۱۵ فرم آماده در نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر
زمان تقریبی مطالعه: ۷ دقیقه
بایگانی دیجیتالی فرم‌های اداری، در گذشته، نیازمند اسکن هر کدام از آنها بود که باعث اتلاف زمان زیادی می‌شد. اما زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر به شما امکان می‌دهد تا تمامی فرم‌ها را داخل سامانه اتوماسیون فراگستر به گردش انداخته و بدون نیاز به اسکن، آنها را بایگانی کنید. برای آشنایی با انواع فرم‌های آماده در نرم‌افزار مدیریت مستندات فراگستر با ما همراه باشید.
منظور از فرم اداری چیست؟
فرم اداری یکی از پرکاربردترین انواع اسناد اداری است که در سازمان‌های مختلف، برای تهیه اسنادی با محتوای مشابه مورد استفاده قرار می‌گیرند. در واقع، فرم‌های اداری دارای نوشته‌هایی همراه با جای خالی هستند تا توسط افراد مختلف تکمیل شوند. برای آشنایی دقیق‌تر با تعریف فرم اداری، دسته‌بندی فرم‌های اداری و مهم‌ترین انواع آنها، حتماً از مقاله زیر بازدید بفرمایید.
مدیریت مستندات فراگستر چگونه به بایگانی فرم‌ها کمک می‌کند؟
نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر یکی از زیرسیستم‌های اصلی سامانه اتوماسیون اداری فراگستر است که با امکان بهره‌گیری از نرم افزار فرم‌ساز فراگستر می‌تواند تمامی فرآیند طراحی، ایجاد، استفاده و بایگانی فرم‌ها را در سازمان شما دیجیتالی کند. در واقع ترکیب این ۲ نرم افزار به شما امکان می‌دهد تا مستنداتی که شکل فرم دارند را از ابتدا داخل نرم‌افزار مدیریت مستندات تعریف کرده، بین کاربران در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر به گردش انداخته و در نهایت به صورت خودکار آنها را در پرونده‌های مورد نظر بایگانی کنید.
بنابراین آنچه باعث تسهیل بایگانی فرم‌ها در این نرم‌افزار می‌شود، یکپارچگی آن با اتوماسیون اداری فراگستر و سایر ماژول‌های آن مانند فرم‌ساز فراگستر است.
با استفاده از این سامانه شما می‌توانید از فرم‌های از پیش آماده استفاده کرده و یا فرم‌های اختصاصی مورد نیاز خود را طراحی کنید، آنها را به راحتی در سازمان خود به گردش بیندازید و پس از تکمیل به صورت خودکار آنها را بایگانی، دسته‌بندی و شماره‌گذاری کنید.
مزیت دیگر این نرم‌افزار نسبت به سایر نرم افزارهای DMS این است که دیگر نیازی به گردش دستی فرم‌ها، پر کردن دستی آنها، اسکن و بارگذاری دستی آنها در سیستم و تایید و امضاء دستی آنها وجود ندارد. تمامی این مراحل به صورت دیجیتالی انجام می‌شوند.
انواع فرم های آماده و پیش‌فرض در اتوماسیون اداری فراگستر
همانطور که گفته شد، گاهی نیازمند بایگانی فرم‌های اداری هستیم. در حالی که در روش‌های سنتی نیاز به اسکن هر کدام از آنها بود، در زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر، انواع این فرم‌ها به صورت آماده و از پیش تعریف شده در اختیار شما هستند. برای استفاده از آنها باید ابتدا موضوع و مکان بایگانی آنها مشخص شود. سپس آنها را برای پرکردن به سایر افراد سازمان ارجاع می‌دهید. در نهایت پس از تکمیل، این فرم‌ها به صورت خودکار شماره‌گذاری شده و در پرونده‌هایی که تعیین کرده‌اید، قرار می‌گیرند. در ادامه به معرفی ۱۵ مورد از این فرم‌ها می‌پردازیم:
- فرم درخواست کالا
منظور از فرم درخواست کالا، سندی است که برای درخواست تهیه کالاهای مورد نیاز پرسنل مورد استفاده قرار می‌گیرد. با توجه به اینکه این درخواست‌ها منجر به هزینه‌های مالی می‌شود، معمولاً این فرم‌ها باید بایگانی شوند.
فرم درخواست کالا برای تهیه کالاهای مورد نیاز پرسنل استفاده می‌شود
- فرم ارزیابی شغلی
فرم ارزیابی شغلی کارکنان، ابزاری است که به مدیران امکان می‌دهد تا از میزان رضایت کارکنان خود آگاهی پیدا کنند. بایگانی این فرم‌ها نیز به شما کمک می‌کند تا از میزان پیشرفت شرکت خود مطلع شوید.
کارکنان در فرم ارزیابی شغلی، میزان رضایت شغلی خود را بیان می‌کنند
- فرم فهرست مستندات ISO
فرم فهرست مستندات ایزو، فرمی است که به شما در تسریع فرآیند مستندسازی مدارک لازم برای پیاده‌سازی استانداردهای ایزو کمک می‌کند.
فرم فهرست مستندات ایزو
- فرم ثبت مشارکت
این فرم می‌تواند برای ثبت درخواست‌های مشارکت داوطلبانه در انواع پروژه‌ها و فعالیت‌های سازمانی مورد استفاده قرار بگیرد.
فرم ثبت درخواست‌های مشارکت داوطلبانه
- فرم ارزیابی تأمین‌کنندگان کالا
فرم ارزیابی تأمین‌کنندگان کالا، فرمی است که برای ارزیابی کیفی عملکرد پیمانکاران و شرکت‌های تامین‌کننده کالا و خدمات در یک کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد.
فرم ارزیابی تأمین‌کنندگان کالا
- فرم اعطای نمایندگی
فرمی است که با استفاده از آن، متقاضیان دریافت عاملیت فروش یک شرکت می‌توانند، درخواست خود را برای دریافت نمایندگی آن شرکت اعلام کنند.
فرم درخواست برای دریافت نمایندگی یک شرکت
- فرم بارنامه
فرم بارنامه یا فرم ارسال محصول سندی است که به عنوان قرارداد بین صاحب بار و حامل امضا می‌شود تا حامل، بار تشریح شده در بارنامه را تحویل گرفته و آن را به مقصد برساند. یک بارنامه شامل همه اطلاعات ضروری مربوط به بار (مانند نوع، وزن، تعداد و ماهیت بار) و همچنین حاوی اطلاعات شناسایی تحویل دهنده بار در مبدأ و تحویل گیرنده بار در مقصد است.
در فرم بارنامه، مشخصات کامل بار همراه با اطلاعات شناسایی تحویل دهنده و تحویل گیرنده نوشته می‌شود
- فرم گزارش عملکرد روزانه
فرم گزارش عملکرد روزانه، ابزاری است که برای سنجش و ارزیابی عملکرد کارکنان و در نهایت بهبود بهره‌وری سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.
فرم گزارش عملکرد روزانه
- فرم استخدام
این فرم سندی است که داوطلبان فرصت‌های شغلی می‌توانند با استفاده از آن، تقاضای خود برای استخدام در یک شرکت یا سازمان را ارائه دهند.
در فرم استخدام، تمامی اطلاعات لازم برای سنجش داوطلب نوشته می‌شود
- فرم خود ارزیابی
این فرم، یکی دیگر از ابزارهای مورد استفاده برای ارزیابی عملکرد کارکنان است. این فرم توسط خود آنها پر می‌شود.
فرم خود ارزیابی
- فرم ثبت بلیط
فرم ثبت بلیط، فرمی است که توسط شرکت‌های مسافربری و برای دریافت تقاضای بلیط از خریداران می‌تواند مورد استفاده قرار بگیرد.
فرم ثبت بلیط
- فرم درخواست صدور گواهی اشتغال به کار
گواهی اشتغال به کار، سندی است که نشان می‌دهد متقاضی آن در یک کسب و کار یا سازمان با درآمدی مشخص مشغول به کار است. این گواهی‌ها در مواردی مانند اخذ وام یا دریافت ویزا کاربرد دارند. فرم درخواست صدور گواهی اشتغال به کار نیز همانطور که از نام آن مشخص است، سندی است که برای ارائه این درخواست توسط متقاضی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
فرم درخواست صدور گواهی اشتغال به کار
- فرم ثبت اقدام اصلاحی
فرمی است که برای ثبت اقدامات اصلاحی انجام شده در فرآیند رفع عدم انطباق با استانداردهای ایزو مورد استفاده قرار می‌گیرد.
فرم ثبت اقدام اصلاحی
- فرم درخواست صدور گواهی‌نامه تایید آموزش
گواهی‌نامه تایید آموزش، سندی است که نشان می‌دهد که شما یک دوره آموزشی را با موفقیت طی کرده‌اید. فرم درخواست صدور این گواهی نیز، ابزاری است که برای درخواست صدور آن مورد استفاده قرار می‌گیرد.
صدور گواهی‌نامه تایید آموزش
- فرم ترنسمیتال (Transmittal)
فرم ترنسمیتال (Transmittal)، سندی مربوط به پروژه‌های اجرا شده توسط شرکت‌های پیمانکاری است که به واسطه آن، مجموعه‌ای از مستندات و نقشه‌های فنی بین پیمانکار و کارفرما مبادله می‌شود. این فرم حاوی اطلاعات مربوط به گیرنده مدارک، فرستنده مدارک، تاریخ ارسال، نوع مدارک، عنوان مدارک و … می‌باشد.
فرم ترنسمیتال (Transmittal)
کلام آخر
همانطور که خواندید، فرم‌ها کاربردهای زیادی در انجام فعالیت‌های روزمره اداری دارند و اسکن و بایگانی آنها به روش سنتی می‌تواند زمان‌بر و پیچیده باشد. با استفاده از زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر، شما می‌توانید ضمن استفاده از ده‌ها فرم آماده و از پیش تعریف شده، فرم‌های خود را شخصاً طراحی کرده و تمامی مراحل گردش آنها تا زمان بایگانی را به صورت دیجیتالی انجام دهید. برای آشنایی بیشتر با امکانات این نرم افزار و سامانه اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.
برای به اشتراک گذاری این مقاله می‌توانید از لینک کوتاه زیر استفاده کنید:
https://fgc.ir/dmsforms
