در ادامه مقالههای مربوط به مبحث نامه اداری، به موضوع پیوست در نامه اداری میپردازیم. برای آشنایی با نحوه نوشتن پیوست در نامه اداری و نحوه اعلام آن با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
اگر تا به حال درگیر نامهنگاریهای اداری شده باشید، حتما با موضوع پیوست نامه اداری نیز سر و کار داشتهاید. پیوست در نامه اداری زمانی مورد استفاده قرار میگیرد که نیاز باشد همراه نامه اصلی، سند، فایل یا نامه دیگری نیز ارسال شود. در این مقاله به پاسخ این سوال که پیوست چیست و چه کاربردی دارد میپردازیم و همچنین نکات مربوط به استفاده از آن را نیز باهم بررسی خواهیم کرد.
فهرست مطالب
پیوست در نامه اداری چیست؟
منظور از پیوست نامه اداری، هر نوشته، فایل، سند، و یا سایر مدارکی است که همراه با نامه و به ضمیمه آن ارسال میشود. بر اساس این تعریف، پیوست به اطلاعات داخل نامه اضافه کرده یا توضیحات آن را بیشتر میکند. به عنوان یک نمونه، اسناد پزشکی که در نامهنگاریهای مربوط به بیمه مورد استفاده قرار میگیرد، پیوست محسوب میشود.
اصلیترین کاربرد پیوست در نامهنگاری و مکاتبات اداری است و رعایت اصول نامه نگاری (از جمله استفاده از پیوست) لازمه نوشتن آنها میباشد. علت این کاربرد زیاد نیز این است که در اداره ها و سازمان ها، ثبت و ضبط سوابق اهمیت بالایی دارد تا امکان سواستفاده فراهم نشود. بنابراین بسیاری از کارها بر پایه مدارک و اسناد مرتبط با درخواستها صورت میگیرد و در نامه های اداری استفاده از پیوست، پیرو و عطف بر اساس محتویات پرونده و منابع موجود، ضرورت دارد.
وقتی میگوییم نامه پیوست ندارد یعنی چه؟
یعنی نامه مذکور، فاقد هرگونه نوشته، فایل، سند، و یا سایر مدارکی به همراه خود است.
نحوه اعلام پیوست در نامه اداری چگونه است؟
در مکاتبات اداری به شکل سنتی و کاغذی، نحوه اعلام پیوست با استفاده از عناوینی است که در بالای نامه ها نوشته میشوند. این عناوین شامل “پیوست:”، “تاریخ:” و “شماره نامه:” میباشند. بنابراین نامه ای که دارای پیوست باشد، در بالای نامه “پیوست: دارد” نوشته میشود. در روش سنتی و کاغذی معمولا تعداد برگههای پیوست و گاهی نوع مدارک پیوست شده نیز به نامه نیز به وضوح ذکر میشود. در تصویر زیر، یک نمونه نامه پیوست دار را مشاهده میکنید:
محل قرارگیری پیوست در نامه اداری
عنوان پیوست در قسمت بالا و سمت چپ نامه، پس از عناوین “شماره نامه:” و “تاریخ:” در ردیف آخر نگاشته میشود. ضمنا اگر میخواهید تشخیص دهید نامه اداری شما پیوست دارد یا خیر باید آن را از سایر اصطلاحات نامه نگاری اداری تمیز دهید. برخی از اصطلاحاتی که ممکن است باعث سردرگمی شما شود، عبارتند از:
رونوشت : یک کپیبرداری از نامه اصلی است.
پیرو: مربوط به نامه ای است که با استناد به یک نامه دیگر نوشته میشود.
عطف: زمانی استفاده میشود که بخواهیم به نامه ای که قبلا ارسال اشاره کنیم.
پینوشت: نوشته ای است که در پایین برگه نامه آورده میشود و آن را هامش نامه نیز مینامند.
نمایه: همان شماره نامه است که هنگام ثبت و شماره گذاری نامه اداری به آن اختصاص داده میشود و جستجوی آن را آسان میکند.
