چطور از دیتاها در اتوماسیون اداری فراگستر نسخه پشتیبان (بک آپ) تهیه کنیم؟

بک آپ گیری یا تهیه نسخه پشتیبان از دیتاها یکی از فرایندهای  ضروری و بسیار حائز اهمیت در سازمان‌ها می‌باشد؛ بک آپ گیری به فرایندی می‌گویند که طی آن یک نسخه دیگر از اطلاعات و داده‌های موجود در سازمان به عنوان نسخه پشتیبان تهیه می‌شود و ذخیره‌سازی می‌گردد؛ در صورت از بین رفتن اطلاعات، زیرساخت‌ها و تنظیمات از نسخه پشتیبان برای بازیابی اطلاعات، داده‌ها و تنظیمات استفاده می‌کنند.

برای تهیه بک آپ یا همان نسخه پشتیبان از اطلاعات و داده‌ها، روش‌های مختلفی وجود دارد؛ در ادامه علاوه بر آشنایی با مفهوم و انواع نسخه پشتیبان و بک آپ گیری، اهمیت و ضرورت این فرایند را باهم بررسی خواهیم کرد.

تهیه نسخه پشتیبان یا بک آپ گیری چیست؟

همان‌طور که اشاره کردیم، بک آپ گیری یعنی تهیه یک نسخه پشتیبان از تمامی اطلاعات، داده‌ها، فایل‌ها، سیستم عامل‌ها و سایر اطلاعات موجود در سامانه‌های سازمان‌ها و ذخیره‌سازی و نگهداری از آن‌ها. این فرایند بسیار حائز اهمیت است، زیرا در صورت از بین رفتن اطلاعات توسط حوادث انسانی، بلایای طبیعی، آتش‌سوزی و… می‌توانید به راحتی با استفاده از نسخه پشتیبان، اطلاعات خود را دوباره در اختیار داشته باشید.

بک آپ گیری چه اهمیتی دارد؟

تهیه نسخه پشتیبان با همان بک آپ گیری از داده‌ها و اطلاعات سازمان، یکی از مهم‌ترین کارهایی است که در حوزه مدیریت پایگاه داده و مستندات سازمانی صورت می‌گیرد؛ اطلاعات و داده‌های هر سازمان، گنجینه و سرمایه‌ای گران‌بها برای آن سازمان می‌باشد و حفظ و نگهداری از آن‌ها، جزو اولویت‌های اصلی سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب می‌شود.

عوامل مختلفی مانند حمله‌های سایبری مخرب، خطای انسانی، نقص در سخت‌افزارها یا نرم‌افزارهای سازمانی، حوادث طبیعی، آتش سوزی و… موجب به خطر افتادن یا از بین رفتن پایگاه‌های داده و از دست رفتن اطلاعات و داده‌های سازمان‌ها می‌گردد؛ در همین راستا، سازمان‌ها برای حفظ اطلاعات و داده‌ها و تامین امنیت آن‌ها، نسخه‌های پشتیبان یا بک آپ از داده‌ها و اطلاعات اصلی تهیه می‌کنند.

به طور کلی، بک آپ گیری به عنوان یکی از عملیات‌های اصلی و اساسی در مدیریت اطلاعات و داده‌ها و حفاظت از آن‌ها اکیدا توصیه می‌شود؛ زیرا با بک آپ گیری اصولی و درست، می‌توان در زمان بروز حادثه به سادگی اطلاعات و داده‌های سازمان را بازیابی نمود.

بیشتر بدانیم: هشدار درباره باج افزارها و راهکار محافظت از اطلاعات پایگاه داده

انواع بک آپ گیری کدامند؟

برای بک آپ گیری از اطلاعات و داده‌های یک سازمان، ابتدا باید بر اساس مدل کسب و کار، حجم داده‌ها، نوع کسب و کار و… روش و نوع بکاپ گیری مشخص شود؛ انواع مختلفی از روش های یک آپ گیری و تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات و داده‌های سازمان وجود دارد، که برخی از مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

انواع بک آپ گیری

بک آپ گیری تمام – Full Backup

در این روش بکتپ گیری، تمامی داده‌ها و اطلاعات به صورت کامل کپی و پشتیبان گیری می‌شوند؛ این روش بک آپ گیری زمان بر است، اما بازیابی اطلاعات و داده‌ها در این روش نسبتا سریع و آسان است. شایان ذکر است که بکاپ گیری کامل فضای ذخیره‌سازی زیادی نیز اشغال می‌کند؛ زیرا هر سری تمامی پایگاه داده و اطلاعات سازمان کپی می‌شوند.

بک آپ گیری تفاضلی – Differential Backup

در بک آپ گیری تفاضلی تنها تغییرات اعمال شده در بازه بین بکاپ گیری قبلی و بک آپ گیری جدید، کپی و ذخیره می‌شوند؛ این روش نسبت به Full Backup از سرعت بالاتری برخوردار است و همچنین به فضای ذخیره‌سازی کمتری نیاز دارد.

بک آپ گیری گزارش تراکنش – Transaction Log Backup

گزارش تراکنش یا Transaction Log گزارشی حاوی مشخصات تمامی تراکنش‌های اطلاعات و داده‌های است که در سیستم وجود دارند؛ به کمک Transaction Log می‌توان زمان دقیق و ترتیب تغییرات و تراکنش‌های اطلاعاتی در سامانه‌ها و پایگاه‌های داده را  مشخص کرد. در روش بک آپ گیری گزارش تراکنش Transaction Log Backup، سامانه به صورت خودکار طی یک بازه زمانی مشخص، تراکنش‌ها و Logهای سیستم را ذخیره و بکاپ گیری می‌کند؛ این روش تهیه نسخه پشتیبان، به سازمان‌ها و مدیران اجازه می‌دهد تا در صورت نیاز، به بررسی رویدادهای قبلی و بازیابی اطلاعات بپردازند.

انواع زمان بندی بک آپ چیست؟

سازمان‌ها باید بر اساس نیاز خود، نوع بک آپ گیری و زمان بندی آن را مشخص کنند؛ انواع مختلف روش‌های زمان بندی بک آپ گیری عبارت‌اند از:

انواع روش های زمان بندی بک آپ

بک آپ گیری دوره ای – Periodic Backup

در این روش زمان‌بندی بکاپ گیری، بازه‌های زمانی مشخصی – مثلا ساعتی، روزانه، ماهانه، سالانه و… – برای تهیه نسخه پشتیبان تعیین می‌گردد و سیستم به صورت خودکار وظیفه بک آپ گیری بر اساس روشی که انتخاب شده را، بر عهده می‌گیرد و نسخه پشتیبان به صورت خودکار تهیه و ذخیره می‌گردد. این روش، روشی تکرارشونده است و تا زمانی که تغییری در آن رخ ندهد، ادامه می‌یابد.

بک آپ گیری هم زمان – Real-Time Backup

همان‌طور که از اسمش پیداست، در این روش زمان‌بندی بکاپ گیری، داده‌ها و اطلاعات به صورت لحظه‌ای و پیوسته بکاپ گیری می‌شوند؛ این روش زمان بندی کمترین احتمال از دست رفتن داده‌ها و اطلاعات را دارد، اما به دلیل پیوسته بودن این فرایند، ممکن است بار سنگینی بر روی سیستم وارد نماید.

بک آپ گیری دستی – Manual Backup

در این روش به صورت دستی فرایند بک آپ گیری شروع می‌شود و سازمان‌ها هر زمان که نیاز داشتند، می‌توانند نسبت بک آپ گیری و تهیه نسخه پشتیبان اقدام نمایند.

انواع روش های نگهداری از نسخه بک آپ چیست؟

روش‌های مختلفی برای نگهداری از نسخه بک آپ وجود دارد، که هر کدام از آن‌ها معایب و مزایای خاص خود را در برابر محافظت از امنیت نسخه‌های پشتیبان در برابر حملات سایبری، خرابی سخت افزار، دسترسی غیرمجاز به اطلاعات و داده‌ها، فساد اطلاعات و… دارند. سازمان‌ها باید بر اساس نیاز خود و همچنین زیرساخت‌های موجود، روش مناسب برای نگهداری از نسخه بکاپ دیتاها و داده‌های خود را انتخاب نمایند. برخی از بهترین روش‌های نگهداری از نسخه بکاپ عبارت‌اند از:

انواع روش های نگهداری از نسخه بک آپ

نگهداری در داخل سازمان – On-Site Storage

در این روش، نسخه‌های بک آپ در فضای ذخیره سازی فیزیکی درون سازمان ذخیره و نگهداری می‌شود؛ این فضای ذخیره سازی می‌تواند سرورها و پایگاه‌های داده جداگانه برای نگه‌داری فایل‌ها، دیسک‌های سخت خارجی و حتی سیستم‌های ذخیره‌سازی شبکه باشد.

نگهداری در محل راه دور – Off-Site Storage

همانند روش نگهداری در محل سازمان، نسخه های پشتیبان بر روی فضای فیزیکی ذخیره می‌شوند، با این تفاوت که این امر در محلی خارج از سازمان رخ می‌دهد؛ بسیاری از سازمان‌های بزرگ مانند بانک‌ها، پایگاه‌های داده و سرور‌های قدرتمندی در خارج از محل سازمان ایجاد کرده‌اند و نسخه‌های پشتیبان و دیگر اطلاعات و داده‌های خود را بر روی آن‌ها ذخیره و نگهداری می‌کنند.

نگهداری در فضای ابری – Cloud Storage

مراکز داده ابری، سرویس‌های ذخیره‌سازی آنلاین، سرورهای مجازی و… همگی جزو روش نگهداری از نسخه های بکاپ در فضای ابری می‌باشد؛ نگهداری از بک آپ دیتاها در فضای امری خطر از بین رفتن اطلاعات در برابر خطرات فیزیکی را کاهش داده و همچنین دسترس‌پذیری سازمان به نسخه های بک آپ را افزایش می‌دهد؛ البته شایان ذکر است که در این روش، خطر حملات سایبری به نسخه های بکاپ از طریق فضای ابری افزایش می‌یابد.

بیشتر بدانیم: فضای ابری چیست و چه کاربردهایی دارد؟

نگهداری با استراتژی 1-2-3 – 1-2-3 Backup Strategy

روش نگهداری با استراتژی 1-2-3 یکی از روش‌های مشهور و محبوب برای نگهداری از بک آپ دیتاها و نسخه‌های پشتیبان می‌باشد؛ در این روش 3 نسخه از فایل بکاپ در فضای نگهداری داخل سازمان، فضای نگهداری دور از محل و همچنین فضای ذخیره سازی ابری نگهداری می‌شوند. این روش به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا در صورت بروز هرگونه مشکلی، به یکی از محل‌های نگهداری دسترسی داشته باشند و نسخه پشتیبان را بازیابی نمایند.

نکته

نکته مهم اینست که این نسخه‌های پشتیبان از پایگاه داده‌های اطلاعاتی نرم افزارها، باید خارج از شبکه شرکت و سازمان نگهداری شده باشد؛ چون در صورت آلوده شدن سیستم‌های شبکه با ویروس‌های باجگیر و باج‌افزارها، حتی هاردهای اکسترنال خارجی متصل به سرور و بکاپ‌های گرفته شده نیز رمزگذاری و Encrypt و غیر قابل استفاده می‌شوند.

با اتوماسیون اداری فراگستر دیگر نگران بک آپ گیری از دیتاها نباشید!

سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلفی در حوزه‌های متنوع فعالیت دارند و هر کدام از آن‌ها، دارای مدل کسب و کار و ساختار ارتباطی و اطلاعاتی مربوط به خود هستند؛ یک نرم افزار بکاپ گیری خوب باید از انواع بکاپ گیری و زمانبندی های مختلف پشتیبانی کند. سامانه آرشیو پایگاه داده و مدیریت فایل های فراگستر، ابزاری تخصصی برای بکاپ گیری از پایگاه‌های داده و تهیه و نگهداری از نسخه پشتیبان سیستم‌های سازمانی می‌باشد.

این نرم افزار که یکی از زیرسیستم‌های تخصصی و یکپارچه اتوماسیون اداری فراگستر است، قابلیت تنظیم و تطبیق با انواع بکاپ گیری در زمانبندی‌های دلخواه را داراست؛ سازمان‌ها می‌توانند بنابر نیاز خود، از روش‌ها و استراتژی‌های مختلفی برای بکاپ گیری و مدیریت زمان‌بندی این فرایند استفاده کنند. در بحث نگهداری از نسخه بکاپ نیز سامانه آرشیو پایگاه داده و مدیریت فایل‌ها از گزینه‌های مختلفی پشتیبانی می‌نماید و سازمان‌ها می‌توانند با توجه به خط مشی‌های خود، استراتژی‌های مختلفی را برای نگهداری از نسخه پشتیبان به کار ببرند.

یکی از معضلات اصلی که بسیاری از سازمان‌های بزرگ با آن درگیر هستند، حجم بالای داده‌ها و اطلاعات و بک آپ گیری از آن‌ها می‌باشد؛ اتوماسیون اداری فراگستر با ایجاد زیرسیستم آرشیو پایگاه داده و مدیریت فایل‌ها، این معضل را بر طرف کرده است.

