در مقالههای قبلی خواندید که بایگانی اسناد چیست و با مراحل پیادهسازی سیستم های بایگانی اسناد آشنا شدید. بایگانی اسناد و مدارک سازمانی نقش مهمی در عملکرد صحیح سازمان دارد. مدارک و اسناد سازمانی، هم برای استناد در آینده مورد استفاده قرار میگیرند و هم باعث افزایش مسئولیتپذیری کارکنان در قبال وظایف خود میشوند. به همین دلیل نیز، بایگانی اسناد سازمانی اهمیت زیادی دارد. در این مقاله پس از تعریف واحد بایگانی و انواع بایگانی اسناد، به معرفی روش های بایگانی اسناد و مدارک در سازمان و نحوه بایگانی اسناد در نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر میپردازیم.
دبیرخانه و مدیریت مستندات (یا همان بایگانی اسناد) مفاهیمی نزدیک به هم هستند. علت اصلی آن هم این است که در گذشته در برخی سازمانها، تنها یک واحد سازمانی مسئول انجام هر ۲ این کارها بود. اما امروزه، با خودکارسازی و تفکیک بسیاری از عملیاتهای سازمانی، تفاوت این ۲ نیز پر رنگتر شده است. برای اینکه تفاوت آنها را به خوبی درک کنید، تعاریف، وظایف و نرمافزارهای آنها را برای شما مقایسه میکنیم.
بسیاری از سازمانها با اتوماسیون و فواید آن آشنا هستند. اما تعداد کمی از آنها درباره هایپر اتوماسیون یا ابر اتوماسیون شنیدهاند. این اصطلاح ممکن است کمی شبیه داستانهای علمی تخیلی به نظر برسد، اما کاربردهای واقعی دارد و استفاده از آن در میان سازمانها رو به گسترش است. هایپراتوماسیون در واقع عبارت است از استفاده همزمان از چندین فناوری اتوماسیون مانند اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA)، هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشینی (ML) برای خودکارسازی فرآیندها. برای آشنایی با هایپر اتوماسیون و مزایا و چالشهای آن با وبلاگ فراگستر همراه باشید.
اگر تا به حال درگیر نامهنگاریهای اداری شده باشید، حتما با موضوع پیوست نامه نیز سر و کار داشتهاید. پیوست در نامه اداری زمانی مورد استفاده قرار میگیرد که نیاز باشد همراه نامه اصلی، سند، فایل یا نامه دیگری نیز ارسال شود. در این مقاله در مورد تعریف پیوست در نامه اداری و نکات مربوط به استفاده از آن خواهید خواند.
در هر کسب و کار، انواع سمت های سازمانی متعددی وجود دارد که بخشی اساسی از عملیات آن هستند. از افراد مجرب تیم مدیریت اجرایی گرفته تا کارکنان سطوح ابتدایی سازمان، هر کدام از این سمتها شامل وظایف خاصی است که به موفقیت شرکت کمک میکند. یادگیری در مورد سمت های مختلف در یک کسب و کار میتواند به شما کمک کند تا یک مسیر شغلی تعریف شده برای خود یا برای سازمان خود ایجاد کنید. در این مقاله، چندین سمت سازمانی کلیدی در هر کسب و کار، وظایف آنها و اینکه چگونه به موفقیت یک کسب و کار کمک میکنند را بررسی میکنیم.
حجم مکاتبات اداری در سازمانها و کسب و کارهای میتواند بسیار زیاد باشد و این موضوع تفکیک و شناسایی نامهها را بسیار سخت میکند. سازمانها برای رفع این مشکل از دفاتری برای ثبت مکاتبات خود استفاده میکنند که به آن دفتر اندیکاتور یا نامهنما میگویند. این دفاتر در ابتدا طی سالهای ۱۲۸۰ تا ۱۳۰۹ خورشیدی و با پیشنهاد و طرح فرانسویها و بلژیکیها برای اصلاح نظام بایگانی ایران مورد استفاده قرار گرفتند. پس از آن ادارات دولتی در ایران موظف شدند که دفاتر اندیکاتور و اندکس داشته باشند و هنوز هم در بسیاری از سازمانهای دولتی و خصوصی مورد استفاده قرار میگیرند. در این مقاله در مورد دفتر اندیکاتور، نحوه شماره گذاری در دفتر اندیکاتور و تفاوت آن با دفتر اندکس خواهید خواند.
چگونه میتوانیم پیش نویس یک نامه اداری در اتوماسیون را ارسال کنیم؟ این سوالی است که برای بسیاری از کاربرانی که به تازگی کار با اتوماسیون را آغاز میکنند، پیش میآید. در این مقاله نحوه تبدیل پیش نویس به نامه ارسالی در اتوماسیون فراگستر توضیح داده میشود.
یکی از قابلیتهای جدید نسخه ۷ اتوماسیون اداری فراگستر، امکان تنظیم چیدمان منوهای درختواره سمت راست سیستم و همینطور زبانههای فرمهای نمایش نامه مطابق سلیقه و نیاز کاربر است. برای آشنایی با نحوه استفاده از این قابلیت با ما همراه باشید.
اتوماسیون فراگستر
پروژههای موفق اتوماسیون فراگستر
شرکت فراگستر
تماس با فراگستر
تهران، خیابان مطهری،خیابان کوه نور، خیابان سمنانی (هفتم) – پلاک 11
تلفن: 42623-021
فکس: 88172998-021
info@faragostar.net
کدپستی: 1587695611
درباره فراگستر
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژههای موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 2600 سازمان با گستردگی 600 هزار کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.