شماره پیوست نامه اداری: در نامههای که چندین پیوست دارند، هر کدام از پیوست ها شمارهگذاری میشوند تا سوتفاهمی شکل نگیرد.
چه نکاتی را باید در استفاده از پیوست در نامه اداری رعایت کنیم؟
نحوه نوشتن پیوست در نامه اداری، به ویژه در روش سنتی، مستلزم نکاتی است که باید آنها را رعایت کنید. مهم ترین این نکات عبارتند از:
- اگر نامهای همراه با پیوست ارسال میشود، باید در متن نامه عبارت “پیوست دارد” نوشته شود. در این حالت باید توضیحات پیوست نیز بهطور کامل ارائه شود. مثلا: سوابق پزشکی پیوست شده است. یک فایل کامپیوتری در رابطه با … به پیوست ارسال شده است. پنج سند با عناوین … به پیوست ارسال شده است. یک فقره چک از خانم/ آقای …. بابت …. به مبلغ … ریال به پیوست ارسال شده است.
- عنوان “پیوست:” باید در تمامی مکاتبات اداری (در قسمت بالا و در سمت چپ نامه) و در کنار تاریخ و شماره نامه نوشته شود. وجود تمامی این عناوین برای ثبت نامههای اداری ضروری هستند.
- در مکاتبات سنتی و کاغذی، مسئول دبیرخانه باید دریافت کامل و یا عدم دریافت پیوست ها را به فرستنده اطلاع دهد.
- اگر سند پیوست شده در نامه اداری، بیش از یک صفحه داشته باشد، باید تمامی صفحات آن شماره گذاری شود.
- برای نامه هایی که دارای پیوست نیستند نیز بهتر است که در مقابل عنوان “پیوست:” عبارت “ندارد” نوشته یا خط تیره “–” گذاشته شود. این کار باعث میشود که خواننده بتواند بدون خواندن بدنه و متن اصلی نامه، داشتن یا نداشتن پیوست آن را تشخیص دهد.
- اگر همراه با نامه بخواهید رسید پول، چک، اوراق بهادر، پول نقد، سفته و یا مدارک مهم تحصیلی را ارسال نمایید، بهتر است بطور کامل بنویسید که مبلغ چک و یا سفته و یا پول نقدی که ارسال می کنید چقدر است و یا شماره چک و تاریخ آن را بنویسید.
بیشتر بخوانید: رعایت ساختار نامه اداری با این ۷ نکته!
مزایای ارسال پیوست در نامه اداری کدام است؟
استفاده از پیوست در نامه نگاری مزایای متعددی دارد. مهم ترین این مزایا عبارتند از:
- مستندسازی مندرجات نامه
- امکان نشان دادن اهمیت موضوع
- افزایش سرعت کار
- آسان کردن دسترسی گیرنده به اطلاعات لازم
- اشاره به سوابق کارها
- ایجاد اختصار در متن نامه و مکمل بودن برای نامه
- ارائه توضیحات بهتر و دقیقتر
7 مزیت ارسال پیوست در نامه اداری
آیا میدانستید که سوابق پیوستهای نامههایی که در اتوماسیون اداری فراگستر ارسال میکنید، همواره قابل دسترسی است؟
این قابلیت در اتوماسیون اداری فراگستر به شما امکان میدهد تا با خیال راحت اسنادی را که برای انجام کارها ضرورت دارند، ذیل نامه پیوست کنید و مطمئن باشید که قابلیت رجوع به آنها وجود خواهد داشت. همچنین میتوانید بدون نیاز به پیوست کردن دوباره اسناد، تنها به مواردی که قبلاً پیوست شدهاند، اشاره کنید و امکان دسترسی به آنها برای مخاطب وجود خواهد داشت. برای آشنایی با نحوه مشاهده سوابق نامه در نرم افزار اتوماسیون فراگستر، میتوانید از لینک زیر بازدید کنید:
پیوست نامه در اتوماسیون اداری فراگستر چگونه انجام میشود؟
در اتوماسیون اداری فراگستر برای پیوست یک فایل یا سند به نامه باید در صفحه نگارش پیش نویس نامه، از زبانه پیوست ها استفاده کنید.
