ظهور نسلی از راه حلهای فناوری اطلاعات که کاملا در خدمت مدیریت فرآیندها هستند

ظهور نسلی از راه حلهای فناوری اطلاعات که کاملا در خدمت مدیریت فرآیندها هستند

در طول سال های گذشته، موجی از یکپارچه سازی، بهبود و خودکارسازی فرآیندها از طریق برنامه ریزی منابع شرکت(ERP)، مدیریت ارتباط با مشتری(CRM)، مدیریت زنجیره تامین(SCM) انجام شدند.

یکی از مشکلات اکثر این سیستم ها این بود که توجه مناسبی به گردش کار(زنجیره از تصمیمات و اقداماتی که مجموعه ای از انسان ها باید انجام دهند) نداشت و در ضمن برای مواجهه با تغییرات سازمانی و فرآیندی انعطاف پذیر نبود.

در اواسط دهه ۹۰ میلادی، نسل جدیدی از سیستم های اطلاعاتی به وجود آمد که تاکیدشان جدا کردن «جریان کار» از «برنامه های نرم افزاری» و مدیریت آنها بود. «سیستم های مدیریت جریان کاری» شامل دو مولفه «مدلسازی جریان کاری» و «اجرای جریان کاری» است. نسل اول سیستم های گردش کار، بیشتر، نقش به گردش درآوردن مستندات را بر عهده داشتند.

با توجه به قابلیت های محدود سیستم های مدیریت جریان کاری، نیاز سازمانها برای مکانیزه کردن فرآیندهای پیچیده، گزارش گیری از مراحل فرآیند و امکان یکپارچگی اطلاعات با سایر سیستم ها میسر نمیشد. با ظهور تکنولوژی EAI و ارائه معماری سرویس گرا، زمینه برای بروز سیستم های مدیریت فرآیندهای کسب و کار فراهم شد و سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار به عنوان ابزاری در جهت طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب و کار معرفی شد. این سیستم ها خصوصا تبادلات میان سیستم ها، فرآیندهای تجاری وتبادلات انسانی را تسهیل میکند.

سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار بستری فراهم می آورد تا به وسیله آن گردش کار سازمان بر اساس فرآیندها بصورتی سیستماتیک درآید. با استفاده از این سیستم مدیران سازمان میتوانند گردش کار سازمان را مطابق نظر خود تعریف نموده و در هر زمان تغییر دهند. مسوولین اجرای فرآیندها در مورد نحوه اجرای فرآیندهای تحت مسئولیت خود اطلاعات کاملا و به روز را دریافت نموده و در هر لحظه میتوانند بر روند اجرای هر یک از فرآیندها تاثیر گذارند.

صنعت فناوری اطلاعات و ارتباطات تا قبل از ظهور فناوری جدید سیستم های مدیریت فرآیندهای کسب و کار از ارایه بستر و راه خلی جامع و شایسته برای تحلی، تعریف، اجرا، کنترل، بهسازی و … فرآیندهای سازمانی ناتوان بوده است. با ظهور این سیستم ها تحقق عملی بسیاری از دیدگاه های توانمندساز و نقش ابزاری خود(ابزارهای مدیریت فرآیند کار) را در تحقق مدیریت فرآیندها به شایستگی نشان داد.

تغییراتی که در حوزه فناوری اطلاعات به وجود آمده اند باعث دگرگونی در شیوه انجام کارها شده اند(مانند ظهور اینترنت و تاثیرات آن بر کسب و کار). سیستم های مدیریت فرآیندهای کسب و کار هم یکی دیگر از این نوع فناوری هاست. بر خلاف سیستم های مدیریت جریان کاری،BPMS قابلیت یکپارچه شدن با سایر نرم افزارهای موجود در سامان را داراست. در واقع جریان کاری بخشی از سیستم مدیریت فرآیندهای کسب وکار است و BPMS مجموعه ای از جریان های کاری با قابلیت هماهنگ کردن فعالیت ها در نرم افزارهای مختلف است. نکته بسیار مهم آن است که BPMS منطق کسب و کار را از نرم افزار جدا میکند، به این معنی که BPMS به طور مستقل از نرم افزار به تعریف، اجرا و مدیریت فرآیندهای کسب و کار میپردازد. در نتیجه تغییر در فرآیند کسب و کار منجر به تغییر نرم افزار نمیشود. همین امر دلیلی بر  انعطاف پذیری بالا با صرف حداقل هزینه و زمان است. BPMS مجموعه ای از ابزارها و ماژول ها، جهت پشتیبانی از تمامی مراحل چرخه فرآیند و ایجاد یکپارچگی در سطح سازمان است.

