نامه اداری بخش ثابتی از فعالیتهای سازمانی است که تنظیم آن برای ارتباطات درون سازمان و خارج از سازمان ضروری است. انجام اصولی نامه اداری و رعایت نکاتی که در تنظیم و نگارش نامه اداری باید رعایت شود، مستلزم آشنایی با تعاریف و مفاهیم نامه نگاری است. فرقی ندارد سازمان یا شرکتی که به دنبال بهبود ارتباطات سازمانی خود است، چه تعداد نیروی انسانی یا چه حجمی از مکاتبات دارد. هر سازمانی که به دنبال تقویت مکاتبات سازمانی و وجهه رسمی خود است، باید یکسری تعاریف و استانداردها را رعایت کند تا بتواند نظم لازم را برای پیشبرد اهداف سازمان مهیا کند. نگارش نامه اداری هم یکی از آن استانداردهای سازمانی است.
در این مقاله سعی می کنیم در خصوص نامه اداری و نکاتی که برای نوشتن یک نامه رسمی بدانید، صحبت کنیم. پس از آن انواع نمونه نامه هایی را که سازمان ها و ادارات با آن سر و کار دارند را معرفی کرده و قالب PDF آنها را برای دانلود می گذاریم (نسخه دانلود شده را همراه خود داشته باشید).
این اولین مقاله از سلسله مقالات جامع نامه اداری است که تقدیم شما می شود. پس از مطالعه این مقاله می توانید سایر آموزش های مربوط به نامه و نامه نگاری اداری را از انتهای این مطلب دنبال کنید.
تعریف نامه اداری
اگر بخواهیم تعریفی از نامه اداری داشته باشیم، می توان این تعریف را بهترین دانست :
هر نوشتهای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و بهعنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد یک نامه اداری شناخته میشود.
مشخصات نامه اداری
ویژگیها و مشخصاتی که نامههای اداری را از سایر نامهها متمایز میسازد عبارتاند از:
- شماره
- تاریخ
- عنوان واحد گیرنده
- عنوان واحد فرستنده
- موضوع
- نام و عنوان امضاء کننده نامه
- امضای نامه بهوسیله شخص صلاحیتدار
- تهیه و نگارش نامه روی کاغذهای اداری
- رعایت ضوابط نامهنگاری
انواع نامه اداری
نامه های اداری انواع مختلفی دارند و دستهبندی آنها با توجه به سطح و محتوا انجام میشود. نامههای اداری از نظر سطح به دو دسته نامههای درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم میشوند. اگر این دستهبندی از نظر محتوا باشد نیز به دو بخش نامههای درخواستی و نامههای خبری تقسیم میشوند. این نامهها را علاوه بر موارد یاد شده در دو دسته محرمانه و عادی هم میتوان طبقهبندی کرد.
در ادامه این آموزش به معرفی نامههای اداری درون سازمانی و برون سازمانی میپردازیم.
نامههای درون سازمانی
نامههای درون سازمانی یا داخلی، نامههایی هستند که بین افراد و واحدهای مختلف داخل یک سازمان رد و بدل میشوند. نامهنگاری درونسازمانی نسبتا منعطفتر و سادهتر از نامهنگاری برونسازمانی است و ساختار و چارچوب آن، تا حدی تابع بزرگی سازمان و درجه رسمیت فرهنگ آن است. کاربرد این گروه از نامهها نیز داخلی است.
نامههای برونسازمانی
نامههای برونسازمانی یا بیرونی، نامههایی هستند که از سوی یک سازمان به سازمان یا شرکت دیگر ارسال میشوند. وزارتخانه و نهادهای دولتی، شرکتهای مشتری و تامینکنندگان، از جمله گروههایی هستند که مورد خطاب در نامههای برونسازمانی هستند. نامههای برون سازمانی به 2 دسته نامههای صادره و وارده تقسیم میشوند و رسمیترین نوع نامههای اداری هستند. کاربرد اصلی این گروه از نامهها، برای ارتباط با خارج از سازمان است.
تشخیص انواع نامه ها در اتوماسیون فراگستر
در داخل کارتابل فراگستر به صورت کلی 3 نوع نامه وجود دارد. نامههای داخلی، نامههای وارده و نامههای صادره. سوالی که برای کاربران به وجود میآید این است که چطور میتوانیم انواع این نامهها را در کارتابل فراگستر از یکدیگر تشخیص دهیم. برای اینکار در طراحی اتوماسیون فراگستر، برای هر کدام از این نامهها از یک رنگ خاص استفاده شده است که آنها را از یکدیگر تفکیک میکند.
تشخیص انواع نامه ها در اتوماسیون فراگستر
در تصویر فوق میتوانید انواع این نامهها را در کارتابل اتوماسیون مشاهده کنید. در کنار عنوان هر کدام از این نامهها یک آیکون پاکتنامه قرار دارد. نامههایی که با یک پاکتنامه به رنگ زرد نشان داده شدهاند، نامههای داخلی هستند. اینها نامههایی که داخل یک سازمان ایجاد شدهاند و داخل همان سازمان هم به گردش درآمدهاند. همانطور که از این تعریف پیداست، اگر نامهای داخل یک سازمان به گردش دربیاد اما در آن سازمان ایجاد نشده باشد، همچنان نامه وارده محسوب میشود و رنگ متفاوتی خواهد داشت.
به همین ترتیب، نامههایی که با یک پاکتنامه قرمز رنگ نشان داده شدهاند، نامههای وارده هستند. به عبارتی، اینها نامههایی هستند که از بیرون سازمان وارد واحد دبیرخانه شده و در آنجا ثبت و شمارهگذاری شده و برای شما ارسال شدهاند.
در آخر، نامههایی که با یک پاکتنامه سبز رنگ همراهند، نامههای صادره هستند. این نامهها توسط شما ایجاد شده و توسط دبیرخانه به خارج از سازمان ارسال میشوند. همیشه یک نسخه از این نامهها جهت اطلاع در کارتابل فرستنده قرار میگیرند.
آیا میدانستید با اتوماسیون اداری فراگستر میتوانید نگارش نامهها را بسیار راحتتر و سریعتر انجام دهید؟
اتوماسیون اداری فراگستر امکانات متنوعی را در اختیار شما قرار میدهد که نامهنگاری با استفاده از آن را بسیار راحتتر و سریعتر میکند. از جمله این امکانات میتوان به امکان تایپ صوتی، قابلیت تهیه انواع قالبهای آماده نامه و امکانات سامانه برای ثبت، شمارهگذاری و پیگیری خودکار نامهها دانست. برای آشنایی بیشتر با نحوه نامه نگاری در اتوماسیون اداری فراگستر، میتوانید از لینک زیر بازدید کنید:
انواع نمونه نامه درون سازمانی
نامه درخواست وام:
به نام خدا
جناب آقای/خانم …………….
مدیر محترم واحد مالی شرکت …………….
موضوع: درخواست وام ضروری
با سلام و احترام
اینجانب کارمند شماره …………….که به مدت ……………. سال در قسمت ……………. مشغول به کار هستم به دلیل نیاز مالی تقاضای دریافت وام ضروری به مبلغ ……………. دارم. خواهشمند است دستور مساعدت صادر فرمایید.
با سپاس
نام و نام خانوادگی
تاریخ و امضاء
نامه درخواست تجهیزات:
به نام خدا
جناب آقای/خانم …………….
مدیر محترم واحد …………….
موضوع: درخواست اقلام و تجهیزات
با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار میرساند جهت ……………. به اقلام و تجهیزات زیر احتیاج است. خواهشمند است دستور فرمایید تا مساعدت لازم در این زمینه انجام گیرد.
لیست اقلام و تجهیزات:
1-
2-
3-
4-
با سپاس
مدیر واحد …………….
