تغییر نرم‌افزار اتوماسیون اداری

چطور نرم‌افزارهای بهتر را جایگزین نرم‌افزار بد فعلی کنیم؟

امروزه سازمان‌ها دریافته‌اند که نرم‌افزارها، فقط نقش‌های حمایتی را ایفا نمی‌کنند. بلکه برای باقی ماندن کسب‌وکارها در حاشیه رقابتی‌شان، کاملا حیاتی هم هستند. در بسیاری از موارد، این بدان معنا است که یک نرم‌افزار بد، بطور بالقوه قادر است حتی حیات سازمان را با مخاطره روبرو سازد، و سازمان را به تکاپو برای تغییر آن و جایگزینی نرم‌افزاری بهتر بیندازد. با این حال، ممکن است دلایل دیگری هم وجود داشته باشد که تغییرات نرم‌افزاری را به ضرورتی اجتناب ناپذیر، تبدیل می‌نماید. بوجود آمدن الزامات و نیازمندی‌های جدید، تغییر محیط کسب‌وکار، لزوم اصلاح خطاها، و الزام به بهبود عملکرد، از جمله این دلایل هستند.

 

نقش مدیریت تغییر در بهبود نرم‌افزارهای سازمان

اگر مدیریت تغییر، بصورتی موثر اعمال شود، فرصت‌های قابل توجهی در راستای بهبود کارایی ایجاد می‌کند. اما در صورت ناکارامد بودن، منجر به تاخیرهایی می‌شود که طی آن، ذینفعان سازمان، زمان‌های زیادی را در انتظار اتخاذ تصمیمات و بروزرسانی اطلاعات، از دست خواهند داد. این ناکارآمدی حتی می‌تواند منجر به دوباره‌کاری شود. فرایندهای ناقص مدیریت تغییر، منجر به پاسخ دیرهنگام سازمان به بازار و فشارهای هزینه‌ای شده و به نوبه خود، اثری مستقیم بر سودآوری محصول خواهد داشت.

تغییر نرم افزار سازمانی

یک پژوهش نشان داد که پیمودن گام‌های درست در راستای افزایش مشارکت، بهبود در کل پروژه را تضمین خواهد کرد. این گام‌ها، عبارتند از:

  • افزایش قابلیت‌ها برای پشتیبانی از فرایندها
  • مدیریت دانش
  • حمایت سازمانی
  • سنجش عملکرد و بهبود مداوم
  • توان‌افزایی فناوری

 

 

اصول تغییر نرم‌افزار

برای تغییرات نرم‌افزار، می‌توان از اصول زیر بهره گرفت:

 

۱- فرایند تغییر نرم‌افزار ، باید از بالا شروع شود:

تغییرات اصلی همیشه به رهبری نیاز دارد. مدیران باید یک رهبری قابل توجه را شکل دهند و حتی اگر مستقیما در جریان کار نیستند، می‌بایست اولویت‌ها را مشخص کنند، منابع موردنیاز را تهیه کرده و یک پشتیبانی مستمر را فراهم کنند. برای مدیران سازمان‌ها پیوسته این سوال مطرح بوده است که چطور تکنولوژی‌های جدید IT را در سازمان‌های سنتی پیاده‌سازی کنیم؟

 

۲- همه باید در جریان کار باشند:

در صورت استفاده از یک نرم‌افزار نامناسب، کارشناسان نرم‌افزار مجبور می‌شوند که راه‌حل‌ها را اصلاح کنند. در حالت بلوغ فرایندها، این فعالیت‌های انفرادی، ساختار یافته‌تر هستند.

 

۳- یک تغییر موثر به تیمی نیاز دارد که اهداف مشترک و دانش لازم را داشته باشند:

یک برنامه تغییر موثر، به درکی قابل قبول از وضعیت جاری نیازمند است. برای رسیدن به این درک، می‌توان از طریق یک ارزیابی، وضعیت را روشن نمود.

 

۴- تغییر، مستمر و ادامه‌دار است:

تیم مدیریت باید بداند که فرایندهای تعاملات انسانی در هیچ زمانی، ایستا نیستند. بنابراین وظایف و روابط، نیازمند تعدیلات دوره‌ای هستند.

 

۵- تغییر نرم‌افزار ، بدون تلاشی پیوسته، به سرانجام نمی‌رسد.

 

۶- تغییر نرم‌افزار ، نیازمند منابع مالی و سرمایه‌گذاری است.

 

تغییرات در ابتدا سخت است، در میانه راه آشفته و به هم ریخته و در پایان جذاب.

 

چالش‌های پیش‌روی تغییر نرم‌افزار

سه گروه از چالش‌ها، همیشه در پیش‌روی تغییرات نرم‌افزاری در سازمان‌ها خواهند بود و مدیران باید آگاهی کاملی از آنها و نحوه برخورد با این چالش‌ها داشته باشند:

۱- چالش‌های اثربخشی:

این دسته از چالش‌ها، با اثربخشی نیازهای تعیین شده برای فعالیت‌های تغییر نرم‌افزار در ارتباط هستند. اگر اثربخشی را قابلیت دستیابی به نتایج مطلوب در نظر بگیریم، در این صورت تعیین اثربخش تغییرات به معنای آن است که تمام نیازمندی‌های تغییر باید در کوتاهترین زمان ممکن، شناسایی و مدیریت شود.

۲- چالش‌های ارتباطی:

این چالشها در زمینه مشکلات مربوط به آگاه‌سازی تمامی گروه‌های درگیر در ارتباط با تغییرات نرم‌افزاری ، ایجاد می‌شود. همچنین مربوط به موقعیت‌هایی هستند که نرم‌افزار مورد اشاره، در بخش‌ها یا پروژهای مختلفی، استفاده می‌شود. این چالش‌ها، از ۲ رکن تشکیل شده‌اند:

“چه کسانی” باید در زمینه تغییرات، آگاه شوند؟ / “چگونه” اطلاعات در مورد تغییرات به آنها انتقال یابد؟

۳- چالش‌های تصمیم‌گیری:

چالش‌های تصمیم‌گیری از این مشکل، ناشی می‌شود که باید مسئولیت‌های تصمیم‌گیری، به گونه‌ای تعیین و واگذار شوند که فرایند تغییر در عین سادگی، تحت کنترل نیز باشد. همچنین این چالش‌ها به نحوه ارائه اطلاعات لازم به تصمیم گیرندگان، و نحوه انتقال تصمیمات برای اجرا به مبادی ذیربط اشاره می‌نماید.

 

بیشتر بخوانید: چطور بر مقاومت سازمانی بعد از پیاده‌سازی سیستم‌های جدید اتوماسیون فائق آییم؟

 

کلام آخر:

اولین گام برای تغییر یک نرم‌افزار ، درک این مسئله است که چرا نیاز به تغییر آن وجود دارد؟ و این تغییر چگونه بر کسب و کار تاثیر می‌گذارد؟ محاسبه بازگشت سرمایه در تغییر نرم‌افزار ، تجزیه و تحلیل نیازهای سازمان، مواردی که باید مورد تعدیل قرار گرفته، کاهش یا افزایش داشته باشند؛ در فرایند تغییر، کمک‌های شایانی خواهند کرد. همچنین تعیین یک تیم برای پروژه، در نظر داشتن فرهنگ سازمانی و سرمایه گذاری در آموزش، تهیه (RFIs (Request for Information از دیگر مواردی است که احتمالا در این مسیر برای سازمان الزامی خواهد بود.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Got Something To Say: