یکی از قابلیتهای خوب و کاربردی در نسخه ۷ اتوماسیون کسب و کار فراگستر، امکان دسترسی به سوابق یک سمت است. به این ترتیب نیروهای جدید سازمان میتوانند به راحتی به مکاتبات و سوابق اطلاعاتی نفر قبلی دسترسی پیدا کنند. برای آشنایی با این قابلیت با ما همراه باشید.
یکی از قابلیت های خوب و کاربردی اتوماسیون کسب و کار فراگستر، امکان ایجاد نامه مشابه از روی یک نامه قدیمی است. اما اگر بخواهید نامه مشابه خود را در یک قالب و سربرگ متفاوت بسازید، چطور؟ نسخه ۷ اتوماسیون کسب و کار فراگستر، این قابلیت را برای شما فراهم کرده است. برای آشنایی با این قابلیت با همراه باشید.
یکی از قابلیتهای جدید نسخه ۷ اتوماسیون اداری فراگستر، قابلیت ارجاع خاص گروهی است. این قابلیت به راهبران سیستم امکان می‌دهد تا به گروهی از افراد این اجازه را بدهند که خارج از محدودیت های دسترسی سلسله مراتبی، با یکدیگر مکاتبه داشته باشند. برای آشنایی با این قابلیت با همراه باشید.
در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر برای این که به موقع از ورودی‌های جدید به کارتابل اتوماسیون اداریتان باخبر شوید، قابلیتی در سیستم اضافه شده تا با استفاده از آن بلافاصله بعد از دریافت نامه یا فرا رسیدن یک رویداد، هشدار صوتی دریافت کنید. در این مطلب نحوه استفاده از این قابلیت توضیح داده شده است.
آیا می‌دانستید که در اتوماسیون اداری فراگستر، میتوانید ترتیب نام‌ها در فهرست گیرندگان نامه را به شکل دلخواهتان تنظیم کنید؟ برای جابجایی ترتیب گیرندگان کافیست تا آنها را تا پیش از امضاء و ارسال نامه با چندین روش از جمله Drag & Drop در فهرست مربوطه جابجا کنید.
بسیاری اوقات لازم میشود تا همراه یک سند یا نامه، کلیه ملحقات مربوط به آنها اعم مستندات و مکاتبات مربوطه را نیز مشاهده کنید. فراگستر با داشتن قابلیت ایجاد ارتباط بین یک نامه و سند، این امکان را برای شما فراهم کرده است. برای آشنایی با این قابلیت با ما همراه باشید.
اتوماسیون اداری فراگستر، امکانات گسترده‌ای را برای مدیریت مکاتبات اداری در اختیار کاربران قرار می‌دهد. یکی از امکاناتی که گاهی برای مدیریت نامهها به آنها احتیاج پیدا می‌کنیم، تبدیل وضعیت یک نامه به خوانده شده یا به خوانده نشده است. این قابلیت در کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر تعبیه شده است.
گاهی وقت ها کاربران نیاز دارند تا بر اساس تعریف یکسری قوانین بخصوص، به محض دریافت نامه‌ای، آن نامه بصورت خودکار در پرونده‌ای که مشخص می‌کنند، بایگانی شخصی یا سازمانی شود. اتوماسیون فراگستر این امکان را برای کاربران فراهم می‌کند.
گاهی وقت‌ها کاربران نیاز دارند تا از دریافت یک نامه خاص از یک شخص بخصوص (یا هر شرط دیگری که خودشان تعیین خواهند کرد) حتی اگر در سامانه اتوماسیون کسب و کار وارد هم نشده باشند، باخبر شوند. اتوماسیون اداری فراگستر با قابلیت تنظیم قوانین کارتابل، این امکان را برای شما فراهم می‌کند.
اتوماسیون اداری فراگستر با امکان ثبت خودکار و مشاهده ایمیل‌های دریافتی در کارتابل اتوماسیون به کاربران امکان می‌دهد تا بتوانند ایمیل‌های خود را در کنار سایر نامهها و فعالیت‌های خود، از داخل کارتابل پیگیری کنند.
گاهی وقت‌ها کاربران اتوماسیون نیاز دارند تا بتوانند نامه‌ای را که در مورد موضوعی خاص (یا با هر شرط دیگری) دریافت می‌کنند، به محض دریافت، بطور خودکار همراه با شرح اقدام و سایر تنظیمات لازم به کاربر یا کاربران دیگری ارجاع دهند. اتوماسیون اداری فراگستر با قابلیت تنظیم قوانین کارتابل، این امکان را برای آنها فراهم می‌کند.
در مباحث قبلی با تعریف مکاتبات اداری و انواع آنها آشنا شدید. در این مقاله در مورد سیستم گردش مکاتبات اداری و دبیرخانه فراگستر خواهید خواند.
در دهه های اخیر، به دلیل گسترش وسیع فعالیت های سازمان های بازرگانی و اداری بیش از پیش به یک سیستم یکپارچه اطلاعاتی که بتواند حجم قابل توجهی از اطلاعات و مکاتبات را بدون هرگونه اتلاف وقت و هزینه مدیریت کند احساس شد. گذشته از این نیز، ضمن اینکه نامه نگاری های فیزیکی مشکلات خاص خود را داشت باعث مصرف بی رویه کاغذ در مراکز و ادارات مختلف می شد.
هر کسب و کاری، ساختار سازمانی و سلسله مراتب خاص خود را دارد. کارکنان این سازمانها نیز از جایگاه‌های مختلفی با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند و سطوح ارتباطی متعددی را به وجود می‌آورند. نگارش نامه اداری که از اصلی‌ترین ابزارهای ارتباط رسمی میان کارکنان سازمان‌هاست، تحت تاثیر این سطوح ارتباطی قرار می‌گیرد. در این مقاله، ضمن معرفی انواع سطوح ارتباطی در سازمان، به نکات مربوط به نگارش نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی می‌پردازیم.
مکاتبات سازمانی نقش پررنگی در فعالیت‌های کسب و کارهای امروزی دارد و بسیاری از کارکنان سازمان برای انجام وظایف خود مجبور به ارسال نامه‌های متعددی می‌شوند. بدیهی است در این حالت اگر قرار باشد برای هر کدام از گیرندگان یک نامه جدا تهیه کنند، باعث اتلاف وقت زیادی میشود. بنابراین این سوال پیش می‌آید که چگونه یک نامه را در اتوماسیون اداری برای چند نفر ارسال کنیم؟ برای یافتن پاسخ این سوال با ما همراه باشید.
هنگام کار با یک نرم افزار اتوماسیون اداری، مهمترین بخشی که با آن روبرو میشوید، کارتابل است. بنابراین هنگام تهیه و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری باید مفهوم کارتابل اتوماسیون اداری و امکاناتی که باید داشته باشد، آشنا باشید. در این مقاله خواهید خواند که کارتابل اتوماسیون اداری چیست و باید شامل چه امکاناتی باشد.
یکی از رایج‌ترین فعالیت‌ها در سازمانها، نگارش و ارسال نامه اداری به سایر اعضای سازمان و یا مکاتبه با خارج از سازمان است. برای نگارش این نامهها باید از قوائد خاصی پیروی کرد. یکی از قوائدی که شاید بسیاری از افرادی که مسئول نگارش این نامهها هستند از آن آگاه نباشند، سایز و نوع فونت مورد استفاده در این نامه‌هاست. در ادامه به سایز و نوع فونت رسمی در نامه های اداری می‌پردازیم و آن را همراه با یک نمونه به شما نشان می‌دهیم.
بسیاری از افراد، هنگام نوشتن نامه‌های رسمی و اداری در مورد اینکه نامه را چگونه خاتمه دهند دچار تردید می‌شوند. یعنی این سوال برای آنها به‌وجود می‌آید که متن پایان نامه اداری باید چگونه نوشته شود و در آن باید از چه اصطلاحات و عباراتی استفاده کرد؟ در این مقاله ضمن پاسخ به این پرسش، چند نمونه متن برای خاتمه نامه اداری را برای شما آورده‌ایم.
یکی از قابلیتهای خوب اتوماسیون اداری فراگستر، امکان ارجاع و ارسال پیش نویس نامه اداری است. به این معنی که شما پیش‌نویس نامه‌ای را نوشته و برای فردی ارسال می‌کنید تا توسط وی بررسی یا تایید و امضاء شود. اما اگر در ارسال این پیش‌نویس اشتباهی رخ دهد چطور؟ در این حالت باز پس گرفتن پیش نویس در چه صورتی امکان پذیر است؟ برای پاسخ به این سوال با ما همراه باشید.
تعامل درون سازمانی مانند نامه‌نگاری‌های اداری داخلی، اصولاً باید هدفمند باشند و زمانی رخ دهند که نیاز به آنها وجود داشته باشد. این نیاز عموماً میان افرادی وجود دارد که در سلسله مراتب سازمانی به یکدیگر نزدیک هستند. در همین راستا اتوماسیون اداری فراگستر به سازمان شما اجاره می‌دهد تا دسترسی به ارسال نامه ها بر اساس چارت سازمانی را محدود کند. در این مقاله نحوه فعال‌سازی این قابلیت و نحوه ارسال نامه بدون محدودیت سلسله مراتبی با ارجاع خاص را بررسی می‌کنیم.
یکی از اصلی‌ترین کاربردهای یک نرم افزار اتوماسیون اداری، نگارش و ارسال نامه‌های اداری است. هنگام نامه نگاری در اتوماسیون اداری فراگستر شما میتوانید از چندین نوع قالب نامه پیش‌فرض استفاده کنید. اما اگر بخواهید از قالب نامه اختصاصی خودتان استفاده کنید چطور؟ آیا قابلیت طراحی قالب نامهها در اتوماسیون اداری فراگستر وجود دارد؟ در این مقاله به پاسخ این سوال می‌پردازیم.
اصطلاحات ریز و درشت زیادی در یک نامه اداری استفاده میشود. اگر با نوشتن یا خواندن نامه‌های اداری، زیاد سر و کار دارید، برای اینکه محتوای آنها را درک کنید و پیام خود را سریع و آسان انتقال دهید باید با این اصطلاحات آشنا باشید. در این مقاله فهرستی از اصطلاحات نامه‌های اداری همراه با معنی و مثال آنها آورده شده است.
مکاتبات اداری حتی زمانی که گردش آنها خودکارسازی شده باشد، ممکن است مسیری طولانی را طی کنند. گاهی کارکنان سازمان نیاز پیدا می‌کنند تا بتوانند سوابق آنها را مشاهده کنند تا مثلا ببینند که چه ارجاعات و اقداماتی روی آنها انجام شده است. اتوماسیون اداری فراگستر قابلیت مشاهده سوابق نامه را برای کاربران خود فراهم می‌کنند. در ادامه انواع سوابق نامه که در اتوماسیون اداری فراگستر آورده شده و نحوه مشاهده آنها را برای شما تشریح می‌کنیم.
