مدیریت مستندات چیست و چه مزایایی برای سازمان شما دارد؟

اگر مدیریت یک سازمان را بر عهده داشته باشید، با دردسرهای نگهداری و استفاده از مستندات بی‌شماری که برای فعالیت‌های روزمره آن ضروری است، آشنا هستید. در این مقاله ضمن توضیح مفهوم مدیریت مستندات، به بررسی مزایا و فایده‌های آن برای سازمان شما می‌پردازیم.

مستندات و مستندسازی یعنی چه؟

در محیط‌های کاری، زمانی که از مستندات صحبت می‌شود، منظور از مستند هر محتوایی است که در قالب یک سند در آمده است تا پشتوانه رسمی داشته و قابل ارائه باشد. هنگامی که از مستندسازی صحبت می‌کنیم نیز منظور تهیه‌ مجموعه‌ای از محتواها در قالب اسناد است تا بتوانیم اطلاعات مربوط به فعالیت‌ها یا پروژه‌ها را از آغاز تا پایان ثبت کرده و آنها را تجزیه و تحلیل و مورد استفاده قرار دهیم.

به عبارت دیگر، مستند به یک قطعه محتوای چاپ شده، ضبط شده، ترسیم شده یا الکترونیکی گفته می‌شود که اطلاعات، داده‌ها یا شواهدی را در بر دارد. مستندسازی این محتواها نقش مهمی در اجرای موفق فعالیت‌ها و فرآیندهای سازمانی دارد و به مدیریت دانش در سازمان نیز کمک بسزایی می‌کند.

هدف از مستندسازی چیست و نحوه انجام آن چگونه است؟

مستندسازی محتواها و اطلاعات سازمانی با اهداف مختلفی انجام می‌شود. از جمله برخی از این اهداف عبارتند از: داشتن قابلیت پاسخ‌گویی به هر نوع ادعای حقوقی و مالی، تجزیه و تحلیل مستندات برای تحقق اهداف سازمان، ارتقای سطح دانش فنی سازمان، بهبود عملکرد سازمانی، آموزش و توسعه مهارت‌های کارکنان و غیره.

به عنوان نمونه در سازمان پروژه محور، مستندات پرو‌ژه‌ای و فنی غالب مستندات مورد استفاده در یک سازمان هستند و نقش مهمی در کسب درآمد برای چنین کسب و کارهایی دارند. در واقع، مستندسازی یکی از مهم‌ترین جنبه‌های مدیریت پروژه است و ضعف در انجام آن، باعث می‌شود تا افراد مسئول یک پروژه، از مسئولیت‌ها و وظایف خود و حتی هدف نهایی کارها درک دقیقی نداشته باشند و این موضوع خود موجب دوباره‌کاری و اتلاف زمان، پول و منابع سازمان خواهد شد.

نحوه تهیه مستندات در سازمان‌ها و کسب و کارها نیز معمولاً به شکل مستندات اداری، مستندات مالی، مستندات حقوقی و مستندات فنی (پروژه‌) است. مستندسازی مقدماتی نیز دارد که مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:

• برنامه‌ریزی برای مستندسازی محتواها و اطلاعات کسب و کار و ثبت آنها تا به عنوان اسناد و مدارک سازمان مورد استفاده قرار بگیرند
• طراحی یا استفاده از یک ابزار یا نرم افزار‌ قوی و موثر برای نگهداری مستندات و مدارک تهیه شده
• طراحی یک سازوکار، فرآیند یا ابزار قوی و متناسب برای بازیابی و دسترسی سریع به این مستندات و اطلاعات موجود در آنها با هدف استفاده از آنها در تصمیم‌گیری‌های مدیران و حل مشکلات سازمان
• تهیه ابزار و سازوکارهای لازم برای تکمیل، پردازش و بروزرسانی مستمر اسناد، مدارک و محتوای آن‌ها

برخی از ملزومات و مقدمات مستندسازی برای اطلاعات مربوط به پروژه نیز، عبارتند از:

• همه جوانب پروژه را بررسی کرده و اطلاعات مربوط به تقسیم وظایف و پرسش‌های اجرایی (مانند چرا، چه کسی، چه چیزی) را تهیه کنیم.
• مستندسازی این نوع اطلاعات را به روشی انجام دهیم که هم اطلاعات مستند شده‌ به راحتی قابل دسترسی باشند و هم تمامی اعضای تیم پروژه در مستندسازی آنها مشارکت داشته باشند.

مستندات سازمانی را می‌توان به 2 دسته فیزیکی یا الکترونیکی طبقه‌بندی کرد

انواع مستندات سازمانی کدامند؟

دسته‌بندی مستندات و اسناد سازمانی بر اساس شاخص‌ها و دیدگاه‌های مختلفی انجام می‌شود. برخی از این شاخص‌ها عبارتند از: نوع استانداردهای رعایت شده در تهیه آنها، ساختار آنها (ساختارمند بودن یا نبودن آنها)، کاربردهای آنها (مانند اداری، مالی، حقوقی و فنی) و غیره. همچنین، یکی از مهم‌ترین شاخص‌ها برای طبقه‌بندی مستندات فیزیکی یا الکترونیکی بودن آنهاست که هر کدام می‌توانند به انواع دسته‌های دیگر تقسیم شوند. امروزه مستندسازی اطلاعات سازمانی بیشتر در قالب مستندات الکترونیکی انجام می‌شود، زیرا فواید متعددی دارد که شامل: ساماندهی و نگهداری بهتر، انتشار و دسترسی راحت‌تر، بهره‌برداری و به‌اشتراک‌گذاری سریع‌تر، کاهش هزینه‌ها و تسهیل بروزرسانی و پشتیبان‌گیری از آنها می‌شود.

در ادامه به معرفی برخی از انواع مستندات سازمانی می‌پردازیم:

• سند: به هر نوع اطلاعات و محتوای ثبت شده‌ای که دارای ارزش بوده و به وسیله اشخاص یا سازمان‌ها ایجاد می‌شود. نظیر اسناد سوابق، گزارش‌ها، طرح‌ها و …
• اسناد سوابق: به مدارکی گفته می‌شود که ارائه‌دهنده شواهدی بر فعالیت‌های انجام‌شده هستند.
• قراردادها: به اسنادی گفته می‌شود که در آنها، طرفین طی یک توافق الزام آور، تعهدات و حقوقی را برای یکدیگر تعیین کرده و به آن ملزم می‌شوند.
• اسناد فنی پروژه‌ها: به اسنادی گفته می‌شود که برای اجرای یک پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند، مانند سند وضعیت پروژه، نقشه پروژه، مدارک فنی آن، ترنسمیتال و موارد مشابه.
• نظامنامه کیفیت: اسنادی هستند که سیستم و سازوکار مدیریت کیفیت در سازمان را تشریح می‌کنند.
• دستورالعمل‌ها: به اسنادی گفته می‌شود که شامل روش‌ها و مقرراتی هستند که نحوه انجام یا مراحل اجرای یک قانون، آیین نامه یا فعالیتی خاص را در سازمان مشخص می‌کنند.
• سند گزارش: سندی است که نتایج یک فعالیت (اعم از پروژه، تحقیق و …) را ارائه می‌کند و می‌تواند شامل تحلیل داده‌های مرتبط با آن نیز باشد. 
• سند مأموریت: سندی است که مأموریت و فلسفه وجودی سازمان در آن بیان می‌شود.
• سند چشم‌انداز: سندی است که نشان می‌دهد سازمان چه آینده‌ای را تصور کرده و به دنبال رسیدن به آن است.

منظور از مدیریت مستندات چیست؟

هر چقدر اندازه یک سازمان و یا کسب و کار بزرگ‌تر می‌شود، تعداد اسنادی که مورد استفاده قرار داده و بایگانی می‌کند نیز افزایش می‌یابد. در این حالت استفاده نکردن از سازوکارهایی برای نظم بخشیدن به اسناد غیرقابل توجیه است و فعالیت روزمره سازمان را مختل می‌کند. این ساز و کار همان چیزی است که به آن مدیریت اسناد می‌گویند.

