ظهور نسلی از راه حلهای فناوری اطلاعات که کاملا در خدمت مدیریت فرآیندها هستند
در طول سالهای گذشته، موجی از یکپارچه سازی، بهبود و خودکارسازی فرآیندها از طریق برنامهریزی منابع شرکت (ERP)، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، مدیریت زنجیره تامین (SCM) انجام شدند.
یکی از مشکلات اکثر این سیستم ها این بود که توجه مناسبی به گردش کار (زنجیره از تصمیمات و اقداماتی که مجموعهای از انسانها باید انجام دهند) نداشت و در ضمن برای مواجهه با تغییرات سازمانی و فرآیندی انعطاف پذیر نبود.
در اواسط دهه ۹۰ میلادی، نسل جدیدی از سیستمهای اطلاعاتی به وجود آمد که تاکیدشان جدا کردن «جریان کار» از «برنامههای نرمافزاری» و مدیریت آنها بود. «سیستم های مدیریت جریان کاری» شامل دو مولفه «مدلسازی جریان کاری» و «اجرای جریان کاری» است. نسل اول سیستم های گردش کار، بیشتر، نقش به گردش درآوردن مستندات را بر عهده داشتند.
با توجه به قابلیتهای محدود سیستمهای مدیریت جریان کاری، نیاز سازمانها برای مکانیزه کردن فرآیندهای پیچیده، گزارشگیری از مراحل فرآیند و امکان یکپارچگی اطلاعات با سایر سیستم ها میسر نمیشد. با ظهور تکنولوژی EAI و ارائه معماری سرویس گرا، زمینه برای بروز سیستمهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار فراهم شد و سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار به عنوان ابزاری در جهت طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب و کار معرفی شد. این سیستم ها خصوصا تبادلات میان سیستمها، فرآیندهای تجاری وتبادلات انسانی را تسهیل میکند.
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار چیست و چگونه کار میکند؟
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار بستری فراهم میآورد تا به وسیله آن گردش کار سازمان بر اساس فرآیندها بصورتی سیستماتیک درآید. با استفاده از این سیستم مدیران سازمان میتوانند گردش کار سازمان را مطابق نظر خود تعریف نموده و در هر زمان تغییر دهند. مسوولین اجرای فرآیندها در مورد نحوه اجرای فرآیندهای تحت مسئولیت خود اطلاعات کاملا و به روز را دریافت نموده و در هر لحظه میتوانند بر روند اجرای هر یک از فرآیندها تاثیر گذارند.
صنعت فناوری اطلاعات و ارتباطات تا قبل از ظهور فناوری جدید سیستمهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار از ارایه بستر و راه حلی جامع و شایسته برای تحلی، تعریف، اجرا، کنترل، بهسازی و … فرآیندهای سازمانی ناتوان بوده است. با ظهور این سیستمها تحقق عملی بسیاری از دیدگاههای توانمندساز و نقش ابزاری خود (ابزارهای مدیریت فرآیند کار) را در تحقق مدیریت فرآیندها به شایستگی نشان داد.
تغییراتی که در حوزه فناوری اطلاعات به وجود آمدهاند باعث دگرگونی در شیوه انجام کارها شدهاند (مانند ظهور اینترنت و تاثیرات آن بر کسب و کار). سیستمهای مدیریت فرآیندهای کسبوکار هم یکی دیگر از این نوع فناوری هاست. بر خلاف سیستمهای مدیریت جریان کاری، BPMS قابلیت یکپارچه شدن با سایر نرمافزارهای موجود در سازمان را داراست. در واقع جریان کاری بخشی از سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار است و BPMS مجموعهای از جریانهای کاری با قابلیت هماهنگ کردن فعالیتها در نرمافزارهای مختلف است.
نکته بسیار مهم آن است که BPMS منطق کسب و کار را از نرمافزار جدا میکند.
به این معنی که BPMS به طور مستقل از نرمافزار به تعریف، اجرا و مدیریت فرآیندهای کسب و کار میپردازد. در نتیجه تغییر در فرآیند کسب و کار منجر به تغییر نرمافزار نمیشود. همین امر دلیلی بر انعطافپذیری بالا با صرف حداقل هزینه و زمان است. BPMS مجموعهای از ابزارها و ماژولها، جهت پشتیبانی از تمامی مراحل چرخه فرآیند و ایجاد یکپارچگی در سطح سازمان است.
ممکن است این سوال مطرح شود که تفاوت ERP و BPMS در چیست؟
نقطه قوت ERP میتواند عاملی برای شکست این پروژهها نیز میباشد. استانداردسازی فرآیندهای سازمانی. یعنی ERP فرایندهای سازمانی را بر اساس بهترین تجربیاتی که از سازمانهای مختلف بدست آورده، پیشنهاد میکند.
به دلیل فاصله بین وضعیت موجود فرآیندهای سازمان و فرآیندهای مطلوب موجود در ERP، سازمانها ناگزیر به انجام پرش و جهش بزرگی هستند که بسیاری از این جهش ها به دلیل فاصله زیاد بین وضعیت موجود و وضعیت مطلوب، در پرتگاه بین این دو مولفه افتاده و بعضا لطمات جبران ناپذیری را وارد مینمایند. و گفته شد که به منظور حداقل کردن خطرات ناشی از این پرتگاه، استفاده از پلی تحت عنوان BPMS ضروری است. در نتیجه در این رویکرد هیچ یک از این دو سیستم را معمولا نمیتوان جایگزین دیگری در نظر گرفت.
به دلیل وجود فرآیندهای استاندارد در ERP، میتوان چنین گفت که ERP لباسی است از پیش دوخته شده که بر تن سازمان پوشانده میشود. یعنی سفارشی سازی و اعمال تغییرات در ERP انجام میشود اما به سختی و با صرف زمان و هزینه بالا. راه حل این است که به جای استفاده از لباسهای از پیش دوخته شده برای سازمان، ابزاری مثل چرخ خیاطی داشته باشیم تا بتوانیم متناسب با نیازمندیهایمان لباس بدوزیم و اگر روزی شرایط تغییر کرد بتوانیم لباس را متناسب با مقتضیات تغییر دهیم. نقش BPMS نقش چرخ خیاطی است.
جایگاه BPMS و ERP نسبت به یکدیگر
نکته بعدی در مورد جایگاه BPMS و ERP نسبت به یکدیگر این است که معمولا ERP همه ابعاد سازمانها را پوشش نمیدهد. به عنوان مثال بخشهایی از سازمان دچار تغییرات و پویایی بالایی هستند، منطقی نیست که از ERP برای این بخشها استفاده نمود. زیرا زمان و هزینه اعمال تغییرات و سفارشی سازی سیستمهای ERP بالا بوده و اساسا خود سیستمهای ERP از ورود به چنین بخش هایی اجتناب مینمایند.
راه حلی که فروشندگان ERP پیشنهاد میدهند، استفاده از سیستمهایی با قابلیت انعطاف بالاتر و سرعت اعمال تغییرات بیشتر یعنی BPMS است. به این ترتیب که بخشهایی از سازمان را که ERP پوشش نخواهد داد، میتوان از طریق BPMS مکانیزه نمود. به همین خاطر است که بسیاری از فروشندگان معتبر ERP در سطح دنیا یا خود اقدام به تهیه BPMS نمودهاند یا از طریق مشارکت یا خرید BPMSهای دیگر سعی در پر کردن این خلا داشتهاند.
حتما بخوانید: تفاوتهای BPMS و ERP چیست؟
