تفاوتهای BPMS و ERP چیست؟

چند روز پیش در کانال تخصصی آکادمی BPM و BPMS، یکی از دوستان سوالی را از من پرسید که به نظرم خوب است با توجه به اهمیت این سوال، پاسخ آن را بصورت خلاصه و کاربردی در اینجا نیز قرار دهم.

سوال این بود که تفاوتهای BPMS و ERP چیست؟

در مقالات قبلی سایت در مورد سیستمهای BPMS و ERP زیاد صحبت کرده بودیم و حتی مزایای BPMS نسبت به ERP را هم ذکر کرده بودیم که در لیست زیر میتوانید برخی از این مقالات را مطالعه نمایید:

با این وجود در این مقاله بیشتر به تفاوتهای BPMS و ERP اشاره میکنم.

در سالهای گذشته بسیار رایج شده بود که سازمان ها به دنبال ERP بودند و از نرم افزارهای ERP خیلی استقبال میکردند و مدیران علاقمند بودند سازمان خود را به ERP مجهز کنند. اما به خاطر مشکلاتی که در ادامه به آن اشاره میکنم و از سویی به دلیل توانایی BPMS ها در حل این مشکلات، این سیستم ها ظهور کردند و توانستند بسیار خوب نقش ایفا کنند و جایگزین بسیار خوبی برای ERP در سطح کشور باشند.

ولی چه تفاوتهایی بین BPMS و ERP وجود دارد؟

واقعیت این است که تمام ERPها مجهز به BPMS هستند و شما ERPای را پیدا نخواهید کرد که این ابزار را درون خود نداشته باشد تا بتواند فرآیندهای تعریف شده توسط ERP را درون خود سفارشی سازی کند.

اما آن چیزی که تفاوتهای BPMS و ERP را بوجود می‌آورد شامل دو نکته می‌شود:

۱- نکته اول به این مورد اشاره دارد که ERPها دارای فرآیندهای از پیش تعریف شده هستند.

اینکه «فرآیندهای از پیش تعریف شده چیست؟» میتوان گفت، فرآیندهای از پیش تعریف شده در سیستمهای تخصصی، بر اساس تجربیات و گزینه‌های بر‌تر، آماده و استخراج می شوند.

بعبارتی ما ERP به معنی کلی نداریم، یعنی ما اگر ERP را تعریف میکنیم، باید بگوییم ERP برای چه صنعتی؟ مثلا برای صنعت نفت و گاز؟ صنعت هواپیمایی؟ صنعت کترینگ و…. بطور کلی این نکته مهم است که  مشخص شود این ERP برای چه صنعتی استفاده می‌شود.

۲- نکته دوم این است که برای سازمان با چه سطحی این ERP مورد استفاده قرار میگیرد؟

آیا برای سازمانهای بزرگ است یا سازمانهای متوسط و کوچک؟ چون طبعا فرآیندها در سازمانهای بزرگ متفاوت از فرآیندها در سازمانهای کوچک هستند.

در واقع ما در ERP یک تعریف از صنعت و سایز (ابعاد) سازمان داریم. چرا ما تعریف را انجام میدهیم؟ چون شرکت های سازنده ERP براساس تجربه‌ای که داشتند بعنوان مثال برای صنعت هواپیمایی، فرآیندهایی را تعریف کردند و گفته‎‌اند اگر سازمان از این فرآیندهای از پیش تعریف شده استفاده کند، یک چهارچوب مدیریتی کامل را خواهد داشت و میتواند به اهداف خود برسد.

مراحل پیاده‌سازی سیستم‌های ERP در سازمان

معمولا کاری که در پیاده‌سازی ERPها انجام میشود این است که وقتی میخواهند یک ERP را برای یک سازمان اجرا کنند یک تست پذیرش میگیرند، یعنی یک تطابقی را بین فرآیندهای از پیش تعریف شده و فرآیندهای موجود سازمان انجام میدهند.