مدیریت اسناد یا مدیریت مستندات مجموعه‌ای از فرآیندهایی است که برای جمع‌آوری، سازماندهی، ذخیره‌سازی و حفاظت از اسناد سازمانی انجام می‌شوند. این فرآیندها ضمن بهینه‌سازی گردش کار اسناد در سازمان، به شما این امکان را می‌دهند تا آنها را به‌طور مؤثرتری با افراد داخل و خارج از سازمان به اشتراک بگذارید و از آنها راحت‌تر استفاده کنید.

مدیریت اسناد، همچنین به شما امکان می‌دهد بدانید چه کسی چه تغییری روی اسناد انجام داده و این چه تاثیری بر فعالیت‌های سازمان خواهد گذاشت. بنابراین مدیریت اسناد، دوباره‌کاری را کاهش می‌دهد، مسئولیت‌پذیری کارکنان سازمان را نسبت به اسناد افزایش می‌دهد و کنترل سازمان را نسبت به انبوه اسنادی که با آنها سروکار دارند، ارتقا می‌دهد. این فرآیندها اگر به شکل درستی انجام شوند، می‌توانند حجم کارها را نیز کاهش دهند.

سازمان‌های مدرن برای پیاده سازی سازوکارهای مدیریت اسناد از نرم افزارهای کامپیوتری و دیجیتالی استفاده می‌کنند که سیستم های مدیریت اسناد یا DMS نامیده می‌شوند. این سیستم‌ها کارایی و سرعت مدیریت اسناد را به شدت افزایش می‌دهند. در واقع، بیشتر سازمان‌های امروزی از سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS) که به عنوان سیستم های مدیریت محتوای سازمانی یا ECM نیز شناخته می‌شود، برای ثبت، بایگانی و مدیریت اسناد خود استفاده می‌کنند. اما این سیستم‌ها دقیقاً چه کار می‌کنند؟

چرا مدیریت مستندات سازمانی اهمیت دارند؟

مدیریت مستندات سازمانی نقش مهمی در کنترل، برنامه‌ریزی و بهره‌برداری از اسناد و اطلاعات سازمان از لحظه‌ی ایجاد آنها و در مراحل سازماندهی، پردازش، ذخیره‌سازی، بازیابی و توزیع آنها دارد. بدون مدیریت موثر مستندات، تحویل اسناد و اطلاعات مناسب به افراد مربوطه به صورت به موقع، با کمترین هزینه‌ و با رعایت ضوابط امنیتی ممکن نخواهد بود.

از سوی دیگر، نقش مستندات سازمانی در عملکرد مناسب سازمان و فرآیندهای آن غیرقابل انکار است. به طوری که در سازمان‌های سنتی که به مدیریت مستندات و سازوکارهای آن توجه نمی‌کنند، کارکنان مجبور می‌شوند برای یافتن یک سند ساعت‌ها در اتاق‌ها یا قفسه‌های مختلف و حتی در فایل‌های کامپیوتری متعدد جستجو کنند. بنابراین ناکارآمدی در تهیه و بهره‌برداری از مستندات سازمانی می‌تواند منجر به اتلاف زمان و هزینه بسیار و بروز مشکلات و چالش‌های جدید در سازمان شود.

مدیریت اسناد چه اهدافی را دنبال می‌کند؟

صرف نظر از مزیت‌های قابل توجهی که مدیریت اسناد برای هر سازمان به ارمغان می‌آورد، استفاده از آن در سازمان‌ها با اهداف خاصی دنبال می‌شود. برخی از مهم‌ترین این اهداف عبارتند از:

• کاهش گم شدن یا جابجایی اشتباه اسناد
• افزایش سرعت جستجو و بازیابی اسناد
• کاهش فضای فیزیکی مورد نیاز برای ذخیره اسناد
• سازماندهی و طبقه‌بندی بهتر اسناد
• ساده‌تر کردن گردش اسناد و استفاده از اطلاعات
• امکان دسترسی فوری به اسناد
• ذخیره سازی و پشتیبان گیری ایمن از تمام اسناد سازمانی
• تفکیک میان نسخه‌های مختلف اسناد
• امکان محدودسازی دسترسی به اسناد محرمانه
• ذخیره‌سازی و مدیریت اسناد مربوط به هر پروژه به صورت مجزا

