آیا واقعاً BPMS بهرهوری را افزایش می دهد؟
یکی از شرکتهای مشاوره مدیریت برتر دنیا ادعا کرده بود که BPMS تا ۴۶ درصد بهرهوری را افزایش میدهد. جای تعجب دارد که آیا تحقق چنین هدفی امکانپذیر است؟ البته این موضوع به شرکت فراگستر در طول پروژههای مختلف BPMS ثابت شده است. در این مقاله به برخی از روشهایی که BPMS باعث افزایش بهرهوری میگردد، اشاره خواهد شد:
اولین عاملی که BPMS از طریق آن باعث افزایش بهرهوری میشود، صرفهجویی بسیار قابل ملاحظه ایست که در طول پروسه تولید نرم افزار ایجاد خواهد نمود. یعنی با داشتن BPMS دیگر لازم نیست تیمی از تخصصهای مختلف مثل برنامهنویس و تحلیلگر را برای زمانی نسبتاً طولانی به خدمت بگیرید. و در زمان بسیار کمتر از روشهای سنتی تولید نرم افزار، میتوانید به سیستم موردنظر برسید.
دیگر مشکلات تولید نرمافزار به روشهای سنتی عبارتست از:
- جزیرهای بودن سیستمها
- مشکل یا حتی غیرممکن بودن اتصال آنها به یکدیگر
- برآورده نشدن اهداف کلی سازمان بنحو مطلوب
- حجم زیاد کار برای طراحی و پیاده سازی این سیستمها
- عدم انعطافپذیری و انطباق سیستمها با تغییرات سازمان و فرآیندهای موجود
- افزایش مداوم هزینههای نگهداری و توسعه نرمافزار
- وابستگی سازمان به تولیدکننده یا یک نرمافزار خاص
- و ….
موسسات مشاوره مدیریت اشاره کردهاند که شما با ۱۵درصد از زمان و انرژی روشهای سنتی تولید نرم افزار، از طریق BPMS به سیستم خواهید رسید. بنابراین صرفه جویی ۸۵ درصدی در مراحل تولید نرم افزار در افزایش بهرهوری بسیار چشمگیر خواهد بود.
مراحل تولید نرمافزار با استفاده از BPMS
در ادامه مراحل تولید نرم افزار بروش مدرن با استفاده از BPMS ارائه گردیده است:
عامل دوم افزایش بهرهوری بوسیله BPMS، انجام مکانیزه امور و فرایندهای سازمانیست. یعنی وقتی شما در شرکت یا سازمان، فرایندها را از طریق BPMS مکانیزه کرده و بصورت مکانیزه انجام میدهید، خیلی از انواع اتلافهای ممکن مثل تاخیر، زمان طولانی پاسخگویی، جابجایی و انتقال را نخواهید داشت.
عامل بعدی افزایش بهرهوری از طریق BPMS، انجام برخی از Taskهای روتین توسط خود سیستم است. یعنی در BPMS شما لازم نیست برای وظایف روتینی که بارها و بارها تکرار میشوند، نیروی انسانی به آن کارها تخصیص داده شود. و سیستم مدیریت فرایندها خودش میتواند آن وظایف را انجام دهد. مانند ثبت سند مالی در سیستم مالی که BPMS میتواند اینکار را انجام دهد و دیگر نیازی به وجود فردی برای ثبت سند وجود ندارد.
کنترل زمان انجام فرایندها از طریق BPMS:
مهندسین صنایع میدانند که یکی از روشهای بهبود فرایندها و سنجش آنها، سنجش زمان و هزینه انجام فرایندها و وظایف داخل آنهاست. برای اینکار روشهای مختلف کارسنجی و زمانسنجی وجود دارد که انجام آنها مستلزم صرف زمان و نیروی انسانی زیادی است. BPMS این قابلیت را دارد که زمان انجام هریک از وظایف را بدون انجام اقدام خاصی محاسبه نموده و در نهایت زمان انجام فرایند را محاسبه کند.
انواع روشهای تخصیص و تقسیم کار:
در خیلی از BPMSها انواع روشهای تخصیص و تقسیم کار وجود دارد. بطور مثال این امکان وجود دارد که کار را By Load تخصیص داد. یعنی کار را به کارتابل فردی بفرستد که حجم کار داخل کارتابلش از بقیه کمتر است. بدلیل این اتفاق، BPMS میتواند باعث حذف گلوگاه از فرایند شود.
قرار دادن مهلت زمانی برای انجام فعالیتها و شناسایی گلوگاهها از طریق ابزار BAM یا Business Activity Monitoring موجود در BPMS عواملیست که در مقاله بعدی به آن پرداخته خواهد شد.
