تاریخچه BPM

سازمانها را میتوان به دوگونه سنتی و مدرن تقسیم بندی نمود. در سازمانهای سنتی ساختارهای سلسه مراتبی را از طریق چارتهای سازمانی طراحی می‌نمودند و واحدهای عمودی که عموما در قالب معاونت‌ها و مدیریت‌ها تفکیک می‌شدند، هدف و وظیفه مشخصی را دنبال می‌نمودند.

ایده BPM چگونه شکل گرفت؟

این ایده که کار میتواند به شکل فرآیند ترسیم شود و بهبود فرآیند برابر با بهبود کار باشد، ایده جدیدی است که در اواخر قرن اخیر بطور جدی مطرح گردید. تاریخ پیدایش این ایده پیدایش آن به دوره فردریک تیلور باز میگردد. ایده BPM زاییده تلاش تیلور و همکارانش برای توسعه مهندسی صنعتی پیشرفته میباشد.

جهش بعدی BPM، فرآیندی بود ترکیب شده از ایده تیلور و با کنترل فرآیند آماری یا SPC(Statistical Process Control) که توسط شوارد( Shewart)، دمینگ (Deming) و جوران (Juran) طرحریزی شد. این نگارش از مدیریت فرآیند شامل اندازه‌گیری و محدودیت‌های نوسانات فرآیند و بهبود مستمر به جای بهبود مقطعی بود و به کارکنان اجازه میداد تا بتوانند فرآیندهای خود را بهبود بخشند.

شرکت‌های ژاپنی که در آن زمان در حال جنگ بودند میبایست علاوه بر جنگ، کسب و کار خود را پوشش و بهبود میدادند و جهانی مینمودند. بنابراین شرکت تویوتا این ایده را اتخاذ کرد و ایده BPM را اجرا نمود. سیستم تولید تویوتا (TPS یا Toyota production system) پس از کسب موفقیت‌های بزرگ پس از اجرای BPM مشهور شد و شرکت های امریکایی نیز از این ایده استفاده نمودند.

حتما بخوانید: تجربه موفق پیاده سازی Bpms در شرکت Adidas

این ایده در حال حاضر از مطرح‌ترین ایده‌های بهره‌وری و تعالی سازمانی است که با حضور نرم‌افزارهایی در این زمینه تحت عنوان BPMS مورد استقبال شدید سازمان ها و شرکت‌ها واقع شده است.

نقش BPM در تبدیل سازمان سنتی به مدرن

در نتیجه سازمانها را میتوان به دوگونه سنتی و مدرن تقسیم‌بندی نمود. در سازمانهای سنتی ساختارهای سلسه مراتبی را از طریق چارتهای سازمانی طراحی می‌نمودند و واحدهای عمودی که عموما در قالب معاونت‌ها‌، مدیریت‌ها تفکیک می‌شدند، هدف و وظیفه مشخصی را دنبال می‌نمودند.

در سازمانهای سنتی، ارتباط بین واحدها بصورت عمودی انجام می‌پذیرد. برای مثال برای ارجاع یک کار از سطح کارشناسی مدیریت A به سطح کارشناسی مدیریت B، کار از سطح کارشناسی مدییرت A به سطح مدیریت A و سپس از طریق مدیریت A به مدیریت B و در نهایت از طریق مدیریت B به سطح کارشناسی مدیریت B ارجاع میشوند. این ساختار سلسه مراتبی را به وفور میتوان در واحد های تولیدی، ادارت دولتی و … مشاهده نمود.

بیشتر بخوانید: چطور تکنولوژی‌های جدید IT را در سازمان‌های سنتی پیاده‌سازی کنیم؟

هدف از تعریف ساختارها بصورت بخشهای عمودی این بود که بخشی از سازمان بتواند افراد و فعالیتهای مرتبط با آنان را مدیریت و کنترل نماید. از این رو خدمت رسانی و خروجی سازمان در اثر تعامل و ارتباط بین چند بخش عمودی محقق میشود. برای مثال برای فروش یک محصول همکاری بین معاونت بازرگانی و معاونت مالی میبایست رخ دهد تا فروش به مشتری و ثبت عملیات مالی آن انجام پذیرد. بدیهی است وقتی که سازمان به اجزای عمودی تفکیک میشود نمیتوان یک نظارت و دید همه جانبه به آن داشت. زیرا فعالیتها و مدیریت فعالیتهای هر بخش فقط توسط خودشان قابل بررسی و گزارش دهی خواهد بود و از آنجایی که اطلاعات در واحدها بصورت عمودی و جزیره ای به حرکت در می‌آیند؛

سوالات زیر همواره برای سازمانهای سنتی مطرح بوده است:

•  آیا فرآیندهای سازمان بدرستی اجرا و پیگیری میشوند؟
•  آیا دستورالعملها و قوانین در این ساختار جزیره ای و بدون اطلاع واحدها از یکدیگر بصورت صحیح اعمال میشوند؟
•  آیا کارها در زمان خود در حال انجام هستند؟
•  آیا میتوان به سادگی کارآمدی فرآیند را در سطح سازمان، مورد بررسی و پایش قرار داد؟

اما سازمانهایی که فرآیند محور هستند، فرآیندها در سطح سازمان تعریف شده و از واحدهای عمودی عبور مینمایند و فعالیتها در مرکز فرآیندها قرار دارند. از این رو وظیفه مدیریت بخشهای عمودی صرفا معطوف مدیریت افراد و اجرای فرآیندهاست. فهم سازمان بر پایه فرآیندها بنا نهاده شده است و شاخص‌هایی برای ارزیابی عملکرد آنها تعریف شده است. مالکین فرایندها درک صحیح از فرایندهایشان از ابتدا تا انتها دارند و براساس شاخصهای تعریف شده در فرآیندها میدانند دقیقا چه اتفاقی برای فرآیندهایشان درحال وقوع است.

نکته مهم

بنابراین این فرآیندها هستند که فارغ از نگاه بخشی، تعیین میکنند، چه کسی در چه زمانی، چه فعالیتی را به انجام برساند.

با ویژگیهای مطرح شده و افزایش شفافیت در عملکرد و در اختیار داشتن اطلاعات و انسجام در سطح سازمان نه فقط یک بخش، بلکه مالکین فرآیندها یا ذینفعان مربوطه میتوانند تصمیمات به موقع با نگاه همه جانبه اتخاذ نمایند. این تصمیمات در دو سطح قابل بررسی است. تصمیماتی که منجر به بهبود فرآیند میشود که از این پس با نام بهبود فرآیند یاد خواهد شد و تصمیماتی که منجر به نتیجه مطلوب برای یک مورد از فرآیند میگردد.

راهکارهای پیاده سازی BPM در سازمان چیست؟

BPM مخفف Business Process Management میباشد. فلسفه وجودی BPM، بهبود کارایی مدیریت است. در واقع برای کسب این نتیجه میبایست فرایندها مدل، خودکار، یکپارچه، پایش و بهینه شوند. حال سوالی که مطرح میشود این است که چگونه باید این فرآیندها را مدلسازی نمود؟ آیا زبان استانداری برای این موضوع وجود دارد؟ آیا این زبان استاندارد توانایی استفاده از نمادهای گرافیکی برای انتقال سریع مطالب و فهم بهتر را دارد؟ آیا این زبان تطابق کامل با BPM را دارد؟ آیا قدرت این زبان به گونه‌ای است که با آن بتوان تمام فرآیندهای سازمان را طراحی نمود بطوریکه سازمان در بین این فرآیندها معنی پیدا نماید؟

خوب است بدانید: آشنایی با BPMN