داستان موفقیت مجتمع فولاد ظفر بناب

درباره مجتمع فولاد ظفر بناب

مجتمع فولاد ظفر بناب در سال ۱۳۹۰ از طریق کنسرسیوم یک بانک و چند شرکت سرمایه گذاری بزرگ تاسیس گردید و چشم انداز توسعه خود را در ۴ محور زیر تعریف نمود:

۱- تولید اقتصادی ۲ میلیون و ۵۰۰ هزار تن محصولات فولادی

۲- ورود به فرابورس و عرضه سهام شرکت به مردم

۳- بهبود مستمر و تعالی عملکرد

۴- تکمیل پروژه های نیمه تمام و زنجیره ی تولید فولاد

به منظور تحقق چشم انداز فوق، بستر نرم افزاری قابل اتکایی مورد نیاز بود که در ادامه نحوه دستیابی به این مهم را شرح خواهیم داد.

دلایل بکارگیری BPMS در مجتمع فولاد ظفر بناب چه بود؟

این شرکت در روز بیش از ۱۲۰ تریلی محصول در سه شیفت کاری به فروش می رساند. به دلیل تراکنش های مالی روزانه بالا ، طبیعتاً یکی از مهمترین دغدغه های این شرکت مدیریت مکانیزه فرایند تولید، تا فروش محصولات می باشد .

در ابتدا مدیران این مجموعه هیچ شناختی نسبت به سیستم BPMS نداشتند و نیاز اصلی آنها بکارگیری نرم افزارهای یکپارچه جهت مدیریت فرآیند های روزانه در حوزه تولید و لجستیک اعلام شده بود.

با توجه به مشاوره برخی از مشاوران حوزه نرم‌افزار مجتمع فولاد ظفر بناب ترغیب به خرید ERP گردیده بود. حتی برخی از ERP های خارجی را نیز بررسی نمودند ولی به دلایل مختلفی از خرید این نرم‌افزار صرف‌نظر کردند و سراغ BPMS آمدند.

دلیل اصلی این تصمیم نیز از سوی مدیران ارشد این مجموعه بدین‌صورت اعلام‌شده بود که هم سازمان به‌ یکباره درگیر تغییرات بزرگ نشود و هم اینکه با پیاده‌سازی یک BPMS واقعی در مجموعه، بستر مناسبی جهت اجرای یک پروژه ERP موفق را در آینده فراهم نمایند.

پس از بررسی‌های انجام‌شده و برگزاری جلسات ارزیابی و دمو با شرکت‌های مختلف ارائه‌دهنده حوزه نرم‌افزارهای BPMS در کشور، سرانجام شرکت فراگستر به علت تجربه‌ی بالا و موفق در حوزه اجرایBPMS در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ در کشور، به‌عنوان شرکت برگزیده انتخاب گردید.

مهم‌ترین هدف مجتمع فولاد ظفر بناب از راه‌اندازی نرم‌افزار BPMS فراگستر، الکترونیکی نمودن فرایندهای مربوط به فروش محصول و یکپارچگی بین نرم‌افزارهای فروش، مالی،CRM و همچنین مدیریت و پایش لحظه‌به‌لحظه فرایندها و عملکرد کارکنان سازمان بود.

همراهی فراگستر و تیم راهبری پروژه مجتمع فولاد ظفر بناب

بعد از سپری شدن مدت‌زمان آموزش نرم‌افزار، کارشناسان فراگستر پیش‌بینی کردند برای اینکه پروژه به خروجی مطلوب برسد و به‌نوعی به خواسته مشتری پاسخ داده شود، باید زمان بیشتری در کنار این شرکت باشند و ساخت فرایندهای اولیه را بر عهده بگیرند تا به این شکل هم در کمترین زمان به نیازمندی اولیه مشتری پاسخ داده شود و هم کارشناسان خریدار در حین ارائه این خدمات ، آموزش‌های بیشتری فراگیرند.

همزمان با اجرای پایلوت اولین فرایند، کارشناسان فراگستر در کنار این شرکت بودند تا علاوه بر آموزش‌های مجدد عملی و تئوری، در جهت فرهنگ‌سازی استفاده از این ابزار نیز با تیم راهبری پروژه همکاری نمایند

دستاوردهای اجرایBPMS فراگستر در مجتمع فولاد ظفر بناب

یکی از دستاوردهای اصلی به‌کارگیری BPMS در مجتمع فولاد ظفر بناب، بهینه‌سازی فرایند فروش محصولات است. به این صورت که در حال حاضر با استفاده از این فرایند، مشتری از هر نقطه از کشور درخواست خرید محصولات را به‌صورت کاملاً الکترونیکی به شرکت اعلام نماید.

سیر گردش کار بدین صورت اجرا گردید که :

مطابق درخواست مشتری، پیش فاکتور در سیستم صادر می‌گردد. سپس مدیر فروش برمبنای مقایسه موجودی انبار و پیش فاکتورهای صادرشده، درخواستهایی که امکان تأمین آن وجود داشته باشد را مشخص و تائید می‌نماید.

بعد از تبدیل پیش فاکتور به فاکتور، یک نسخه از فاکتور به‌صورت آنلاین به واحد حراست جهت بازرسی و یک نسخه برای واحد ترابری برای صدور حواله باربری ارسال می‌شود.

این روال قبلاً کامل دستی و به‌صورت کاغذی انجام می‌شد که در حال حاضر در فرآیندهای تعریف‌شده در نرم‌افزار BPMS فراگستر جاری است

در هنگام بارگیری، هر تریلی بر روی چندین باسکول قرار می‌گیرد و بعد از بارگیری محصولات، یک‌بار وزن‌کشی انجام می‌شود و مجدداً برای بارگیری محصول بعدی فاکتور بر روی باسکول دیگر قرار می‌گیرد. این فرایند همچنان ادامه می‌یابد تا تمامی محصولات مندرج در یک فاکتور بارگیری شود. در این مرحله وزنی که از کلیه باسکول‌ها در فرایند، ثبت‌شده با وزن محصولات در فاکتور مقایسه می‌شود. درنهایت بعد از نهایی شدن فاکتور، موجودی انبار نیز به‌صورت آنلاین به‌روزرسانی می‌شود.

نکته حائز اهمیت این است که به دلیل وابستگی موجودی انبار با تولید، فرایند تولید به‌صورت مجزا ساخته شد و در تعامل کامل با فرایندهای فروش و انبار قرار گرفت.

تصاویری از فرایند فروش پیاده شده در نرم افزار BPMS

نمونه ای از فرمهای مربوط به فرآیند فروش

تعداد از گزارشات ساخته شده در سیتسم BPMS

بعد از ا اجرای موفق فرایند فوق در شرکت فولاد، به درخواست مدیر واحد فروش، کارشناسان فراگستر اقدام به ساخت گزارشات مورد نیاز شرکت نمودند. برخی از گزارشات ساخته شده عبارت اند از :