اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) چیست و چه تفاوتی با BPM و BPMS دارد؟

زمان و پول از ارزشمندترین دارایی‌های هر سازمان محسوب می‌شوند و صرفه‌جویی در مصرف آنها اهمیت زیادی دارد. یکی از بهترین ابزارهایی که به اشکال مختلف به شما کمک می‌کنند تا در زمان و هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید، ابزارهای “اتوماسیون فرآیند کسب و کار” یا BPA است. اتوماسیون فرآیند کسب و کار به شما کمک می‌کند تا بخش زیادی از وظایف لازم برای اجرای فرآیندهای کسب و کار را که مربوط به کارهای تکراری و اداری است، خودکارسازی کرده و به ماشین‌ها بسپرید تا زمان و پول سازمان را برای انجام کارهای مهم‌تر صرف کنید. در این مقاله ضمن تعریف اتوماسیون فرآیند کسب و کار یا BPA به تفاوت‌های آن با BPM و BPMS می‌پردازیم.

منظور از اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) چیست؟

بخش زیادی از زمان کارکنان در روز صرف انجام کارهای اداری، کاغذبازی و ورود داده‌ها می‌شود. این موضوع باعث می‌شود که کارکنان و به تبع آنها سازمان توانایی تمرکز روی ایده‌های خلاقانه را نداشته باشند و این موضوع هزینه‌های گزافی را بر دوش سازمان‌ها می‌گذارد. اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار یا BPA یکی از ابزارهایی است که شما را قادر می‌سازد که تا مسئولیت این وظایف را از دوش کارکنان سازمانتان برداشته و به ماشین‌ها بسپرید. BPA با استفاده از فناوری‌های کامپیوتری، فرآیندهای کسب و کار شما را با کمترین مداخله انسانی خودکارسازی می‌کند. منظور از فرآیند کسب و کار نیز مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی است که برای دستیابی به یک هدف سازمانی خاص، مانند تولید محصول، استخدام کارکنان یا جذب مشتریان جدید استفاده می‌شود.

بنابراین، BPA یا Business Process Automation ابزاری برای خودکارسازی فرآیندها و فعالیت‌های پیچیده سازمان است و مواردی فراتر از کارهای معمولی مثل ثبت داده‌ها و سوابق را خودکارسازی می‌کند. BPA می‌تواند فرآیندهای کسب و کار شما را ساده‌سازی کند، به تحول دیجیتالی در سازمانتان کمک کند، کیفیت خدمات را افزایش دهد و در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی کند. BPA همچنین به متخصصان سازمان کمک می‌کند تا وظایف خود را بهتر انجام دهند. BPA شامل مجموعه گسترده‌ای از ابزارها و فناوری‌هاست که مهم‌ترین از آنها عبارتند از:

• اتوماسیون گردش کار

این ابزارها به شما کمک می‌کند تا گردش‌کارها، اسناد و اطلاعات را در سراسر سازمانتان بر اساس قوانین از پیش تعریف‌شده خودکارسازی کنید. این ابزارها همچنین به گونه‌ای ساخته می‌شوند که استفاده از آنها نیاز به دانش برنامه‌نویسی نداشته باشد. از نمونه‌های مطرح این ابزارها می‌توان به نرم‌افزار اتوماسیون اداری اشاره کرد.

• اتوماسیون رباتیک فرآیندها یا RPA

این نوع ابزارها، ربات‌هایی هستند که برنامه‌ریزی شده‌اند تا نحوه تعامل انسان با سیستم‌های کامپیوتری را تقلید کنند تا بتوان کارهای اداری تکراری را به آنها سپرد. این ربات‌ها می‌توانند داده‌ها را بخوانند و در سیستم ثبت کنند، سیستم‌های کامپیوتری را کنترل کنند و اصولاً هر وظیفه‌ای را که بر اساس یک سری قوانین، از پیش تعریف شده باشد، انجام دهند.

• اتوماسیون هوش مصنوعی

اینها نرم‌افزارهایی هستند که از یادگیری ماشین و سایر ابزارهای هوش مصنوعی برای ایجاد و بهینه‌سازی مدل‌های لازم برای خودکارسازی فرآیندهای سازمان استفاده می‌کنند.

BPA چه تفاوتی با BPM و BPMS دارد؟

تا اینجای کار با تعریف BPA و ابزارهای آن آشنا شدید. اما برای شناخت بهتر BPA باید تفاوت آن با BPM و BPMS را نیز بدانید. این اصطلاحات بسیار به هم نزدیک بوده و ممکن است برای شما گیج‌کننده باشند، اما تفاوت‌های زیادی میان آنها وجود دارد.

