مکاتبات اداری حتی زمانی که گردش آنها خودکارسازی شده باشد، ممکن است مسیری طولانی را طی کنند. گاهی کارکنان سازمان نیاز پیدا میکنند تا بتوانند سوابق آنها را مشاهده کنند تا مثلا ببینند که چه ارجاعات و اقداماتی روی آنها انجام شده است. اتوماسیون اداری فراگستر قابلیت مشاهده سوابق نامه را برای کاربران خود فراهم میکنند. در ادامه انواع سوابق نامه که در اتوماسیون اداری فراگستر آورده شده و نحوه مشاهده آنها را برای شما تشریح میکنیم.
کدام نوع از سوابق نامهها در اتوماسیون اداری فراگستر نگهداری میشوند؟
اولین نکته ای که باید بدانید این است که نامه ها در اتوماسیون اداری فراگستر هیچوقت پاک نمیشوند. هر نامه ای که در سامانه ایجاد میشود، پس از ایجاد غیر قابل حذف خواهد بود. علت آن هم این است که وقتی نامه شماره میگیرد، ارجاعات و سوابقی پیدا میکند که مسلماً نباید حذف بشوند. البته لازم نیست نگران مشکل زیاد شدن حجم سوابق نامهها باشید. شما میتوانید نامههای قدیمی و سوابق آنها را از دیتابیس اصلی جدا کرده و در یک دیتابیس دیگر قرار بدهید.
اتوماسیون اداری فراگستر در راستای رفع نیاز مدیران و کارکنان سازمانها برای دسترسی به تاریخچه مکاتبات، کلیه سوابق نامههای اداری را برای شما نگهداری میکند. از جمله میتوان به سوابقی مانند ارجاعات و اقدامات، پیوستها، سوابق گردش، اسناد مرتبط، نامههای مرتبط، رویدادهای مربوط به نامه، مسیر امضاء نامه و حتی یادداشتهای کاربر اشاره کرد.
همچنین در صورتی که تغییرات یا ویرایش در اصل نامه یا سندی نیز بهوجود آمده باشد، سوابق آن در سامانه نگهداری میشود. به عنوان مثال شاید یک نامه یا سند 10 بار ویرایش و تغییر داده شده باشد. این امکان در اتوماسیون اداری فراگستر فراهم شده است که سازمانهایی که نیاز دارند سوابق ویرایش متن نامه را نگهداری کنند بتوانند با فعال کردن یک گزینه در بخش زیرساخت سامانه بتوانند به هر تعدادی که بدنه نامهها ویرایش و ذخیره میشود، یه کپی از آنها نگه دارند. در این صورت همه تغییرات به صورت فایلهای مجزا نگهداری شده و میتوان به آنها رجوع کرد.
نحوه مشاهده سوابق نامه در اتوماسیون اداری فراگستر
همانطور که گفتیم هیچ چیزی در نرم افزار فراگستر حذف نمیگردد. اگر قصد دارید سوابق یک نامه را ببینید کافیست تا از قسمت کارتابل، نامه مورد نظر خود را باز کنید. در پنجرهای که باز میشود، سوابق نامه در 2 قسمت قابل مشاهده است.
قسمت اول، نوار عمودی کنار نامه است که در تصویر زیر میبینید و اقدامات و ارجاعات انجام شده روی نامه را به شما نشان میدهد.
قسمت دوم، نوار افقی بالای نامه است که در تصویر زیر میبینید. این قسمت شامل سربرگهایی است که همگی مربوط به اطلاعات و سوابق یک نامه است. از جمله در این قسمت میتوانید سوابق پیوستهای نامه، ارجاعات نامه، گردش نامه، اسناد مرتبط و … را مشاهده کنید.
برای مثال برای مشاهده “سوابق گردش نامه” کافیست تا سربرگ گردش نامه را انتخاب کنید. همانطور که در تصویر زیر میبینید، شما میتوانید مسیر گردش یک نامه را از ابتدا تا انتها ملاحظه کنید. همچنین میتوانید این مسیر را به 2 شکل درختی و یا نموداری ببینید که در تصویر زیر نمونه درختی آن آورده شده است.
برای یک نمونه دیگر، سربرگ اطلاعات ارسال نامه اشاره میکنیم. اگر نامه مورد نظر شما از طریق ایمیل، فکس یا ECE مجدداً ارسال شده باشد، میتوانید آن را در این بخش ملاحظه کنید.
مزیت مشاهده سوابق در اتوماسیون اداری فراگستر
مشاهده سوابق در اتوماسیون اداری فراگستر باعث ایجاد مزیتی قوی نسبت به نرمافزارهای ایمیل مانند Outlook میشود. زمانی که شما ایمیلی را برای شخصی ارسال میکنید، اگر ایمیل شما توسط آن شخص به افراد دیگری دیگر فوروارد شود، شما این امکان را نخواهید داشت که از اقدامات آن افراد روی این ایمیلها مطلع شوید و حتی اقدامات گیرنده اصلی بر روی ایمیل نیز برای شما پنهان خواهد بود. یکی از بزرگترین مزیتهای نرم افزارهای اتوماسیون مکاتبات مانند اتوماسیون فراگستر این است که شما از روند گردش نامههایتان تا انتها و در یکجا، بدون نیاز به دخالت گیرنده آگاه میکند. در حالی که در نرم افزارهای ایمیل، در هر مرحله از ارجاع و فوروارد نامه، برای اینکه از وضعیت نامه مطلع بمانید، فرستنده اصلی باید شما را به عنوان CC یا BCC قرار دهد.
حتی اگر فرستنده مذکور، یک نسخه رونوشت از ارجاعی که بر روی نامه انجام میدهد برای شما ارسال کند، سقف آگاهی شما از گردش نامه محدود به همان ارجاع خواهد بود و شما نمیتوانید مسیر گردش این نامه را از گیرندگان جدید آنها دنبال کنید. این در حالیست که مدیران سازمان و حتی بسیاری از کارکنان برای انجام وظایف خود نیاز دارند تا به صورت متمرکز و از یک محل بتوانند همه سوابق و گردشهای یک نامه یا سند را از ابتدا تا انتها مشاهده و بررسی کنند. به عنوان مثال ممکن است یک مدیر گزارشی را برای افراد زیرمجموعه یا مدیران میانی یا به کارشناسان سازمان ارجاع دهد و بازخورد آنها را بخواهد. اگر مدیر نتواند همه نظرات را در یک مکان مشاهده کند، تصمیم گیری برای او سخت و مجبور خواهد شد در نامهها و مکانهای مختلف به دنبال پاسخ یا اقدام آنها باشد.