زبانه پیوست در اتوماسیون اداری فراگستر
همانطور که در تصویر زیر میبینید، در این فرم میتوانید برای پیشنویس جاری به چندین روش، پیوست انتخاب کنید. این روشها عبارتاند از:
- انتخاب فایل
- الصاق بدنه/پیوست نامه
- الصاق از طریق اسکنر
پیوستهای نامه در اتوماسیون فراگستر، دقیقا همانند Attachment ها بر روی ایمیل میباشند. یعنی فایلهای ضمیمهای هستند که مربوط به نامه میباشند. در ویدئوی زیر میتوانید مراحل پیوست نامه در اتوماسیون اداری فراگستر را مشاهده کنید:
نمونه نامه اداری با پیوست
شماره نامه:…
تاریخ:…
پیوست: دارد
جناب آقای/خانم …………….
مدیر محترم واحد …………….
موضوع: درخواست تجهیزات
با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار میرساند جهت ……………. به تعدادی تجهیزات احتیاج است. خواهشمند است دستور فرمایید تا مساعدت لازم در این زمینه انجام گیرد.
لیست اقلام و تجهیزات احتراما به پیوست نامه ارسال شده است.
با سپاس
مدیر واحد …………….
نام و نام خانوادگی
تاریخ و امضاء
در تصویر زیر، میتوانید یک نمونه پیوست نامه اداری را مشاهده فرمایید.
نمونه نامه اداری با پیوست
اگر مایل به تست و بررسی قابلیتهای نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر و آشنایی با قابلیتها و استفاده از زیرسیستمهای آن را دارید، میتوانید از طریق لینک زیر، نسخه دموی رایگان نرم افزار اتوماسیون فراگستر را در اختیار داشته باشید.
جمعبندی
بر اساس اصول نامه نگاری اداری، استفاده از پیوست در نامه اداری، مستلزم اعلام پیوست نیز است. اگر میخواهید نامه نگاری های خود را به صورت دیجیتالی انجام دهید، بهتر است از ابزارهایی استفاده کنید که قابلیتهای مناسبی برای مدیریت مکاتبات اداری و پیوست های آنها داشته باشند. یکی از بهترین سامانه های اتوماسیون در ایران، نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است، که قابلیتهای متنوعی برای مدیریت پیوستها و نامهنگاری دارد. برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر، میتوانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.
سوالات متداول
پیوست در نامه اداری یعنی چه؟
منظور از پیوست نامه اداری، هر نوشته، فایل، سند و یا سایر مدارکی است که همراه با نامه و به ضمیمه آن ارسال میشود و به اطلاعات داخل نامه اضافه کرده یا توضیحات آن را بیشتر میکند. به عنوان نمونه، اسناد پزشکی که در نامهنگاریهای مربوط به بیمه مورد استفاده قرار میگیرد، پیوست محسوب میشود.
نحوه اعلام پیوست در نامه چگونه است؟
نحوه اعلام پیوست در مکاتبات اداری کاغذی، با استفاده از عناوینی است که در بالای نامه ها نوشته میشود. یعنی نامهای که دارای پیوست باشد، در بالای نامه عبارت “پیوست: دارد” نوشته میشود. اما در مکاتبات الکترونیکی یک روش استاندارد برای اعلام پیوست وجود ندارد. در نرم افزار مکاتبات اداری فراگستر اینکار با استفاده از سربرگ پیوستها انجام میشود.
مزایای ارسال پیوست در نامه کدام است؟
مهمترین مزایای استفاده از پیوست در نامهنگاری عبارتند از: مستندسازی مندرجات نامه، امکان نشان دادن اهمیت موضوع، افزایش سرعت کار، آسان کردن دسترسی گیرنده به اطلاعات لازم، اشاره به سوابق کارها، ایجاد اختصار در متن نامه، مکمل بودن برای نامه با ارائه توضیحات بهتر و دقیقتر.