پاراف اصطلاحی است مربوط به نامه اداری که در ادارات و سازمان‌های ایرانی زیاد میشنویم. پاراف کردن نامهها هم در مکاتبات کاغذی و هم در نامه‌های الکترونیکی کاربرد دارد. اما آیا می‌دانید پاراف کردن به چه معناست و نحوه انجام آن در اتوماسیون اداری چگونه است؟
گاهی ممکن هست بخواهید نامه یا ارجاعی را به صورت مخفیانه و به دور از دید دیگران برای مخاطبان خود ارسال کنید. در این حالت سامانه ای که از آن استفاده می‌کنید باید از مکاتبات دارای طبقه بندی (در سطوح عادی، محرمانه، سری و …) پشتیبانی کند. سامانه اتوماسیون مکاتبات فراگستر با پشتیبانی از طبقه‌بندی اسناد محرمانه، قابلیت ارجاع محرمانه را برای شما بوجود می‌آورد. در این مقاله در مورد نحوه استفاده از قابلیت ارجاع محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر و نکات مربوط به آن صحبت می‌کنیم.
یکی از قابلیتهای هوشمند اتوماسیون اداری فراگستر این است که به شما اجازه می‌دهد تا با تعریف یک سری قوانین، بتوانید نامهها و ارجاعات دریافتی در کارتابل خود را به طور خودکار و هوشمند تقسیم‌بندی کنید. در این مقاله به شما نحوه تعیین این قوانین را به صورت قدم به قدم نشان می‌دهیم.
مکاتبات الکترونیکی در سازمان از راه‌های متعددی انجام میشود. یکی از این راه‌ها استفاده از نرم افزارهای پست الکترونیک یا ایمیل است. با این حال بسیاری از کاربران سازمانی نیاز دارند که بتوانند نامه‌های دریافتی از طریق ایمیل را به صورت نامه رسمی در سیستم‌های اتوماسیون اداری ثبت کرده و آنها را برای انجام اقدامات مربوطه در سازمان به گردش دربیاورند. این دسته از امکانات اتوماسیون فراگستر در زیرسیستم مدیریت پست الکترونیک فراگستر گنجانده شده است. یکی از امکاناتی که این زیرسیستم در اختیار شما قرار می‌دهد، امکان ثبت ایمیل‌های دریافتی به عنوان نامه است. در ادامه این مقاله نحوه تبدیل ایمیل های دریافتی به نامه در اتوماسیون اداری فراگستر را بررسی می‌کنیم.
یکی از انواع نامه‌های مرسوم اداری، معرفی نامه است. اگر تا به حال برای انجام یک کار اداری اقدام کرده باشید حتما با این موضوع مواجه شده‌اید که برای انجام یک کار مجبور شوید به چندین سازمان مراجعه کنید. در واقع بوروکراسی اداری از یک سو و پیچیدگی و تخصصی شدن کارها از سوی دیگر، باعث شده تا شما مجبور به مراجعه به چندین سازمان یا واحد سازمانی شوید. از آنجایی که ارتباط با سازمانها نیز باید به طور رسمی و مکتوب باشد نیازمند استفاده از نامه اداری خواهید بود. در این حالت سازمانها و واحدهای سازمانی برای ارجاع کار شما به یک سازمان یا واحد دیگر از یک معرفی نامه اداری استفاده می‌کنند. در این مقاله به تعریف معرفی نامه اداری و انواع آن پرداخته و نمونه‌ای از هر کدام را برای شما می‌آوریم.
آیا دنبال این هستید که ثبت و شماره‌گذاری نامه‌هایتان را با استفاده از کامپیوتر انجام دهید؟ در این مقاله یک فایل اکسل ساده و مختصر برای انجام این دسته از کارهای دبیرخانه و اتوماسیون اداری در اختیار شما قرار می‌دهیم.
اگر مکاتبات اداری شما زیاد است و نیاز به پیگیری و ثبت آنها دارید، باید از یک دفتر اندیکاتور کاغذی یا نمونه دیجیتال آن استفاده کنید. ثبت، شماره‌گذاری، دسته‌بندی و پیگیری مکاتبات اداری کاریست که در سازمان‌های بزرگ‌تر توسط واحدهای دبیرخانه انجام میشود. این سازمانها نیز معمولاً از نرم افزارهای حرفه‌ای مانند اتوماسیون اداری فراگستر استفاده می‌کنند. اما برای شروع کار و برای ثبت و شماره‌گذاری ساده مکاتبات خود به‌صورت دیجیتالی، میتوانید از یک فایل اکسل استفاده کنید.
یکی از عباراتی که حتما در نامه‌های اداری با آن برخورد کرده‌اید، عبارت “مراتب جهت استحضار” است که نشان می‌دهد هدف نویسنده، اطلاع‌رسانی و آگاه کردن مخاطب است. اگر می‌خواهید بدانید معنی دقیق این عبارت چیست و چگونه باید از آن استفاده کنید، با ما همراه باشید.
در این نوشته به موضوع هامش نویسی می‌پردازیم. برای آشنایی با تعریف “هامش نویسی” یا “پی نوشت”، مشاهده نمونه “هامش نویسی” و مقایسه آن با “پاراف”، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
در این مقاله در مورد معیارهای انتخاب نرم افزار دبیرخانه مناسب صحبت می‌کنیم. برای آشنایی با نکاتی که پیش از خرید یک نرم افزار دبیرخانه باید به آنها توجه کنید، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
حجم مکاتبات سازمان ها و کسب و کارها هر روز بیشتر از گذشته میشود و انجام آنها به طور دستی دیگر توجیه مالی ندارد. نرم افزارهای دبیرخانه، سیستم‌هایی هستند که تمامی وظایف دبیرخانه از جمله شماره‌گذاری، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌دهند. با استفاده از این سیستم‌ها، شما میتوانید سرعت انجام امور را تا حدود زیادی افزایش دهید. اما معیارهای انتخاب نرم افزار دبیرخانه مناسب چیست و باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟ در این مقاله به این سوالات پاسخ می‌دهیم.