• برای شروع ابتدا به تفاوت میان BPA با BPMS می‌پردازیم:

BPMS به نرم‌افزارهایی گفته می‌شود که به شما اجازه می‌دهد تا تمامی فرآیندهای کاری سازمان خود را به صورت قابل پیش‌بینی مدل‌سازی، ویرایش و اجرا کنید و در نهایت اثربخشی آنها را تجزیه و تحلیل کرده و در صورت ضرورت اصلاحات لازم را انجام دهید. در مقابل، BPA تنها از تکنولوژی‌هایی مانند اتوماسیون فرآیند رباتیک یا هوش مصنوعی برای اتوماسیون استفاده می‌کند و خبری از مدل‌سازی یا بهینه‌سازی فرآیندها در آن نیست.

در واقع BPMS با فراهم کردن امکان مدل‌سازی فرآیندها و نظارت بر عملکرد آنها، به شما اجازه می‌دهد تا ناکارآمدی‌های موجود در فرآیندهای سازمانی خود را شناسایی کرده و برای بهبود آنها اقدام کنید. در مقابل، BPA ابزارهایی کامپیوتری برای ساده‌سازی و خودکارسازی فرآیندها و گردش‌کارهای از پیش تعریف شده سازمان است و استفاده از آن نیازی به مدل‌سازی از سمت سازمان بهره‌بردار ندارد. برخی از رایج‌ترین موارد استفاده از BPA شامل خودکارسازی گردش ارسال نامه‌ها، ایجاد و ارسال فرم‌ها و مدیریت تقویم و جلسات است. BPA با حذف کارهای دستی روزمره در زمان و هزینه سازمان شما صرفه جویی کرده و توان رقابتی آن را افزایش می‌دهد.

• حال نوبت به تفاوت میان BPA با BPM می‌رسد:

مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM، به روش‌ها و تکنیک‌هایی گفته می‌شود که با استفاده از آن می‌توانید فرایندهای سازمان خود را طراحی، مدل‌سازی، اجرا، نظارت، تجزیه و تحلیل و بهینه‌سازی کنید. همانطور که می‌بینید، مدل‌سازی فرآیندها و بهینه کردن این مدل‌ها، در اینجا هم از تفاوت‌های BPA با BPM محسوب می‌شود. از سوی دیگر، هدف اصلی BPM بهینه‌سازی تمامی فرآیندهای کاری در یک سازمان است و تنها یک چهارچوب برای انجام این کار در اختیار شما قرار می‌دهد. در مقابل، BPA یک ابزار است که برای خودکارسازی فرآیندهایی خاص مورد استفاده قرار می‌گیرد.

BPM و BPA هر دو تلاش می‌کنند تا کارها و فرآیندهایی را که تکراری و قابل پیش‌بینی هستند، بهبود بخشیده و هزینه‌ها و خطاهای سازمان را کاهش دهند. با این حال، روشی که برای دستیابی به این هدف دارند، متفاوت است. BPM الگویی برای مدل‌سازی، نظارت و بهینه‌سازی فرآیندها ارائه می‌دهد، اما BPA می‌تواند آنها را خودکارسازی کند. به همین خاطر می‌توان از هر 2 اینها در کنار هم استفاده کرد. برخی دیگر از تفاوت‌های BPA با BPM عبارتند از:

• BPM یک سازوکار و چهارچوب برای مدیریت فرآیندهاست، در حالی که BPA از ابزارهای دیجیتالی برای خودکارسازی فرآیندهای سازمان استفاده می‌کند.
• BPM بر بهبود فرآیندهای سازمان تمرکز دارد ولی آنها را خودکارسازی نمی‌کند، در حالی که BPA فرآیندهای دستی موجود را خودکار می‌کند ولی با بهینه‌سازی اصل فرآیند کاری ندارد.
• BPM می‌تواند از BPA استفاده کند. BPM ضمن تجزیه و تحلیل نحوه عملکرد کسب و کار، شما را قادر می‌سازد تا فرآیندهایی را باید با BPA ساده‌سازی و خودکار شوند شناسایی کنید. BPM و BPA در کنار هم می‌توانند ارزش بیشتری برای سازمان ایجاد کنند.
• هر 2 اینها برای کمک به کسب‌وکارها طراحی شده‌اند تا فرایندهایشان را خودکار و بهینه کنند. با این‌حال، روشی که آن‌ها این کار را انجام می‌دهند کاملاً با یکدیگر متفاوت است.
• BPM یک رویکرد جامع برای بهبود فرایندهای کسب‌وکار است آنها را به یکدیگر متصل کرده و برای دستیابی به اهداف سازمان بهینه‌سازی می‌کند.
• مراحل BPM شامل طراحی، مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی فرآیندهاست. در حالی که BPA صرفاً از فناوری برای خودکارسازی کارهای متوالی در فرآیندها استفاده می‌کند.
• تمرکز BPA بر بهبود کارایی شرکت از طریق فناوری و خودکارسازی کارهاست، اما رویه‌های اساسی مربوط به فرآیند را تغییر نمی‌دهد. در مقابل، BPM به دنبال ایجاد تغییر در فرآیندها و گردش کار آنها برای بهینه‌سازی آنها و بهبود عملکرد سازمان است.