نام و نام خانوادگی
تاریخ و امضاء
نامه درخواست مرخصی:
به نام خدا
جناب آقای/خانم …………….
مدیر محترم واحد منابع انسانی شرکت …………….
موضوع : درخواست مرخصی بدون حقوق
با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار میرساند اینجانب ……………. با توجه بروز برخی مشکلات خانوادگی / تحصیلی / شخصی تقاضای استفاده از مرخصی بدون حقوق به مدت ……………. از تاریخ ……………. را دارم.
خواهشمند است در صورت امکان با توجه به ضرورت موضوع، با تقاضای اینجانب موافقت و دستورات لازم را در این خصوص صادر فرمایید. پیشاپیش از مساعدت و حسن اعتماد جنابعالی کمال تشکر را دارم.
با سپاس
نام و نام خانوادگی
تاریخ و امضاء
انواع نمونه نامه برون سازمانی
نامه ابلاغیه:
به نام خدا
از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی – معاونت امور سینمایی
به وزارت علوم و تحقیقات و فناوری – اداره کل امور دانشجویان
موضوع: موافقت با بازدید دانشجویان از کارگاههای فیلمسازی
با سلام و احترام
پیرو نامه شماره 2986 مورخ 1399/8/26 به آگاهی میرساند این معاونت با بازدید دانشجویان رشتههای هنری مرتبط، از کارگاههای فیلمسازی وابسته به ادارههای کل فرهنگ ارشاد اسلامی سراسر کشور موافقت میکند.
نام و نام خانوادگی
سمت
تاریخ و امضاء
نامه درخواست همکاری:
به نام خدا
جناب آقای/خانم …………….
مدیریت محترم شرکت سهامی برق منطقه ای تهران
موضوع: درخواست همکاری جهت تامین ابزارآلات نوسازی شبکه برق تهران
با سلام و احترام
نظر بر اطلاعیه شماره 207 به تاریخ 1399/10/17 در خصوص آغاز پروژه عظیم نوسازی شبکه برق شهرستان تهران، شرکت انرژی گستر زرین اصفهان واقع در شمال شهر اصفهان به شماره ثبت ……………. از سال 1371 تاکنون با نهادها و سازمانهای دولتی از جمله شرکت منطقهای برق اصفهان همکاری داشته و در زمینه تامین و واردات تجهیزات نگهداری و نوسازی خطوط برق تجربه کاری بالایی دارد.
این شرکت با داشتن پرسنل متخصص و با تجربه و رزومه کاری قدرتمند و دارای سابقه خوش، درخواست همکاری با سهامی برق منطقه ای تهران را در زمینه مذکور دارد. لذا خواهشمند است با مطالعه رزومه پیوست این نامه، در صورت موافقت با این همکاری مساعدت لازم را مبذول نمایید و نتیجه را به اطلاع این شرکت برسانید. متعاقبا از حسن نظر شما نهایت تشکر را داریم.
نام و نام خانوادگی
سمت سازمانی
تاریخ و امضاء
با خواندن این مقاله دانستید نامه اداری چیست و چه خصوصیاتی دارد و نمونههایی از انواع نامه اداری در اختیار شما قرار گرفت. در ادامه شما را دعوت میکنیم تا برای آشنایی بیشتر با آموزشهای مرتبط با نگارش نامه اداری، مقالات زیر را مطالعه کنید. همچنین فایل آموزشی اصول نامه نگاری اداری در انتهای این صفحه، برای دانلود در اختیار شما قرار گرفته است.
سازمانهای موفق یک ابزار مدیریتی کارآمد اتوماسیون کسب و کار دارند.
اگر مدیر، تصمیم گیرنده یا صاحب کسب و کار هستید، همین حالا وقتشه از مشاوره رایگان ما استفاده کنید تا با ابزارهای مدیریت آسانتر، سریعتر و به صرفهتر آشنا شوید.