بعبارتی یک سندی تحت عنوان As-Is تهیه میکنند که در آن فرآیندهای جاری سازمان را مشخص میکنند و بعد یک تطابقی را با فرآیندهای از پیش تعریف شده در ERP انجام میدهند. بررسی میکنند که این سازمان چقدر از فرآیندهای ERP را در خود تعریف کرده است. اگر این تطابق عددی بین حدودا ۱۵% الی ۲۰% باشد آنگاه میتوانند نتیجه بگیرند که میتوانند ERP  را برای این سازمان سفارشی سازی کنند اما اگر این اختلاف بیش از ۷۰% الی ۸۰% باشد عملا اینکار انجام پذیر نیست؛ یعنی نتیجه میگیرند که آن سازمان در آن سطح بالغ نشده است که بتواند فرآیندهایی که در ERP تعریف شده است را اجرا کند.

مثالی از یک فرایند ERP در سازمان

به عنوان مثال در یک فرآیندی در ERP تعریف شده است که ما یک مدیر کنترل تولید میخواهیم که بتواند یک سری فعالیت را انجام دهد و در کنار آن کارشناسی را میخواهیم که فعالیتی را در تولید پیگیری کند. اگر ما این سمت ها را به درستی در سازمان خود نداشته باشیم عملا استخدام این افراد و تعریف این فرآیندها زمان طولانی ای را نیاز دارد و اگر سازمان بخواهد ERP را استقرار بدهد با شکست مواجه میشود.

حتما بخوانید: دانلود رایگان کتاب صحبت با تیم مدیریتی رده بالای شرکت در رابطه با BPM

علل شکست سیستمهای ERP چیست؟

اما آن اتفاقی که در کشور ما افتاد و باعث شد خیلی از ERP ها نتوانند به درستی کار کنند، قوانین داخلی بود. چون ERPها بر اساس قوانین کشور خودشان یک منطقی را تعریف کرده بودند و وقتی میخواستند آن منطق ها را با سیستم‌هایی که در داخل کشور هستند تطبیق بدهند، این اتفاق خیلی به سختی انجام میشد و اکثرا هم این اختلاف ها بسیار زیاد گاهی بیش از ۱۰% الی ۱۵% بود.

پس از بررسی مشخص می‌شد که بعضی از این اختلافات بنیادین است. مثلا در سیستم‌های حقوق و دستمزد یا سیستم‌های مالی قوانین مالیات ما کاملا متفاوت بود. یا در بخش بانکی می‌بینیم که سیستم‌های ERP در بخش بانکی نمی‌توانند فعال شوند. چون روش‌های بانکداری ما کاملا متفاوت با روش‌های بانکداری در کشورهای خارجی است.

پس تا به اینجا میتوان نتیجه گرفت که ERPها دارای قوانین از پیش تعریف شده هستند و آن شرکت هایی که  ERP را ساختند این فرآیندها را درون خودشان تعریف کردند و در قالب Best Practice ارائه میدهند و درواقع هزینه ای که ما برای ERP میکنیم شامل همین Best Practice ها هم میشود. اما مشکلی که وجود دارد این است که بعضی مواقع این Best Practice ها با آن واقعیتی که در سازمان مورد نظر وجود دارد، تطابق ندارد و این باعث میشود اغلب ERPها شکست بخورند.

مورد بعدی که میتوان به آن اشاره نموده، این است که ERPها دارای Expert System های از پیش تعریف شده هستند. برای مثال ما در ERP موتوری داریم که به وسیله آن میتوانیم فرمول‌های حقوق را تغییر دهیم و بتوانیم فرمولهای جدید تعریف کنیم. اما در BPMS در واقع ما این نکته را به صورت موتور نداریم و سیستم‌های جزیره سازمان را، به هم وصل میکنیم.

نحوه پیاده سازی فرایندها با BPMS در سازمان

به عنوان مثال یک سیستم حقوق و دستمزد را میخریم، چون هزینه آن کم است و بسیاری از شرکت‌ها هم آن را خریداری کردند و سپس آن را در سیستم BPMS خود پیاده‌سازی میکنیم.

در رابطه با نکته اول هم ما فرآیند تعریف شده‌ای در BPMS نداریم، بلکه اتفاقی که می‌افتد این است که ما در BPMS یک صفحه سفیدی را داریم و واقعیت و فرآیند جاری سازمان خود را ترسیم میکنیم و از فرآیندهای از پیش تعریف شده استفاده نمیکنیم.