ممکن است این سوال مطرح شود که تفاوت ERP و BPMS در چیست؟

نقطه قوت ERP میتواند عاملی برای شکست این پروژه ها نیز میباشد. استانداردسازی فرآیندهای سازمانی. یعنی ERP فرایندهای سازمانی را بر اساس بهترین تجربیاتی که از سازمان های مختلف به دست آورده، پیشنهاد میکند.

به دلیل فاصله بین وضعیت موجود فرآیندهای سازمان و فرآیندهای مطلوب موجود در ERP، سازمانها ناگزیر به انجام پرش و جهش بزرگی هستند که بسیاری از این جهش ها به دلیل فاصله زیاد بین وضعیت موجود و وضعیت مطلوب، در پرتگاه بین این دو مولفه افتاده و بعضا لطمات جبران ناپذیری را وارد مینمایند و گفته شد که به منظور حداقل کردن خطرات ناشی از این پرتگاه، استفاده از پلی تحت عنوان  BPMS ضروری است. در نتیجه در این رویکرد هیچ یک از این دو سیستم را معمولا نمیتوان جایگزین دیگری در نظر گرفت.

به دلی وجو فرآیندهای استاندارد در ERP، میتوان چنین گفت که  ERP لباسی است از پیش دوخته شده که بر تن سازمان پوشانده میشود. یعنی سفارشی سازی و اعمال تغییرات در ERP انجام میشود اما به سختی  و با صرف زمان و هزینه بالا. راه حل این است که به جای استفاده از لباس های از پیش دوخته شده برای سازمان، ابزاری مثل چرخ خیاطی داشته باشیم تا بتوانیم متناسب با نیازمندیهایمان لباس بدوزیم و اگر روزی شرایط تغییر کرد بتوانیم لباس را متناسب با مقتضیات تغییر دهیم. نقش BPMS نقش چرخ خیاطی است.

نکته بعدی در مورد جایگاه BPMS و  ERP  نسبت به یکدیگر این است که معمولا ERP همه ابعاد سازمان ها را پوشش نمیدهد. به عنوان مثال بخش هایی از سازمان دچار تغییرات و پویایی بالایی هستند، منطقی نیست که از ERP برای این بخشها استفاده نمود. زیرا زمان و هزینه اعمال تغییرات و سفارشی سازی سیستم های ERP بالا بوده و ساسا خود سیستم های ERP از ورود به چنین بخش هایی اجتناب مینمایند.

راه حلی که فروشندگان ERP پیشنهاد میدهند، استفاده از سیستم هایی با قابلیت انعطاف بالاتر و سرعت اعمال تغییرات بیشتر یعنی BPMS است. به این ترتیب که بخش هایی از سازمان را که ERP پوشش نخواهد داد، میتوان از طریق BPMS مکانیزه نمود. به همین خاطر است که بسیاری از فروشندگان معتبر ERP در سطح دنیا یا خود اقدام به تهیه BPMS نموده اند یا از طریق مشارکت یا خرید BPMSهای دیگر سعی در پر کردن این خلا داشته اند.

برای راحتی دسترسی شما به مطالب آموزشی، سعی میکنیم هر جلسه را در قالب یک فایل pdf در انتهای آن ارائه کنیم تا اگر دوستانی در زمان آموزش نتوانستند مطالب را دنبال کنند، به صورت مجتمع و یکجا مطالب را مطالعه کنند.

———————————————————————————————————————————————————————————————————–

آن دسته از دوستانی که علاقه مند به دریافت این آموزش ها از طریق گوشی موبایل خود هستند میتوانند از طریق کانال تلگرام آکادمی BPM  این آموزش ها را دنبال کنند.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Got Something To Say: