کسب و کارها و سازمان‌ها همیشه به گونه‌ای هستند که افراد و سازمان‌های مختلف در آن باهم در ارتباط می‌باشند و برای اهداف گوناگونی، به انجام مکاتبات بین سازمانی نیاز دارند؛ از طرفی می‌دانیم که عصر حاضر، عصر ارتباطات نام دارد و در حال حاضر، راه‌های ارتباطی مختلفی بین سازمان‌ها موجود است، که از لحاظ دقت، سرعت و امنیت باهم تفاوت دارند. در این مقاله از وبلاگ فراگستر، به معرفی و بررسی بهترین ابزار برای مکاتبات بین سازمانی می‌پردازیم؛ تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

تعریف مکاتبه بین سازمانی

هرگونه مکاتبه با خارج از محیط سازمان یا کسب و کار شما با سازمان یا کسب و کار دیگر، مکاتبه بین سازمانی تلقی می‌گردد. حال اگر بخواهیم نگاهی دقیق‌تر به این موضوع داشته باشیم، باید بگوییم که مکاتبات بین سازمانی به دو دسته‌ی کلی تقسیم می‌شوند:

• دسته اول: مکاتبات بین سازمان‌های مرتبط (سازمان‌های یک هولدینگ)
• دسته دوم: مکاتبات بین سازمان‌های غیر مرتبط

دسته‌ی دوم تعداد بسیار بیشتری نسبت به دسته‌ی اول دارند، اما توجه داشته باشید که هر دوی آنها، جزو مکاتبات بین سازمانی محسوب می‌گردند و تنها در دسته‌بندی از هم متفاوت هستند.

فاکتور‌های مهم در انتخاب ابزار مکاتبات بین سازمانی

پیش‌تر اشاره کردیم که راه‌ها و ابزارهای مختلفی برای مکاتبه بین دو سازمان غیر مرتبط وجود دارد و هر کدام از این راه‌ها، دارای معایب و مزایای مخصوص به خود هستند. قبل از معرفی و بررسی این ابزار‌ها، بهتر است تا با فاکتور‌های کلیدی، جهت انتخاب بهترین ابزار برای مکاتبات بین سازمانی آشنا شویم؛ این فاکتور‌ها عبارت‌اند از:

• امنیت
• دقت
• سرعت
• راحتی

حال بیاید این فاکتور‌ها را باهم بررسی کنیم.

امنیت

اطلاعات و داده‌های هر کسب و کار و سازمانی، جزو مهم‌ترین دارایی‌های آن محسوب می‌گردد؛ در همین راستا، به عنوان یک مدیر، همیشه باید به حفظ امنیت اطلاعات و داده‌های کسب و کار یا سازمان خود (به خصوص حین مکاتبه با بیرون از سازمان) توجه ویژه‌ای داشته باشید.

دقت

منظور از دقت، کسب اطمینان از دریافت نامه توسط فرد یا واحد مد نظر در سازمان گیرنده و همچنین توانایی پیگیری از وضعیت نامه پس از ارسال به سازمان مد نظر می‌باشد.

سرعت

زمان یکی از سرمایه‌های مهم هر مدیر و سازمانی محسوب می‌گردد؛ هرچه ابزار ارتباطی که برای سازمان یا کسب و کار خود انتخاب می‌کنید از سرعت بالاتری برخوردار باشد، بهره‌وری کسب و کار و سازمان شما نیز بیشتر خواهد شد.

راحتی

یکی دیگر از فاکتور‌های مهم برای انتخاب بهترین ابزار برای مکاتبات بین سازمانی، فاکتور راحتی می‌باشد. توجه داشته باشید که هرچه سازمان یا کسب و کار شما گسترده‌تر شود، حجم مکاتبات و نامه‌های بین سازمانی شما افزایش خواهد یافت؛ در همین راستا، توصیه می‌کنیم ابزاری را انتخاب نمایید که علاوه بر فاکتور‌های فوق، از راحتی در استفاده نیز برخوردار باشد.

حال که با فاکتور‌های مهم در انتخاب بهترین ابزار‌های مکاتبات بین سازمانی آشنا شدیم، زمان آن فرارسیده است که برخی از ابزار‌ها و روش‌های مرسوم در مکاتبات بین سازمانی را باهم بررسی کنیم ، سپس بهترین راه و ابزار را انتخاب نماییم.

انواع ابزار‌های مکاتبات بین سازمانی

سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف، در گذشته از روش‌های سنتی مانند ارسال از طریق پست و یا پیک، مکاتبات بین سازمانی خود را انجام می‌دادند؛ اما با پیشرفت راه‌های ارتباطی و افزایش سرعت مکاتبات، راه‌های سنتی از بهره‌وری و محبوبیت برخوردار نیستند.

روش‌های سنتی علاوه بر هزینه‌ی بالایی که دارند، از سرعت، دقت و امنیت پایینی برخوردار هستند؛ زیرا ممکن است پیک شما در میان ترافیک اسیر شود و یا نامه‌ها و اسناد از او به سرقت بروند. از طرف دیگر، بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارهای داخلی و خارجی سعی دارند تا حد ممکن استفاده از کاغذ را کاهش دهند و مکاتبات خود را به صورت الکترونیکی و بدون نیاز به کاغذ، انجام بدهند. با توجه به این توضیحات می‌توان نتیجه گرفت که استفاده از این روش مکاتبه‌ای، منسوخ شده است و روش‌ها و ابزار‌های جدیدتری برای انجام مکاتبات بین سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ برخی از این روش‌ها و ابزارها عبارت‌اند از:

• ارسال از طریق فکس
• ارسال از طریق پست الکترونیکی
• ارسال از طریق پروتکل ارتباطی ECE
• ارسال از طریق پروتکل ارتباطی PTP

در ادامه بررسی هر کدام از ابزار‌ها و راه‌های مکاتبه‌ای فوق، فاکتور‌های ذکر شده در قسمت قبل نیز مورد بررسی قرار می‌گیرند؛ با ما همراه باشید.

تصویر ۱ – انواع ابزارهای مکاتبات بین سازمانی

ارسال از طریق فکس

اولین روش و ابزاری که در این قسمت بررسی می‌کنیم، ارسال از طریق فکس می‌باشد؛ یکی از معایب بزرگ استفاده از فکس، کیفیت پایین اسناد و نامه‌های دریافت شده و چاپ شده توسط دستگاه فکس است، البته لازم به ذکر است که بسیاری از سازمان‌ها دارای اتوماسیون‌های اداری هستند که قابلیت پشتیبانی از نرم‌افزار‌های فکس و همچنین دریافت و ارسال فکس با کیفیت بالا را دارند.

اگر بخواهیم با مزایای این روش آشنا شویم، می‌توانیم به راحتی و امنیت بیشتر و همچنین سرعت بالاتر آن نسبت به روش اول اشاره کنیم؛ به نحوی که تنها با اسکن مکاتبات و ارسال آنها به شماره فکس مقصد، مکاتبات شما انجام می‌شود.

اما این ابزار معایبی نیز دارد، مانند:

• عدم امکان پیگیری از وضعیت مکاتبات پس از ارسال
• عدم پشتیبانی از فکس در سیستم اتوماسیون گیرنده
• احتمال رسوب نامه قبل از ثبت در سازمان گیرنده

ارسال از طریق پست الکترونیکی

نسبت به ابزار قبلی، استفاده از پست الکترونیکی، ابزار بهتر و قابل اعتماد‌تری برای انجام مکاتبات بین سازمانی محسوب می‌گردد. پست الکترونیکی به راحتی قابل ارسال است و همچنین از امنیت بسیار بیشتری نسبت به ارسال فیزیکی و یا فکس برخوردار می‌باشد. از مزایای این ابزار می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• سرعت بالا در ارسال مکاتبات
• امنیت بیشتر نسبت به ابزار‌های قبلی
• هزینه‌ی بسیار پایین
• قابل استفاده به صورت ۲۴ ساعته
• قابل دسترسی از طریق تلفن‌های هوشمند و کامپیوتر‌ها

لازم به ذکر است که این ابزار دارای معایب مختص به خود می‌باشد، که برخی از این معایب عبارت‌اند از:

• زمانی که ایمیل ارسال می‌شود، قابل بازگشت نیست.
• احتمالSpam شدن ایمیل‌ها وجود دارد.
• بسیاری از سازمان‌ها و واحد‌ها، ایمیل سازمانی ندارند.
• ممکن است ایمیل ارسال شده در بین انبوه ایمیل‌ها رسوب کند.

شایان ذکر است که اگر سازمان گیرنده دارای سیستم اتوماسیون باشد، ممکن است که سیستم آن قادر به ثبت اتوماتیک نامه‌ها از درون ایمیل نباشد و کاربران مجبور به ثبت دستی اطلاعات باشند، که این امر موجب اتلاف زمان می‌گردد.

ارسال از طریق پروتکل ارتباطی ECE

ابزار و روش دیگری که در این مقاله به معرفی و بررسی آن می‌پردازیم، ارسال از طریق پروتکل ECE (تبادل الکترونیکی مکاتبات) می‌باشد. پروتکل ECE  امکان ارسال نامه‌های بین سازمانی را از طریق سیستم‌های اتوماسیون اداری فراهم می‌کند. با کمک این ابزار ارتباطی، سازمان‌هایی که دارای سیستم اتوماسیون اداری هستند (سیستم‌های اتوماسیون اداری دارای استاندارد ملی)، قادر به ارسال نامه‌ها و انجام مکاتبات بین سازمانی با بالاترین سرعت و بیشترین امنیت می‌باشند. از مزایای این ابزار می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• امنیت: ارسال نامه‌ها به صورت کدگذاری شده
• سرعت: ارسال با کمک شبکه اینترنتی
• دقت: ارسال به گیرنده مورد نظر و توانایی پیگیری نامه
• راحتی: ارسال مکاتبات تنها با چند کلیک

این ابزار و سیستم کاربردی، علاوه بر داشتن فاکتور‌های امنیت، دقت، سرعت و راحتی، دارای فاکتور دیگری به نام قابلیت پیگیری نیز می‌باشد؛ شما با کمک این قابلیت، به راحتی قادر به پیگیری نامه‌های ارسال شده‌ی خود هستید.

برای آشنایی بیشتر با این ابزار، شما را به مطالعه‌ی مقاله « ECE چیست؟» دعوت می‌کنیم.

همان‌طور که کمی پیش اشاره کردیم، لازمه‌ی استفاده از این ابزار و روش، استفاده از سیستم اتوماسیون اداری یا همان اتوماسیون کسب و کار است.

ارسال از طریق پروتکل ارتباطی PTP

آخرین ابزاری که در این مقاله به معرفی و بررسی آن می‌پردازیم، ارسال از طریق پروتکل ارتباطی PTP است. اگر دو سازمان مختلف از یک سیستم اتوماسیون اداری مشترک استفاده نمایند، به راحتی و با استفاده از پروتکل PTP قادر به ارسال مکاتبات خود هستند. از لحاظ سرعت و امنیت، این پروتکل ارتباطی از سرعت و امنیت بیشتری نسبت به روش‌های قبلی برخودار است. در این روش، درگاه امن و مشترکی بین دو سازمان با سیستم اتوماسیون اداری همسان ایجاد می‌گردد، که انجام مکاتبات بین سازمانی را در کمترین زمان ممکن میسر می‌سازد؛ اما این روش و ابزار نیز دارای معایب و محدودیت‌هایی است و یکی از بزرگترین معایب آن، شرط یکسان بودن سیستم‌های اتوماسیون اداری بین دو سازمان می‌باشد.

بهترین ابزار برای انجام مکاتبات بین سازمانی

انتخاب بهترین ابزار برای انجام مکاتبات بین سازمانی، کاری دشوار است، زیرا مدیران باید بر اساس نیاز‌های سازمان یا کسب و کار خود، ابزار مناسب جهت انجام مکاتبات بین سازمانی را انتخاب نمایند؛ اما اگر بخواهیم شما را در این انتخاب یاری کنیم، می‌توانیم ابزار‌های یاد شده را بدین صورت دسته‌بندی کنیم:

1. اگر سازمان شما و سازمان مقصد هر دو از سیستم‌های اتوماسیون اداری استفاده می‌کنید، بهترین ابزار برای انجام مکاتبات اداری، ارسال از طریق پروتکل ارتباطی ECE است؛ همچنین اگر سیستم اتوماسیون اداری بین سازمان‌ها همسان بود، قادر به استفاده از پروتکل ارتباطی PTP نیز هستید.
2. در صورتی که سازمان شما یا مقصد فاقد سیستم اتوماسیون اداری است، بهترین ابزار برای انجام مکاتبات بین سازمانی، ارسال از طریق پست الکترونیکی می‌باشد؛ زیرا هم از سرعت بسیار بالایی برخوردار است و هم راحتی کار با این ابزار بیشتر است.

لازم به ذکر است که تمامی ابزارها و راه‌های بررسی شده، از طریق سیستم‌های اتوماسیون اداری قابل استفاده هستند. سیستم‌ها و برند‌های مختلفی در این حوزه مشغول به فعالیت می‌باشند و یکی از سیستم‌های معروف و پر سابقه در این زمینه، سیستم اتوماسیون اداری فراگستر نام دارد. به کمک این سیستم اتوماسیون اداری، علاوه‌بر ارسال نامه‌ها از طریق پروتکل ارتباطی ‌ECE و PTP، شما می‌توانید نامه‌های خود را به کمک ایمیل و یا فکس نیز به خارج از سازمان خود ارسال نمایید، حتی به سازمان‌هایی که هیچ‌گونه سیستم اتوماسیون اداری ندارند.

تصویر ۲ – مکاتبات بین سازمانی با اتوماسیون کسب و کار فراگستر

کلام آخر و جمع‌بندی

در این مقاله انواع راه‌ها و ابزارهای کاربردی برای انجام مکاتبات بین سازمانی را با هم بررسی کردیم و با معایب و مزایای هر کدام از آنها آشنا شدیم. به‌طور کلی اگر سازمان شما و سازمان مقصد دارای سیستم اتوماسیون اداری با قابلیت پشتیبانی از پروتکل ECE بودند، بهترین ابزار برای مکاتبات بین سازمانی، ارسال از طریق پروتکل ارتباطی ECE می‌باشد، در غیر این صورت راه‌های دیگری مانند پست الکترونیک و فکس را به شما پیشنهاد می‌کنیم.

امیدواریم که مطالعه‌ی این مقاله برای شما مفید و سودمند بوده باشد، همچنین اگر هر گونه سؤالی پیرامون ابزار‌های بررسی شده برای شما به وجود آمده است، حتماً آن را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید. شایان ذکر است که بازنشر این مقاله در بین همکاران و دوستان علاقه‌مندتان، موجب خرسندی ما می‌گردد؛ پیروز و موفق باشید.