بر اساس اطلاعات کیفی و فنی که از تامین‌کنندگان کسب می‌شود و همچنین اطلاعات عملکرد گذشته تامین‌کنندگان، شناسایی و ارزیابی تامین‌کنندگان و بروزرسانی لیست سیاه انجام می‌گیرد تا در نهایت برنامه عملیاتی تامین نیازمندی‌ها که زمان، هزینه‌، اولویت‌ها و مکانیزم‌های اجرایی تامین نیازمندی‌های را در یک دوره زمانی مشخص تعیین می‌کند تدوین می‌شود.

سپس بر اساس این برنامه و لیست مشخصات تامین‌کنندگانی که صلاحیت و شایستگی کیفی و فنی لازم برای تامین‌ کالا و خدمات مورد نیاز را دارند منبع یابی آغاز می‌گردد و مذاکره با تامین‌کننده تا حصول نتیجه ادامه می‌یابد. سپس تایید لازم برای عقد تفاهم‌نامه با تامین‌کننده از مدیریت ارشد دریافت می‌گردد و پس از تایید مدیریت ارشد و همچنین ذینفعان تامین، متن تفاهم‌نامه براساس ابعاد حقوقی، مالی و فنی و با همکاری واحد حقوقی تنظیم شده و هریک از طرفین نسبت به امضا و تایید رسمی آن اقدام می‌کنند.