باشند.

الف) مدل اشتراکی (SaaS / Cloud)

ویژگی‌ها:

• بدون نیاز به سرور
• راه‌اندازی سریع
• هزینه اولیه پایین
• به‌روزرسانی و پشتیبانی شامل اشتراک

هزینه‌های جانبی:

• وابستگی کامل به ارائه‌دهنده
• عدم قطعیت در مالکیت اطلاعات
• محدودیت در سفارشی‌سازی

ب) مدل خرید لایسنس دائمی (On-Premise)

ویژگی‌ها:

• مالکیت دائمی لایسنس
• مدیریت کامل سرور و اطلاعات
• امکان سفارشی‌سازی عمیق‌تر

هزینه‌های جانبی:

• خرید سرور
• هزینه سالانه پشتیبانی

بررسی انواع اتوماسیون اداری از منظر امکان یکپارچگی و اتصال با سامانه‌های دیگر

اتوماسیون اداری تنها یک بخش از اکوسیستم نرم‌افزاری سازمان است. اگر به سایر سامانه‌ها متصل نشود، گردش اطلاعات ناقص می‌ماند و کاربران مجبور به ورود دستی اطلاعات خواهند بود. وجود APIهای استاندارد و سرویس‌های آماده، سرعت یکپارچگی را به‌طور چشمگیری افزایش می‌دهد.

نمونه‌هایی از یکپارچگی‌های ارزش‌آفرین:

1- اتصال به سامانه‌های منابع انسانی و حضور و غیاب

• گردش و تایید درخواست مرخصی پرسنل در اتوماسیون
• دریافت سوابق حضور از سیستم ساعت‌زنی
• درج نتیجه درخواست‌ها در پرونده پرسنلی

2- اتصال به سامانه‌های تشخیص و احراز هویت کاربران (SSO –  Active Directory)

• امکان یک‌بار ورود کاربر به تمام سیستم های نرم افزار  (SSO)
• دریافت خودکار سطوح دسترسی
• تغییر خودکار دسترسی‌ها هنگام جابه‌جایی کارمند

3- اتصال با سرویس‌های هوش مصنوعی

• OCR خودکار اسناد
• خلاصه‌سازی و طبقه‌بندی
• استخراج کلیدواژه
• ذخیره و آرشیو هوشمند

جمع‌بندی

انتخاب یکی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مناسب، یک گام مهم برای بهبود بهره‌وری، شفافیت و سرعت در سازمان شماست. تطابق سازمان ها با معیارهایی همچون اندازه، نوع استقرار، امکانات و تجربه کاربری، قیمت، الگوریتم انتخاب و اتصالات با دیگر سیستم‌ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است تا بتوان به بهینه‌ترین شکل، ادراهای بی‌رویه سازمان را به یک سیستم اتوماسیون اداری هوشمند سپرد.

در صورتی که سازمان خود را در راستای تحول دیجیتال و همچنین هوشمند سازی مکاتبات سازمانی سوق دهید، از همین امروز با مشاوران فراگستر تماس گرفته و از مشاوره رایگان برای انتخاب بهینه سیستم اتوماسیون اداری بهره‌مند گردید.