سایز و نوع فونت رسمی در نامه های اداری همراه با نمونه
زمان تقریبی مطالعه: ۵ دقیقه
یکی از رایج‌ترین فعالیت‌ها در سازمان‌ها، نگارش و ارسال نامه اداری به سایر اعضای سازمان و یا مکاتبه با خارج از سازمان است. برای نگارش این نامه‌ها باید از قوائد خاصی پیروی کرد. یکی از قوائدی که شاید بسیاری از افرادی که مسئول نگارش این نامه‌ها هستند از آن آگاه نباشند، سایز و نوع فونت مورد استفاده در این نامه‌هاست. در ادامه به سایز و نوع فونت رسمی در نامه های اداری می‌پردازیم و آن را همراه با یک نمونه به شما نشان می‌دهیم.
نامه اداری را با چه فونتی بنویسیم؟
از جمله نکات مهمی که بایستی در نگارش یک نامه اداری در نظر گرفته شود، رعایت استانداردهای مربوط به سایز و نوع فونت نامه است. به عبارتی، در نگارش نامههای اداری و رسمی از استانداردهای خاصی تبعیت میشود که شامل نوع و سایز فونت مورد استفاده در آنها نیز میشود. با این حال، کاغذهای مورد استفاده در نامههای اداری ممکن است سایزهای مختلفی داشته باشند و با توجه به سایز کاغذ این نامه‌ها، سایز فونت آنها نیز متفاوت خواهد بود. اما چون اصلی‌ترین اندازه‌ای که برای سایز نامه های اداری استفاده میشود، سایز A5 است، ما در این مقاله به نوع و سایز فونت مورد استفاده در نامههای A5 می‌پردازیم.
نکته دیگر هم این است که نوع و سایز فونت مورد استفاده در قسمت‌های مختلف نامه متفاوت است. در ساختار نامه اداری، ۵ جزء و قسمت اصلی وجود دارد. این اجزاء عبارتند از: سرلوحه، عنوان گیرنده، فرستنده و موضوع نامه، متن نامه، مشخصات امضاء‌کننده نامه و گیرندگان رونوشت.
در ادامه به سایز و نوع فونت مورد استفاده در هر یک از این قسمت‌ها می‌پردازیم:
– عنوان گیرنده، فرستنده و موضوع نامه: این عبارات با فونت B Titr و سایز ۱۱ بولد نوشته میشود.
– متن نامه: محتوا و متن اصلی نامه با فونت B Zar و سایز ۱۳ بولد نوشته میشود.
– مشخصات امضاء کننده نامه: این قسمت با فونت B Titr و سایز ۱۱ بولد نوشته میشود.
– مشخصات گیرندگان رونوشت: با فونت B Zar و سایز ۹ بولد نوشته میشود.
– آدرس و مشخصات شرکت: در سربرگ نامههای اداری علاوه بر نشانی دقیق پستی و پایگاه اینترنتی سازمان، نام، شماره تلفن، شماره نمابر و ایمیل آن نیز ذکر شود. این عبارات در سربرگ A5 با فونت B Zar و سایز ۷ بولد نوشته میشود.
در موارد فوق شما می‌توانید به جای فونت B Zar از فونت B Nazanin هم استفاده کنید. در واقع اینها فونتهای رایج نامههای اداری و رسمی در ایران هستند. به خاطر داشته باشید که قواعد متعدد دیگری هم برای نوشتن یک نامه وجود دارد از جمله رعایت فاصله بین خطوط، فاصله و نیم فاصله بین کلمات، میزان حاشیه، علایم و نشانهها.
نمونه سایز و نوع فونت استفاده شده در نامه اداری
در تصویر زیر شما می‌توانید نمونه یک نامه اداری را همراه با سایز و نوع فونت مورد استفاده در یک کاغذ A5 ملاحظه کنید:
نمونه یک نامه اداری را همراه با سایز و نوع فونت مورد استفاده در یک کاغذ A5
آیا می‌دانستید که در اتوماسیون اداری فراگستر می‌توانید نامه‌هایی را که ارسال کرده‌اید پس بگیرید؟!
در اتوماسیون اداری فراگستر این امکان برای شما وجود دارد که تا زمانی که یک نامه توسط مخاطب خوانده نشده است، آن را ابطال کنید. بنابراین اگر اشتباهی در نگارش نامه رخ داد و مثلاً فونت نامه مناسب نبود، می‌توانید با استفاده از این قابلیت، نامه را پس گرفته و مجددا با فونت مناسب نوشته و ارسال کنید. برای آشنایی با نحوه ابطال یک نامه در اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید از لینک زیر بازدید کنید:
ابعاد استاندارد نامه اداری چقدر است؟
سوال دیگری که در رابطه با اندازه‌های استاندارد برای نگارش نامههای اداری میان بسیاری از افراد به‌وجود می‌آید این است که ابعاد استاندارد برای کاغذ نامه اداری چقدر است؟ به عبارتی باید نامه‌ها را روی کدام سایز کاغذ چاپ کرده و یا به صورت الکترونیکی ارسال کنیم؟
اندازه استاندارد کاغذ برای نامه های تجاری و اداری در سطح بین المللی حدود ۸.۵ در ۱۱ اینچ (معادل ۲۱۵.۹ در ۲۷۹.۴ میلی‌متر) است که نزدیک به ابعاد یک کاغذ A4 معمولی محسوب میشود. اما در ایران برای نگارش نامههای اداری هم از کاغذ A4 و هم از کاغذ A5 استفاده میشود. یعنی اگر محتوای نامه کمتر از ۵ سطر باشد از کاغذ با ابعاد A5 و اگر محتوای آن بیشتر از پنج سطر باشد از کاغذ با ابعاد A4 استفاده خواهد شد. رعایت ابعاد استاندارد برای کاغذ نامههای اداری علاوه بر افزایش خوانایی آنها، باعث سهولت در بایگانی اسناد و کاهش اتلاف کاغذ میشود.
لازم است توجه داشته باشید که رعایت ابعاد استاندارد نامه اداری در نامهنگاریهای الکترونیکی نیز اهمیت دارد. زیرا در هر مرحله از فرآیند گردش نامه امکان ضرورت برای چاپ آن وجود دارد. به علاوه، همانند نامههای کاغذی، متن نامههای الکترونیکی هم برای نمایش صحیح نیاز به قالبی با ابعاد متناسب و استاندارد دارند. به همین دلیل در میان قالب‌های متعددی که در انواع نرم‌افزارهای واژه‌پرداز و همینطور در نرم‌افزارهای اتوماسیون مکاتبات سازمانی مانند اتوماسیون اداری فراگستر در اختیار کاربران قرار می‌گیرند، قالب‌های با ابعاد استاندارد برای نگارش نامههای اداری نیز وجود دارند.
سوالات متداول
۱- نامه اداری را باید با چه فونتی بنویسیم؟
برای نگارش نامههای اداری و رسمی از فونتهای خاصی استفاده میشود. این فونتها معمولاً در بخشهای مختلف نامه متفاوت هستند و شامل فونت B Titr برای عناوین و فونتهای B Nazanin یا B Zar برای متن نامه میشوند.
۲- سایز فونت نامه های اداری باید چقدر باشد؟
سایز فونت مورد استفاده در نامههای اداری در بخشهای مختلف نامه متفاوت است و بستگی به اندازه کاغذ مورد استفاده برای نامه نیز دارند. سایز فونت متن اصلی نامه معمولاً ۱۳ بولد است.