زیرسیستم آرشیو پایگاه داده و مدیریت فایل‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا علاوه بر مدیریت آسان بک آپ ها در پایگاه داده، در میزان استفاده از منابع سخت افزاری نیز صرفه‌جویی نمایند؛ اما چطور؟ سامانه آرشیو پایگاه داده و مدیریت فایل‌های فراگستر پایگاه داده کلی سازمان‌ها را به دو بخش Live و Archive تقسیم می‌کند؛ در قسمت Archive، داده‌ها و اطلاعات قدیمی‌تر بک آپ گرفته می‌شود و ذخیره می‌گردد، در بخش Live نیز اطلاعات و داده‌های جدیدتر متناسب با روش بکاپ گیری و زمان‌بندی تعیین شده برای آن، کپی شده و نسخه پشتیبان از آن‌ها تهیه می‌گردد و در نهایت این دو پایگاه داده Archive و Live باهم یکی می‌شوند و یک نسخه بکاپ کامل در اختیار سازمان‌ها قرار می‌گیرد.

از مزیت‌های این روش می‌توانیم به کاهش زمان بکاپ گیری، کاهش فضای اشغال شده و همچنین افزایش سرعت و سهولت بک آپ گیری اشاره کنیم. برخی دیگر از امکانات و مزیت‌های زیرسیستم آرشیو پایگاه داده و مدیریت فایل فراگستر عبارت‌اند از:

• تقسیم‌بندی پایگاه داده فایل به دو بخش (Live) و (Archive)
• آزادسازی منابع سخت‌افزاری شما به میزان قابل توجه
• کاهش هزینه ذخیره‌سازی اطلاعات
• مدیریت فایل‌ها (اصلاح حجم بدنه و پیوست ها)
• اخذ گزارش‌های آماری در خصوص حجم و تعداد فایل‌های بارگذاری شده تصویری
• شبیه‌سازی میزان کاهش حجم نسبت به تعیین رزولوشن، سایز و DPI تصاویر
• و…

پایش بانک اطلاعات در اتوماسیون اداری فراگستر چگونه است؟

در ویدیوی زیر، دو نفر از متخصصین حوزه مدیریت پایگاه‌های داده، اطلاعات کاملی در زمینه مدیریت پایگاه‌های داده، نحوه بکاپ گیری از اطلاعات و داده‌ها و به طور کلی پایش بانک اطلاعاتی اتوماسیون اداری، در اختیار شما می‌گذارند؛ برای آشنایی کامل با مفهوم، اهمیت و روش‌های بکاپ گیری از پایگاه اطلاعات یا همان پایگاه داده، توصیه می‌کنیم که حتما ویدیوی زیر را تا انتها مشاهده نمایید:

برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر و زیرسیستم آرشیو پایگاه داده و مدیریت فایل‌ها و همچنین کسب تجربه کار با این سامانه، می‌توانید از طریق لینک زیر، نسخه دموی رایگان این نرم افزار را در اختیار داشته باشید.

سخن پایانی

در این مقاله با انواع روش‌ها و زمان‌بندی‌های بکاپ گیری دیتا در اتوماسیون اداری آشنا شدیم و همچنین قابلیت‌های زیرسیستم آرشیو پایگاه داده و مدیریت فایل های اتوماسیون فراگستر را نیز باهم بررسی کردیم؛ تهیه نسخه پشتیبان و بک آپ گیری از اطلاعات و داده‌های سازمان امری بسیار حساس و حیاتی محسوب می‌گردد، در همین راستا ابزار و روش درستی را برای بک آپ گیری از دیتاها و اطلاعات سازمان خود انتخاب نمایید.

سوالات متداول

بکاپ گیری چیست؟

بک آپ گیری یعنی تهیه یک نسخه پشتیبان از تمامی اطلاعات، داده‌ها، فایل‌ها، سیستم عامل‌ها و سایر اطلاعات موجود در سامانه‌های سازمان‌ها و ذخیره‌سازی و نگهداری از آن‌ها.

انواع بکاپ گیری کدامند؟

انواع بکاپ گیری عبارت‌اند از: بک آپ گیری تمام، بک آپ گیری تفاضلی، بک آپ گیری دستی.

بهترین زمانبندی بکاپ گیری چیست؟

به طور کل زمانبندی یکاپ گیری یک مساله نسبی است و با توجه به مدل کسب و کار و ماهیت داده‌ها و اطلاعات، زمانبندی‌های مختلفی برای بکاپ گیری وجود دارد؛ اما انواع زمانبندی بکاپ گیری عبارت است از بک آپ گیری دوره ای، بک آپ گیری هم زمان، بک آپ گیری دستی.