در این مقاله به این پرسش پاسخ می‌دهیم که آیا اتوماسیون اداری و Outlook با یکدیگر سازگار هستند یا خیر. برای آشنایی با کاربرد Outlook در سازمان و ارتباط آن با اتوماسیون اداری با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
افزایش ارتباطات سازمانی، حجم مکاتبات سازمانها را بیشتر کرده است. نگهداری سوابق این مکاتبات و دسترسی به آنها برای سازمانها ضروری است. به همین علت، بسیاری از کسب و کارها از ابزارهای مختلفی برای مدیریت مکاتبات خود استفاده می‌کنند. نرم‌افزار Outlook و اتوماسیون اداری، با وجود تفاوت‌های زیادی که با یکدیگر دارند، هر ۲ جزو این دسته از نرم افزارها محسوب می‌شوند. اما بسیاری از سازمان‌هایی که از نرم افزار Outlook استفاده می‌کنند، مایل به استفاده از مزایای بیشتر اتوماسیون اداری هستند. در این مقاله به ارتباط بین این ۲ ابزار و امکان سازگاری میان اتوماسیون اداری و Outlook می‌پردازیم.
در مقالات قبلی خواندید که دبیرخانه چیست و چه انواعی دارد. در این مقاله به شرح کامل وظایف دبیرخانه می‌پردازیم.
دبیرخانه یکی از مهمترین و کاربردی‌ترین واحدهای موجود در هر سازمان می‌باشد که وظایف مرتبط با مکاتبات و ارتباطات سازمان را بر عهده دارد. وظایف این واحد عموما در ارتباط با ثبت، ارسال و دریافت نامهها را بر اساس روشهای معین و تدوین‌شده است. در واقع دبیرخانه‌ها مسئول گردش نامهها در هر سازمان هستند. امروزه بیشتر سازمانها این بخش خود را بسیار مدرن‌تر کرده‌اند و تنها با یک سیستم دبیرخانه میتوانند وظایف این بخش را انجام دهند. برای آشنایی با شرح کامل وظایف واحد دبیرخانه در سازمان، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
در این مقاله در مورد تفاوت دبیرخانه و مدیریت مستندات صحبت می‌کنیم. برای آشنایی بیشتر با تفاوت ها، تعاریف، وظایف و نرم‌افزارهای آنها، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
دبیرخانه و مدیریت مستندات (یا همان بایگانی اسناد) مفاهیمی نزدیک به هم هستند. علت اصلی آن هم این است که در گذشته در برخی سازمانها، تنها یک واحد سازمانی مسئول انجام هر ۲ این کارها بود. اما امروزه، با خودکارسازی و تفکیک بسیاری از عملیات‌های سازمانی، تفاوت این ۲ نیز پر رنگ‌تر شده است. برای اینکه تفاوت آنها را به خوبی درک کنید، تعاریف، وظایف و نرم‌افزارهای آنها را برای شما مقایسه می‌کنیم.
در ادامه مقاله‌های مربوط به مبحث نامه اداری، به موضوع پیوست در نامه اداری می‌پردازیم. برای آشنایی با نحوه نوشتن پیوست در نامه اداری و نحوه اعلام آن با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
اگر تا به حال درگیر نامه‌نگاری‌های اداری شده باشید، حتما با موضوع پیوست نامه اداری نیز سر و کار داشته‌اید. پیوست در نامه اداری زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که نیاز باشد همراه نامه اصلی، سند، فایل یا نامه دیگری نیز ارسال شود. در این مقاله در مورد تعریف پیوست در نامه اداری و نکات مربوط به استفاده از آن خواهید خواند. ادامه مطلب
آیا می‌دانید دفتر اندیکاتور چیست و چه کاربردی دارد؟ برای آشنایی با تعریف دفتر اندیکاتور، کاربرد آن و نحوه استفاده از دفتر اندیکاتور، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
حجم مکاتبات اداری در سازمانها و کسب و کارها میتواند بسیار زیاد باشد و این موضوع تفکیک و شناسایی نامهها را دشوار می‌کند. سازمانها برای رفع این مشکل از دفتری برای ثبت مکاتبات خود استفاده می‌کنند که به آن دفتر اندیکاتور نامه های اداری یا نامه‌نما می‌گویند. این دفاتر در ابتدا طی سال‌های ۱۲۸۰ تا ۱۳۰۹ خورشیدی و با پیشنهاد و طرح فرانسوی‌ها و بلژیکی‌ها برای ادامه مطلب
چگونه می‌توانیم پیش نویس یک نامه اداری در اتوماسیون را ارسال کنیم؟ این سوالی است که برای بسیاری از کاربرانی که به تازگی کار با اتوماسیون را آغاز می‌کنند، پیش می‌آید. در این مقاله نحوه تبدیل پیش نویس به نامه ارسالی در اتوماسیون فراگستر توضیح داده میشود.
پیش‌نویس سندی است که به شما امکان می‌دهد تا نوشته خود را مرور کرده و محتوای آن را اصلاح کنید. پیش نویس نامه اداری نیز سندی در حال تهیه است که ادامه مطلب
در این مقاله در مورد اینکه دبیرخانه چیست و انواع و وظایف آنها صحبت می‌کنیم. همچنین در مورد نرم‌افزارهای دبیرخانه و ضرورت استفاده از آنها خواهید خواند.
دبیرخانه نقش مهمی در هر سازمان دارد و با توجه به اهمیت مکاتبات در سازمانها، شناخت فعالیت‌های واحد دبیرخانه نیز یک ضرورت محسوب میشود. همچنین، شناخت بهتر دبیرخانه ادامه مطلب
در ادامه مقاله‌های مربوط به مبحث نامه اداری، به موضوع مینوت یا همان پیش‌نویس نامه اداری می‌پردازیم. بهترین نویسنده‌ها نیز برای نگارش بهتر مکاتبات خود از مینوت یا پیش‌نویس استفاده می‌کنند، زیرا استفاده از مینوت یا پیش‌نویس میتواند خطاهای احتمالی در مکاتبات را به میزان زیادی کاهش دهد. برای آشنایی با تعریف مینوت نامه اداری و دلایل اهمیت آن، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید. ادامه مطلب
در ادامه مقاله‌های مربوط به مبحث نامه اداری، به موضوع رونوشت در نامه اداری می‌پردازیم. برای آشنایی بیشتر با رونوشت نامه اداری و نکاتی که در هنگام استفاده از آن باید رعایت شود، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
در حالی که بسیاری از نامه‌نگاری‌ها و مکاتبات اداری نیاز اندکی به دخالت شخص ثالث دارند، اما در مواقعی ممکن است به اشتراک‌گذاری مکاتبات با مدیران، همکاران و مشاوران و نظارت آنها بر این فرآیند مفید باشد. بنابراین یادگیری و درک آداب ارسال “رونوشت”، اعم از اینکه مکاتبات خود را از طریق ایمیل یا به صورت چاپی انجام می‌دهید، ضروری است. برای آشنایی با “رونوشت در نامه اداری” یا CC در ادامه این مقاله با ما همراه باشید. ادامه مطلب
در ادامه مقاله‌های مربوط به مبحث نامه اداری، به اجزا و ساختار نامه اداری می‌پردازیم. اگر می‌خواهید با ساختار نامه اداری و اجزای تشکیل‌دهنده آن آشنا شوید، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید. ادامه مطلب
مکاتبات اداری بخشی جدانشدنی از فعالیت‌های هر سازمان است که در عین حال نیاز به پیگیری نیز دارد. این پیگیری‌ها بدون سامانههای اتوماسیون بسیار دشوار و ناکارآمد هستند. در این مقاله به معرفی انواع روشهای پیگیری نامه ها و مکاتبات در سامانه مکاتبات اداری فراگستر می‌پردازیم. ادامه مطلب
در ادامه مقاله‌های مربوط به مبحث نامه اداری، به نحوه نامه نگاری در اتوماسیون اداری فراگستر می‌پردازیم. در این مقاله با مراحل ایجاد و ارسال نامه در اتوماسیون اداری فراگستر آشنا خواهید شد. ادامه مطلب
در ادامه آموزشهای مربوط به مبحث نامه اداری، در مورد شماره گذاری در نامه اداری صحبت می‌کنیم. اگر می‌خواهید با نحوه صحیح شماره گذاری در مکاتبات اداری آشنا شوید، با وبلاگ فراگستر همراه باشید.
نامه‌نگاری روش اصلی برقراری ارتباطات اداری در سازمانها و شرکت‌هاست، زیرا مکاتبات اداری تنها راه پیگیری رسمی امور سازمانی است. در نگاه اول انجام این مکاتبات ممکن است امری ساده به نظر برسد، اما سادگی نامه‌نگاری تا وقتی خواهد بود که میان تعداد انگشت‌شماری از افراد جریان داشته باشد. زمانی که صحبت از ارتباط میان هزاران کاربر و میان واحدهای متعدد یک سازمان میشود، پیگیری و تفکیک این مکاتبات بسیار پیچیده خواهد شد. به همین دلیل شماره‌گذاری یکی از مهمترین مراحل انجام مکاتبات اداری است. مدیریت مکاتبات و نامه‌های اداری از ضرورت‌های اصلی ادامه مطلب
در اتوماسیون اداری فراگستر، قابلیتی به نام تعیین ناظر یا واچ (watch) وجود دارد که به شما امکان می‌دهد یک نامه را تحت نظر بگیرید. کاربرد این قابلیت زمانی است که یک نامه را به فردی ارجاع می‌دهید و می‌خواهید ببینید که آیا گیرنده، آن را به فرد دیگری ارجاع می‌دهد؟ بایگانی می‌کند؟ یا اینکه پاسخ آن را تنظیم می‌کند؟ با فعال کردن قابلیت ناظر بر روی نامهها در اتوماسیون فراگستر، کاربر از طریق پیامک یا پست الکترونیکی از انجام اقدامات فوق توسط دیگر کاربران بر روی نامه مطلع خواهد شد.
در این قسمت از مجموعه آموزش‌ها و معرفی قابلیت ها و ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون کسب‌وکار فراگستر، به بیان قابلیت جدید دیگری در نسخه ۷ با عنوان “امکان تعریف قوانین ثبت نامه از کارتابل و یا دبیرخانه” می‌پردازیم.
در بسیاری از سازمانها قوانینی وجود دارد که بر اساس آن تمام یا بعضی از نامهها حسب شرایطی، بعد از ثبت و دریافت شماره نامه اندیکاتور، می‌بایست حتما علاوه بر ارجاع به ادامه مطلب
امروزه نوشتن و تایپ کردن به یک امر وقت گیر تبدیل شده که اکثر افراد علاقه‌ای به آن ندارند. چنانچه در استفاده از شبکه‌های اجتماعی نیز نمونه بارز آن را مشاهده می‌کنید که اکثر افراد ارسال ویس و پیام صوتی را به تایپ کردن ترجیح می‌دهند. از طرفی در صدا احساس نیز نهفته است و منظور کلمات بهتر درک میشود. ادامه مطلب
در این قسمت از مجموعه آموزشهای قابلیتهای نرم‌افزار اتوماسیون کسب‌وکار فراگستر به بیان قابلیت جدید مدیریت پیوست‌ها و نامه‌های مرتبط پرداخته‌ایم. ادامه مطلب
ECE ابزاری است که به سازمانها اجازه می‌دهد تا نامه‌های برون‌سازمانی خود را نیز با نرم افزار اتوماسیون اداری به‌صورت الکترونیکی ارسال کنند. اگر می‌خواهید بدانید که پروتکل ارتباطی ECE چیست، چه کاربردهایی دارد و جایگزین آن چیست با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
همه ما می‌دانیم که بسیاری از امور درون سازمانها امروزه با استفاده از مکاتبات و نامه‌نگاری‌های اداری صورت می‌گیرد و نامه‌های اداری هر سازمان، حجم زیادی از اطلاعات آن سازمان را شامل میشود. دلایل زیادی باعث شده که ادامه مطلب
در این قسمت از سری آموزشهای قابلیتهای نسخه ۷ اتوماسیون اداری می‌خواهیم کمی باهم در خصوص نحوه ارسال ECE و ثبت و مانیتورینگ آن در اتوماسیون اداری فراگستر صحبت کنیم. ادامه مطلب
کاربر دبیرخانه تحت وب فراگستر میتواند نامه‌های داخل درگاه و نامه‌های موجود در فهرست نامهها را در پوشه‌های بایگانی مرتبط با درگاه و دبیرخانه بایگانی نماید. نامه‌های بایگانی شده در درگاه را در بخش “بایگانی درگاه” و نامه‌های بایگانی شده در دبیرخانه را در فرم “بایگانی دبیرخانه” مشاهده نمایید.
درگاه دبیرخانه شامل تمامی نامه‌های ارسالی و دریافتی به درگاه که کاربر دبیرخانه به آن دسترسی دارد؛ می‌باشد. پس از ورود به بخش درگاه نرم افزار دبیرخانه، با فرمی مانند تصویر زیر روبرو میشوید. در این فرم میتواند تمامی نامه‌های ارجاع شده به درگاه را به ترتیب تاریخ دریافت مشاهده نمایید.
از قابلیتهای دبیرخانه تحت وب فراگستر این است که میتوانید از تب‌های فهرست فکس‌ها ، فهرست ایمیل‌ها و فهرست ECE ها:
ذخیره سازی مقادیر فرم گیشه برای ثبتهای بعدی زمانی کاربرد دارد که در هنگام ثبت فرستنده و تاریخ نامه تغییر نکرده و تنها ملزم به تکمیل موارد دیگر فیلدهای اطلاعاتی هستیم. در فرم گیشه که وظیفه ثبت نامهها را بر عهده دارد، کنار هر فیلد اطلاعاتی ادامه مطلب
در نسخ قبلی امکان ثبت کامل نامه در گیشه مهیا نبود و صرفاً جهت ثبت اولیه و اخذ شماره از این فرم استفاده میشد. ولی در نسخه جدید نرم افزار دبیرخانه فراگستر ، کاربر میتواند بصورت کامل یک نامه را در گیشه ثبت و آنرا به گیرندگان نامه ارجاع نماید. ادامه مطلب
در جدیدترین نسخه نرم افزار دبیرخانه فراگستر، امکانی وجود دارد که کاربر بتواند تعیین نماید کدامیک از نامهها لازم است حتماً پاسخ داده شود. همچنین میتواند بعداً از روی آن گزارش تهیه کند که کدام نامهها دارای پاسخ است و کدام بودن پاسخ مانده است. ادامه مطلب
در نسخه ۷ اتوماسیون اداری فراگستر، به منظور توسعه امنیت در مکاتبات رسمی، امکانی تعبیه شده است که بدنه نامه‌های ایجاد شده در Word بعد از ثبت اندیکاتور قابل ویرایش و کپی محتوی (شامل متن، تصویر امضاء ها و…) نخواهند بود. ادامه مطلب
با افزوده شدن قابلیت تنظیم تعداد سطر، ستون و فیلد در نسخه ۷ اتوماسیون اداری فراگستر، کاربر سیستم دبیرخانه میتواند تعداد ردیف‌ها، ستونها و فیلدها در فهرست نامه و گیشه را شخصی‌سازی نماید. ادامه مطلب
تاکنون عمل جستجو در فهرستهای نرم افزار دبیرخانه بصورت کلیِ ساده و پیشرفته انجام میشد. از این پس قابلیت جستجو و یافتن نامهها در فرم فهرست نامه برحسب نوع اطلاعات ستونهای مختلف (متون، اعداد، تاریخ و اقلام اطلاعاتی) نیز قابل انجام است. ادامه مطلب
در نسخه جدید اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر، جهت توسعه امکانات فرم‌های مرتبط با بایگانی نامه ها، امکان جستجو در پرونده‌های بایگانی به ترتیبی فراهم گردید که کاربر میتواند نتایج جستجو در فهرست پرونده‌های بایگانی که به آنها دسترسی دارد را در دو وضعیت لیستی و درختی مشاهده نماید. ادامه مطلب
با گزارش کارکرد سامانه در یک نگاه کاربران میتوانند از تعداد کل نامهها و کل ارجاعات سیستم اتوماسیون اداری در بازه‌های زمانی شامل (ماه اخیر، سه ماه اخیر، شش ماه اخیر، نه ماه اخیر، دوازده ماه گذشته و سال جاری) به دو صورت عددی و نموداری گزارش‌های سیستمی دریافت نمایند.
ادامه مطلب
با استفاده از این قابلیت راهبر سامانه اتوماسیون اداری فراگستر میتواند اطلاعات تماس (مانند تلفن، فکس، پست الکترونیک و آدرس) مربوط به سمت‌ها را در بخش زیرساخت وارد کرده تا با استفاده از تگ، آنها را در بدنه نامه نمایش دهد.
ادامه مطلب
اغلب نیاز است تا از پیش‌نویس نامه تهیه شده یک یا چند پیش‌نویس مشابه تهیه شود. قابلیت “ایجاد نامه مشابه” در نوار ابزار بالای صفحه پیش‌نویس نامه برای کاربر این امکان را فراهم کرده تا از پیش‌نویس نامه یک یا چند کپی مشابه تهیه نماید. ادامه مطلب
در اتوماسیون اداری فراگستر، هر نامه میتواند دارای یک سطح محرمانگی باشد و برحسب نوع فوریت برای گیرنده ارسال شود. کاربران با استفاده از این قابلیت میتوانند انواع فوریت نامه (عادی / فوری / خیلی فوری و…)، سطح طبقه‌بندی نامه (عادی / محرمانه / خیلی محرمانه و…) ادامه مطلب
در نسخه ۷ نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر، برای بهبود کارایی و گزارش‌گیری کاربران قابلیتی افزوده شده تا کاربر بتواند الزامی نمودن پاسخ به نامه موردنظر خود را از فهرست کارتابل یا ارسال شده‌ها تعیین نماید. ادامه مطلب
افزودن قابلیت “تنظیمات نمایش نامه مرتبط” به کاربر دبیرخانه این امکان را می‌دهد تا در هنگام ورود به تب نامه مرتبط نحوه فراخوانی نامه‌های مرتبط شده را مطابق با یکی از گزینه‌های زیر تنظیم کند. ادامه مطلب
با استفاده از گزینه یادآوری، میتوانید بر روی نامه‌های خود زمانی را بعنوان یادآوری خودکار جهت پیگیری در آینده درج کنید. اکنون قابلیت مشاهده سوابق یادآوری های تنظیم شده برای نامهها نیز به نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر، افزوده شد. ادامه مطلب
قابلیت جدیدی در بخش جستجو در کارتابل اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر افزوده شد. ادامه مطلب
جهت سهولت کاربران در نسخه جدید اتوماسیون اداری فراگستر امکان تعریف چند گیرنده در ارجاع سریع افزوده شده است.
به منظور ایجاد امکان ارجاع سریع نامه به چند گیرنده (که در سامانه دارای موقعیت سازمانی هستند) کافیست از منوی ارجاع ادامه مطلب
یکی از قابلیتهای افزوده شده به نسخه جدید اتوماسیون اداری فراگستر، تعبیه دکمه میانبر جهت دسترسی سریع کاربران به سه قابلیت پرکاربرد این سیستم می‌باشد.
جهت فراهم‌آوری امکان ایجاد نامه یا ارسال فایل و یا ایجاد یک جریان کار جدید ادامه مطلب
در بسیاری از سازمانها همانند بانکها، وزارتخانه‌ها هولدینگ‌ها و… که پیاده‌سازی چند سازمانی دارند، امکانی موردنیاز است که مدیر یا مدیران ارشد سازمان با ورود به کارتابل کاربران در دیگر سازمان‌های زیر مجموعه بتوانند کارتابل‌های کاربران ادامه مطلب
در نسخه جدید سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، امکانی در فرم ارسال نامه ایجاد شده تا کاربر بتواند فایل و صفحات موردنظرش از نامه را در هنگام ارسال نامه (از طریق : فکس – ایمیل – ECE) انتخاب نماید و دیگر ادامه مطلب
در نسخه جدید سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، امکان جابجا شدن بین نامه‌های قبلی و بعدی نامه جاری افزوده گردیده است. برای این منظور کاربر ادامه مطلب
در نسخه جدید سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، امکان انتخاب چند نامه و ارسال صدور دستور پرینت (تبدیل نامه به PDF) بصورت همزمان اضافه شده است. این امکان برای کاربرانی که بخواهند بصورت دسته‌ای نامهها را چاپ نمایند بسیار مفید فایده خواهد بود. ادامه مطلب
در نسخه جدید سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیند های فراگستر، امکان تعیین مهلت پاسخگویی بر حسب تقویم (کاری) و با احتساب تعطیلات تقویمی و روزهای کاری اضافه شده است. ادامه مطلب
در نسخه جدید اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، کاربر میتواند در هنگام ارجاع نامه، برای گیرندگان، فایل یا فایلهایی را الصاق و ارجاع نماید. ادامه مطلب
یکی از قابلیتهای افزوده شده به نسخه ۷ اتوماسیون اداری فراگستر، امکان تمدید مهلت پاسخ تعیین شده در هنگام ارجاع یک نامه است. فرض کنید کاربری نامه‌ای را به یک کاربر دیگر ارجاع بزند و در هنگام ارجاع برای او مهلت پاسخگویی تعیین نماید. ادامه مطلب
یکی از قابلیتهای افزوده شده به نسخه جدید اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر امکان قفل کردن پیش نویس نامهها است. ادامه مطلب
در مقاله‌های دیگر خواندید که نرم افزار دبیرخانه چیست و چرا به آن نیاز داریم. در این مقاله در مورد گزارش‌های تعبیه شده برای دبیرخانه اتوماسیون فراگستر صحبت می‌کنیم. در نسخه جدید اتوماسیون اداری فراگستر برای دبیرخانه گزارش‌های از پیش تعریف شده‌ای تعبیه شده که میتوان توسط آنها آمار و اطلاعات جامعی در خصوص عملکرد دبیرخانه سازمان که میتواند شامل ثبت نامهها، ارجاعات نامهها، فکس‌ها، ایمیل‌ها، ECE و… دریافت نمود. ادامه مطلب
آیا می‌دانستید در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر، امکان مدیریت فرستنده و گیرنده‌های متفرقه وجود دارد؟ یعنی کاربر دبیرخانه میتواند سر فرصت تمام نامهها یا بسته‌هایی که با فرستنده یا گیرنده متفرقه ثبت کرده را به یک شخص/شرکت بیرونی شناسه‌دار (شخص یا شرکت بیرونی که در سیستم تعریف نموده و در جداول پایگاه ادامه مطلب
در این قسمت از سری آموزشهای نسخه جدید اتوماسیون اداری فراگستر به معرفی یک قابلیت بسیار کاربردی و محبوب می‌پردازیم. خوب است بدانید؛ در نسخه ۷ اتوماسیون اداری، قابلیت جستجو بین گیرنده و فرستنده متفرقه ای که قبلاً یکبار با نام آنها نامه‌ای ثبت شده؛ اضافه گردیده است. ادامه مطلب
یکی از کاربردی‌ترین قابلیتهای نسخه جدید اتوماسیون اداری فراگستر، امکان نگهداری بدنه و پیوست نامه اداری در فرم گیشه است. این قابلیت به همراه کلیدهای میانبر درنظر گرفته شده برای آن، با هدف افزایش کارایی و کاهش زمان برای ثبت نامه توسط کاربران دبیرخانه اتوماسیون اداری، طراحی و پیاده‌سازی شده است. ادامه مطلب
در نسخه ۷ اتوماسیون اداری فراگستر هنگام ارسال نامه بصورت گروهی ، امکان تعریف ترتیب نمایش اعضاء در گروه گیرندگان نامه اضافه شده است. در ادامه راهکار مرتب سازی اعضای یک گروه در هنگام نمایش در تگ گیرندگان نامه را شرح می‌دهیم. با ما همراه باشید.