سیستم های مدیریت اسناد (DMS) کدامند؟

همانطور که از نام آن برمی‌آید، سیستم مدیریت اسناد یا DMS، ابزاری است که به شما امکان می دهد تا تمام اسناد سازمان خود را مدیریت کنید. این سیستم ها به شما این امکان را می دهند که محتوای خاصی را در اسناد خود جستجو کنید، آنها را به طور خودکار طبقه بندی کنید، آنها را در نرم افزارهای دیگر (مانند Microsoft Office و Outlook) پردازش کنید و بدون تأثیرگذاری بر روی نسخه اصلی، روی آنها کامنت و نظر بگذارید.

سیستم های مدیریت اسناد حتی تغییرات اسناد را پیگیری می کنند. بنابراین می توانید همیشه آخرین نسخه را مشاهده کنید و در صورت نیاز به نسخه‌های قدیمی‌تر مراجعه کنید. علاوه بر این، این سیستم‌ها به اکوسیستم اسناد موجود در سازمان شما ساختار می‌دهد و از این طریق امکان رجوع به اسناد و اصلاح و بررسی آنها را بر مبنای موضوع و کارکردشان فراهم می‌کند.

چرا سیستم‌های مدیریت اسناد اهمیت دارند؟

دلایل اهمیت سیستم مدیریت مستندات، مشابه دلایل اهمیت بایگانی اسناد است. با دیجیتالی‌شدن هر چه بیشتر کسب و  کارها، تعداد اسناد دیجیتالی و پراکندگی آنها نیز بیشتر شده است و بسیاری از این اسناد در کامپیوترهای مختلف سازمان، در سامانه‌های ذخیره ابری یا حتی پیوست‌های ایمیل پراکنده‌اند. در این حالت اگر برای ارائه یک گزارش قانونی مجبور به پیدا کردن یک سند مالی مربوط به چندین سال قبل شوید یا اگر وسط یک جلسه کاری نیاز داشته باشید تا یک سند را فوراً پیدا کنید، دچار مشکل خواهید شد.

بایگانی اسناد دیجیتالی معمولاً نادیده گرفته می‌شود، زیرا پراکندگی و تعدد آنها بر خلاف اسناد کاغذی به چشم نمی‌آید. تنها زمانی که مجبور به پیدا کردن یک سند روی کامپیوتر، ایمیل و یا چت‌های خود شوید، متوجه عمق مشکل خواهید شد. سیستم‌های مدیریت اسناد باعث محافظت از اسناد، رعایت بهتر قوانین، تسهیل دسترسی به داده‌ها، صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری سازمان می‌شود. برخی از نرم‌افزارهای بایگانی حتی به شما امکان می‌دهند اسناد و داده‌ها را فشرده کنید تا هزینه ذخیره‌سازی آنها کمتر شود.

البته در حالت عادی جمع کردن تمامی اسناد در کنار یکدیگر حتی با وجود مدیریت مستندات نیز می‌تواند امر مشکلی باشد. برای حل این مشکل کافیست تا از سیستم‌های اتوماسیون اداری استفاده کنید که با فراهم کردن بستری برای ایجاد و تبادل اسناد به شما کمک می‌کنند که همه آنها را در یکجا جمع آوری کنید. سپس می‌توانید از سیستم‌های مدیریت اسناد برای بایگانی دیجیتال آنها استفاده کنید. یک نرم‌افزار مدیریت اسناد نقش مهمی در آسان‌تر، سریع‌تر و کارآمدتر کردن تمام وظایف مربوط به مدیریت اسناد بازی می‌کند.

کارکردهای سیستم مدیریت مستندات

اجزای کلیدی سیستم‌های مدیریت مستندات کدامند؟

تا به اینجای کار با سیستم مدیریت مستندات و فرآیند مستندسازی آشنا شدید. اما پیش از انتخاب یک سیستم برای مدیریت مستندات سازمان خود، باید با اجزای کلیدی آن آشنا باشید. مهم‌ترین اجزا و فعالیت‌های یک سیستم مدیریت مستندات عبارتند از: ثبت و گرد‌آوری اسناد، ذخیره‌سازی اسناد، تهیه فراداده (متادیتا)، نسخه‌بندی اسناد، حفظ امنیت اسناد و نمایه‌سازی آنها که در ادامه به صورت خلاصه معرفی می‌شوند:

• ثبت و گرد‌آوری اسناد: در سیستم‌های مدیریت مستندات برای ثبت و گردآوری اسناد کاغذی، آنها را از طریق اسکن به قالب‌های الکترونیکی تبدیل و ذخیره می‌کنند. در برخی از این سیستم‌ها از نرم‌افزارهای OCR نیز برای تبدیل متون داخل تصاویر دیجیتالی به متون قابل جستجو در رایانه استفاده می‌شود.

• تهیه فراداده (متادیتا): یکی از فعالیت‌های اصلی سیستم‌های مدیریت مستندات، تهیه فراداده یا متادیتا (metadata) برای هر سند است که شامل اطلاعاتی مانند: نوع سند، تاریخ ایجاد، شماره شناسه‌ سند و غیره می‌باشد.

• حفظ امنیت اسناد: حفظ امنیت مستندات سازمانی یکی از وظایف حیاتی هر سیستم مدیریت مستندات محسوب می‌شود. قابلیت حفظ امنیت مستندات در یک مخزن ایمن به ویژه با دیجیتالی شدن اسناد و پدید آمدن تهدیدات امنیتی کامپیوتری مانند ویروس‌ها، بدافزارها و سایر حملات سایبری، اهمیت فراوانی پیدا کرده است.

• نمایه‌سازی (Index) اسناد: نمایه‌سازی مستندات ذخیره شده به ردیابی سریع آنها کمک می‌کند و می‌تواند در کنار فراداده هر سند،‌ به کاربران برای بازیابی سریع‎تر، کارآمدتر و دقیق‌تر اسناد کمک نماید.

• ذخیره‌سازی اسناد: این سیستم‌ها اسناد را در یک مکان خاص برای بازیابی ذخیره می‌کنند.

• بازیابی اسناد: بازیابی اسناد از فعالیت‌های اصلی هر سیستم مدیریت مستندات است، زیرا فرآیندی پیچیده است که برای اجرا به دستورالعمل و مجوزهای دسترسی نیاز دارد. بازیابی اسناد معمولاً با کمک اطلاعات موجود در فراداده هر سند و با جستجوی اطلاعات مربوط به آنها انجام می‌شود.

• نسخه‌بندی اسناد: منظور از نسخه‌بندی اسناد، قابلیتی است که به کاربران سیستم امکان می‌دهد تا هنکام ویرایش اسناد، ضمن ایجاد یک نسخه جدید، نسخه‌های قدیمی را نیز حفظ کنند. به این ترتیب، این امکان برای کاربران فراهم می‌شود که به نسخه‌های قبلی اسناد نیز دسترس داشته باشند.

• جستجوی اسناد: قابلیت جستجوی اسناد در سیستم‌های مدیریت مستندات به کاربران اجازه می‌دهد تا با استفاده از فراداده یا جستجوی متون و اطلاعات مربوط به آنها، اسناد مورد نظر خود را پیدا کرده و بازیابی کنند.

• به اشتراک‌گذاری اسناد: یکی از امکانات اصلی سیستم‌های مدیریت مستندات، قابلیت به‌اشتراک‌گذاری و توزیع اسناد است که بر اساس مجوزهای کاربری صورت می‌گیرد.

مدیریت اسناد چه مزایایی دارد؟

مدیریت مستندات به اشکال مختلفی به شما کمک می‌کند تا کسب و کار خود را بهبود ببخشید. برخی از مزایای مدیریت اسناد در سازمان‌ها عبارتند از:

1- کمک به رعایت بهتر قوانین

یکی از مهم‌ترین و در عین حال کم سر و صداترین مزیت‌های یک سازوکار مدیریت اسناد، کمک به رعایت بهتر قوانین است که به شما امکان می‌دهد با کمترین زحمت، تعهدات قانونی خود را در ارتباط با اسناد سازمانی انجام دهید. مدیریت اسناد کمک می‌کند تا تمامی اطلاعات مهم تجاری را با رعایت کلیه قوانین و مقررات مربوطه ذخیره و مدیریت کنید. علاوه بر این، می‌توانید دسترسی به اسناد مهم خود را محدود کنید تا خطر نقض حریم خصوصی داده‌ها و مدیریت نادرست داده‌ها را کاهش دهید.

2- بهبود سازماندهی اسناد

همانطور که پیشتر گفتیم، مدیریت اسناد باعث تسهیل سازماندهی اسناد نیز می‌شود. به ویژه اگر از سیستم‎‌های دیجیتالی مدیریت اسناد (DMS) استفاده کنید، می‌توانید به راحتی فایل‌های دیجیتالی را جمع‌آوری، دسته‌بندی و سازماندهی کنید. به علاوه می‌توان ذخیره‌سازی اسناد را به گونه‌ای بهینه کرد که متناسب با نیازهای سازمان شما باشد. مدیریت اسناد چه در یک کسب‌وکار بزرگ یا یک استارت‌آپ کوچک، می‌تواند به‌طور خاص پاسخگوی نیازهای شما باشد و اطلاعات مورد نظرتان را به راحتی در اختیار شما و تیم‌تان قرار دهد.

3- استفاده بهینه تر از فضاهای فیزیکی

مدیریت اسناد باعث استفاده بهینه‌تر از فضاهای فیزیکی می‌شود، زیرا همه اسناد را به صورت مرتب، منظم و بدون تکرار ذخیره می‌کند. بدیهی است که استفاده از نرم افزارهای مدیریت اسناد و ذخیره سازی ابری اسناد، این صرفه جویی را به مراتب بیشتر می‌کند.

در این حالت می‌‎توانید با استفاده از پایگاه‌های داده و ابزارهای ذخیره‌سازی کامپیوتری، فضای تقریباً بی نهایتی برای ذخیره داده های خود داشته باشید.

4- کاهش هزینه‌ها و خطاهای انسانی

مدیریت اسناد با نظم بخشیدن و سازماندهی بهتر اسناد، باعث کاهش دوباره کاری‌ها و افزایش سرعت جستجو میان اسناد سازمانی می‌شود. این موضوع خود باعث صرفه‌جویی و متعاقباً کاهش هزینه‌ها خواهد شد. سازوکارهای مدیریت اسناد، با پایین آوردن شانس خطای انسانی نیز می‌تواند به کاهش هزینه‌ها در سازمان کمک کند. همچنین، اگر از نرم‌افزارهای دیجیتالی برای مدیریت مستندات سازمانی استفاده کنید، ضمن صرفه‌جویی بیشتر در هزینه‌ها، خطاهای انسانی در فرآیند بایگانی و مدیریت اسناد نیز کاهش بیشتری پیدا می‌کند.

5- افزایش بهره وری

افزایش بهره وری یکی از آثار غیرمستقیم مدیریت اسناد است. با اسکن سریع‌تر اسناد، دسته‌بندی و نمایه‌سازی آسان‌تر آنها و تجزیه و تحلیل دقیق‌تر داده‌های مربوط به اسناد، بدیهی است که مدیریت اسناد، به افزایش بهره وری کمک می‌کند. البته مهم است که کارکنان آموزش لازم را برای بکارگیری سازوکارهای مدیریت اسناد (اعم از بایگانی سنتی یا مدیریت دیجیتال مستندات) ببینند. این موضوع برای اثرگذاری مدیریت اسناد بر بهره وری سازمان ضروری است.

برخی از مزایای مدیریت اسناد

6- بهبود نظارت بر گردش اسناد

سازوکارهای مدیریت اسناد به شما اجازه می‌دهند تا سطح دسترسی هر یک از کارکنان را به اسناد تعیین کنید و متعاقباً نظارت بهتری بر گردش اسناد در سازمان داشته باشید و سطح امنیت آنها را به اندازه مورد نیاز خود ارتقا دهید. این مزیت به ویژه در راهکارهای دیجیتالی مدیریت اسناد پررنگ‌تر است، زیرا می‌توانید در هر لحظه وضعیت اسناد را پیگیری کنید. راهکارهای دیجیتالی مدیریت اسناد، همچنین می‌توانند با پشتیبان‌گیری‌ منظم و خودکار از داده‌ها، ریسک از بین رفتن اسناد سازمانی را کاهش دهند.

7- تسهیل کار گروهی

مدیریت اسناد به سازمان کمک می‌کند تا همکاری میان اعضای یک واحد با یکدیگر و با سایر واحدها بهبود بیابد. همکاری و کار گروهی اساس هر کسب و کار موفق است، به همین دلیل این مزیت مدیریت اسناد بسیار حیاتی است. دسترسی به اسناد و اشتراک‌گذاری آسان‌تر در حین ذخیره‌سازی نسخه‌های متعدد از آنها، به کارکنان سازمان امکان می‌دهد در صورت ارتکاب هر اشتباهی، بدون از دست دادن زمان یا نیاز به تلاش زیاد بتوانند به نسخه‌های قبلی اسناد رجوع کنند.

8- تسریع دسترسی به اطلاعات

مدیریت اسناد می‌تواند سرعت جستجو و بازیابی اطلاعات را حتی در سازمان‌هایی که نیاز به ذخیره‌سازی حجم عظیمی از اسناد دارند، افزایش دهد. به ویژه سازوکارهای دیجیتالی مدیریت اسناد، با توانایی بالا برای جستجو، نقش مهمی در تسریع دسترسی کارکنان سازمان به اطلاعات مورد نیازشان دارند.

در این حالت، کارکنان سازمان، مدیران و تمامی کسانی که به اسناد سازمانی نیاز دارند، می‌توانند در چند ثانیه آنچه را که به دنبالش هستند پیدا کنند و به این ترتیب سرعت انجام کارها افزایش پیدا می‌کند و این به نوبه خود، رضایت بیشتر مشتریان را در پی دارد.

9- خودکارسازی فرآیندهای مدیریت اسناد

راهکارها و نرم افزارهای مدیریت اسناد سازمانی می‌توانند آندسته از فرآیندهای اداری معمولی را که با اسناد سروکار دارند خودکارسازی کنند و به این ترتیب نیاز به نیروی انسانی و کار دستی را کاهش دهند. از جمله می‌توان به فرآیندهایی مانند ارسال یا بایگانی اسناد پس از ایجاد آنها، ثبت فاکتورها و بایگانی نامه‌های دریافتی اشاره کرد.

سوالات متداول مشتریان

۱- منظور از مستندات سازمانی و مستندسازی چیست؟

منظور از مستند، هر محتوایی است که در قالب سند در آمده است تا پشتوانه رسمی داشته باشد. منظور از مستندسازی نیز تهیه‌ محتواها در قالب اسناد است تا بتوانیم اطلاعات مربوط به فعالیت‌ها یا پروژه‌ها را ثبت کرده و مورد استفاده قرار دهیم.

۲- انواع مستندات سازمانی کدامند؟

مستندات اداری بر اساس دسته‌بندی‌های مختلف، انواع مختلفی دارند که شامل اسناد اداری، اسناد مالی، اسناد حقوقی، اسناد فنی، اسناد سوابق، اسناد گزارشات، سند مأموریت، سند چشم‌انداز، دستورالعمل‌ها و … می‌شود.

۳- منظور از مدیریت مستندات چیست؟

مدیریت اسناد یا مدیریت مستندات مجموعه‌ای از فرآیندهایی است که برای جمع‌آوری، سازماندهی، ذخیره‌سازی و حفاظت از اسناد سازمانی انجام می‌شوند و به شما امکان می‌دهند تا آنها را به‌طور مؤثرتری با دیگران به اشتراک بگذارید و از آنها راحت‌تر استفاده کنید.