گاهی ممکن هست بخواهید نامه یا ارجاعی را به صورت مخفیانه و به دور از دید دیگران برای مخاطبان خود ارسال کنید. در این حالت سامانه ای که از آن استفاده میکنید باید از مکاتبات دارای طبقه بندی (در سطوح عادی، محرمانه، سری و …) پشتیبانی کند. سامانه اتوماسیون مکاتبات فراگستر با پشتیبانی از طبقهبندی اسناد محرمانه، قابلیت ارجاع محرمانه را برای شما بوجود میآورد. در این مقاله در مورد نحوه استفاده از قابلیت ارجاع محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر و نکات مربوط به آن صحبت میکنیم.
ارجاع محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر
یکی از قابلیت هایی که در سامانه اتوماسیون فراگستر وجود دارد و به شکل ها و انواع مختلفی بنا به نیاز سازمان و سطح دسترسی کاربران در اختیار آنها قرار میگیرد امکان ایجاد نامه های محرمانه و طبقه بندی شده است. یعنی شما میتوایند نامه هایی ارسال کنید که دیگران قادر به مشاهده آنها نباشند مگر اینکه دسترسی به مشاهده نامه های محرمانه داشته باشند.
به همین صورت این امکان هم وجود دارد که وقتی شما نامهای را به چند نفر ارجاع می زنید، اگر بخواهید یکی از ارجاعات کاملا محرمانه باشد و کسی از متن ارجاع شما مطلع نشود، از گزینه ارجاع محرمانه استفاده کنید. موارد استفاده از این قابلیت، معمولاً زمانی است که لازم می شود بین 2 فرد، مثلاً بین 2 مدیر یا بین یک مدیر و یکی از افراد زیرمجموعهاش ارجاع و مکاتبه ای صورت بپذیرد که بقیه افراد سازمان نباید از محتوای ارجاع، دستور یا درخواست مطلع شوند. در این حالت، زمانی که فرد می خواهد ارجاع را برای گیرنده ارسال کند نوع ارجاع را به صورت محرمانه انتخاب میکند و گزینه ارجاع محرمانه را فعال می کند. این به این معنی است که متن ارجاع یا حامشی که برای گیرنده می نویسند صرفا بین فرستنده و گیرنده قابل دیدن است و بقیه افراد سازمان نمی توانند از متن آن و حتی اینکه به چه کسی ارجاع زده شده مطلع شوند. البته برای مدیران ارشد این امکان وجود دارد که با تعریف یک دسترسی، بتوانند همه ارجاعات سازمان یا افراد زیرمجموعه خود را حتی اگر نوع این ارجاعات محرمانه باشند، رویت کنند و بر آنها نظارت داشته باشند.
مراحل ارجاع محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر
برای ارجاع محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر، کافیست تا ابتدا نامه ای را می خواهید روی آن ارجاع بزنید باز کنید و گزینه ارجاع را از بالای صفحه انتخاب کنید.
در مرحله بعد پنجره ای باز میشود که میتوانید در تصویر فوق ملاحظه کنید. در این پنجره چندین گزینه در ارتباط با ارجاع محرمانه وجود دارد که با رنگ قرمز دور آنها خط کشیده شده است. اولین مورد گزینه قرمز شده در سمت بالاست که مربوط به فعال کردن ارجاع محرمانه است.
اما 2 علامت قفل که در پایین پنجره با نوار قرمز مشخص شده اند مربوط به دسترسی به پیوست ها و نامه های مرتبط به این ارجاع محرمانه هستند. این گزینه ها به شما اجازه میدهند دسترسی سایر افرادی که ممکن است در زنجیره این مکاتبات وارد شوند به این پیوست ها و نامه های مرتبط قطع کنید.
همانطور که در تصویر فوق میبینید، برای انجام این کار، پس از کلیک روی آیکون قفل پنجره ای باز میشود که در مقابل پیوست و نامه های مرتبط برای شما امکان تعیین دسترسی را برای نفرات بعدی فراهم میکند. لازم است بدانید که در میان گزینه ها، حالت پیش فرض مربوط به قانونی است که نفر قبلی مشخص کرده است.
نکات ارجاع محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر
در نهایت باید بگوییم که ارجاع محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر، 3 نکته اصلی دارد:
1- پیوستی که در نامه محرمانه قرار میگیرد، اصولا توسط سایرین دیده نمیشود، جز توسط گیرنده. به همین صورت اگر شما ضمن زدن ارجاع محرمانه یک پیوست به آن اضافه کنید، دیگران آن پیوست را نمیبینند.
2- در حالی که اصولا مدیران میتوانند نامه های افراد زیردست خود را ببینید، اما این مسئله در مورد نامه های محرمانه و ارجاعات محرمانه صدق نمیکند. بنابراین تنها فردی میتواند نامه محرمانه را ببیند که دسترسی محرمانه داشته باشد. برای دادن این دسترسی باید مراحل زیر را طی کنید:
در قدم اول مطابق تصویر فوق از قسمت زیرساخت اتوماسیون فراگستر وارد بخش دسترسی به نامه ها و ارجاعات محرمانه میشوید.
همانطور که در تصویر زیر میبینید، در پنجره ای که باز میشود، چندین گزینه در اختیار شماست که با فعال کردن آنها میتوانید دسترسی کاربران را برای مشاهده نامه های محرمانه و یا مشاهده ارجاعات محرمانه فعال کنید.
3- نکته آخر این است که همانطور که پیشتر گفتیم، این قابلیت در هنگام ارجاع محرمانه وجود دارد که در صورت به گردش افتادن ارجاع محرمانه شما توسط گیرنده، شما زنجیره دسترسی افراد بعدی به پیوستها و نامه های مرتبط در آن ارجاع محرمانه را قطع کنید. به این ترتیب از زمانی که شما یا یکی از گیرندگان ارجاع محرمانه این گزینه را قطع کند، دیگر نفرات بعدی در صورت دریافت این ارجاع، امکان مشاهده پیوست ها و نامه های مرتبط با آن را نخواهند داشت.