در این قسمت از سری آموزشهای نسخه ۶ اتوماسیون اداری راهکاری جهت درج نام و سمت گیرنده در نامه بصورت خاص بیان می‌کنیم. این روش در کاهش سرعت کاربران نرم‌افزار، زمان نگارش نامه اداری بسیار اثرگذار خواهد بود.
قابلیت ارتباط های هوشمند در اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر، دسترسی کاربران به دنباله مکاتبات یا همان نامه‌های مرتبط( عطف، پیرو ) با نامه جاری را بسیار راحتتر، سریعتر و در دسترس پذیرتر کرده است.
در نسخه ۶ اتوماسیون اداری فراگستر بمنظور افزایش سرعت عمل کاربران و بهبود دسترسی، ۲ امکان جدید به بخش دبیرخانه افزوده شده است.
در قسمت اول از مجموعه آموزشهای نسخه ۶ اتوماسیون اداری به قابلیت جدیدی در پیش نویس نامه می‌پردازیم. در این نسخه “امکان کنترل باز شدن همزمان پیش نویس ها نامه” اضافه شده است.
دوستان خوبم خدمت شما سلام عرض می‌کنم، در مقاله قبلی آموزش اتوماسیون اداری شما را با امکاناتی که کارتابل سیستم اتوماسیون اداری فراگستر میتواند در اختیار شما قرار دهد آشنا کردم. گفتم که کارتابل مهمترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری است و کاربر باید به بهترین شکل ممکن بتواند از امکانات تعبیه‌شده در آن برای مدیریت مستندات و مکاتباتی که دریافت نموده است، استفاده نماید. ادامه مطلب
اگر در آموزشهای قبلی خاطرتان باشد اشاره کردیم که در تعریف یک نامه اداری چند پارامتر اساسی وجود دارد که شاید مهمترین آنها وجود امضا بر روی نامه باشد بطوریکه اگر نامه‌ای بدون امضا باشد به‌هیچ‌عنوان در گردش مستندات و نامه‌های اداری سندیت نداشته و از اعتبار لازم برخوردار نخواهد بود. لازم است به این نکته اشاره کنیم که در مسیر ایجاد یک نامه از مرحله پیش‌نویس تا ثبت نامه و دریافت شماره اندیکاتور بنا به سیاست سازمان، نامه میتواند بیش از یک امضاکننده هم داشته باشد. در سازمان‌هایی مانند بانکها مرسوم است که یک نامه را دو یا حتی سه امضاکننده، امضا کنند.
همراهان همیشگی؛ سلام
در ادامه مباحث قبلی آموزش اتوماسیون اداری، در این جلسه میخواهم آموزشم را با یکی از پرسشهای متداول کاربران در هنگام استقرار یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری در سازمان شروع کنم.
در این جلسه شما را با انواع ویرایشگرهای رایجی که در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، استفاده می‌گردد آشنا می‌کنم و مزایا و کاربردهای هرکدام از این ویرایشگرها را باهم بررسی خواهیم کرد.
در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، ۳ نوع از ویرایشگرهای ذیل می‌بایست وجود داشته باشد تا کاربر بتواند با انتخاب هرکدام از آنها بنا به شرایط خاصی استفاده نماید. ادامه مطلب
در جلسه پنجم آموزش اتوماسیون اداری راجع به کاربرد رعایت سلسله مراتب در سازمان توضیح دادیم. در این جلسه به بررسی مفهوم عطف و پیرو و بازگشت در نامه های اداری خواهیم پرداخت که در مکاتبات اداری بسیار حائز اهمیت است و مربوط به زنجیره مکاتبات نامه (نامه‌های مرتبط) در نامه‌نگاری‌های اداری میشود.
در اصول نامه‌نگاری اداری چه وقت‌هایی از واژه(های) عطف و یا پیرو باید استفاده کرد؟
نامه ها در صورتی که در پاسخ به نامه یا پیرو نامه دیگری ایجاد شده باشند، جهت ایجاد زنجیره مکاتبات و امکان دسترسی به ادامه مطلب
در جلسه پیشین آموزش اتوماسیون اداری در خصوص نحوه پیش‌نویس کردن یک نامه و مراحلی که یک نامه باید در فاز پیش نویس طی کند صحبت کردیم، در هنگام ایجاد یک نامه اداری باید مراتب و مواردی رعایت گردد که عدم رعایت هر کدام از آنها موجب اشکال خواهد بود. یکی از مهمترین اصول در نگارش یک نامه اداری رعایت سلسله‌مراتب اداری است، که رعایت آن از اصول غیر قابل عدول در تهیه و ارسال یک نامه اداری است. ادامه مطلب
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرم‌افزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژه‌های موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 2600 سازمان با گستردگی 600 هزار کاربر با نرم‌افزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.