چرا باید فرآیندهای کسب و کارمان را خودکارسازی کنیم؟

اهمیت BPA و خودکارسازی فرآیندهای سازمان تنها مربوط حذف کاغذ از این فرآیندها و دیجیتالی کردن آنها نیست. بلکه شما می‌توانید با BPA فرآیندهای کاری سازمانتان را با هزینه کمتر، خطای کمتر و با سرعت بیشتر انجام دهید. برخی دیگر از دلایل اهمیت خودکارسازی فرآیندهای سازمان با BPA عبارتند از:

• پیشبرد تحول دیجیتال

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار می‌تواند گامی مهم برای شروع تحول دیجیتال در سازمان شما باشد و کارکنان را برای پذیرش فرهنگ دیجیتالی شدن کارها آماده می‌کند. به ویژه اگر ابتدا فرآیندهای ناکارآمد را خودکارسازی کنید، می‌تواند برای کارکنان و حتی مدیران سازمان برای پیشبرد تحول دیجیتال ایجاد انگیزه کند.

• افزایش شفافیت کارها

خودکارسازی فرآیندها نیازمند مشخص شدن نقش و وظیفه هر یک از افراد دخیل در آنهاست. این مساله در کنار سیستمی شدن کارها باعث افزایش شفافیت می‌شود و مدیران به راحتی می‌توانند بر گردش کارها و عملکرد کارکنان نظارت موثر داشته باشند. در نتیجه مسئولیت‌پذیری کارکنان نیز افزایش می‌یابد.

• ساده‌سازی فرآیندها

یکی از دلایل دیگر اهمیت اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار این است که باعث ساده‌سازی آنها می‌شود. با ساده شدن فرآیندها، اجرای آنها راحت‌تر می‌شود، سرعت کارها افزایش پیدا می‌کند، اطلاع‌رسانی در مورد آنها ساده‌تر می‌شود و حتی تجزیه و تحلیل عملکرد افراد و میزان بهینه‌بودن فرآیندها نیز آسان‌تر می‌شود.

• پیروی بهتر از مقررات

با خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار، ضمن افزایش شفافیت کارها، تمام اطلاعات آنها نیز ثبت و نگهداری می‌شود. این اطلاعات می‌تواند به ارائه گزارشات قانونی لازم کمک کند. BPA می‌تواند مستقیماً با خودکارسازی فرآیندهای قانونی نیز پیروی از قوانین را تسهیل کند.

• استاندارد کردن فرآیندها

وقتی فرآیندهای سازمان‌تان را خودکار می کنید، باعث می‌شود تا بتوانید هر بار انتظار یک نتیجه ثابت را از آن داشته باشید. استانداردسازی این فرآیندها به قابل اعتماد شدن سازمان شما کمک کرده و در نتیجه افزایش تعداد مشتریان شما خواهد انجامید.

• افزایش رضایت مشتریان

جلب رضایت مشتریان برای هر کسب و کار و سازمان موفقی ضرورت دارد. خودکارسازی و بهینه‌کردن فرآیندهای سازمان به شما کمک می‌کند تا به راحتی انتظارات مشتریان برآورده کرده و رضایت آنها را جلب کنید. جلب رضایت مشریان در طول زمان، وفاداری آنها را به سازمان شما افزایش می‌دهد.

کاربردهای متداول اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار یا BPA چیست؟

حال که دانستید اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار یا BPA چیست و چرا اهمیت دارد، نوبت به بررسی کاربردهای آن است. BPA برای خودکارسازی فرآیندهای مربوط به واحدهای مختلف یک سازمان کاربرد دارد:

• فرآیندهای واحد بازاریابی

به عنوان نمونه، شرکت‌ها می‌توانند از ابزارهای BPA برای خودکارسازی ایمیل مارکتینگ (بازاریابی ایمیلی) و ارسال ایمیل به لیست مشتریان در یک زمان‌بندی از پیش تعیین شده استفاده کنند تا هزینه‌های اجرای دستی کمپین‌های تبلیغات ایمیلی را کاهش دهند. همچنین با استفاده از ابزارهای BPA می‌توان مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) یا سایر تلاش‌های بازاریابی را سیستماتیک کرد و حتی کارهایی مانند هدف قرار دادن مشتریان با پیام‌های خودکار در رسانه‌های اجتماعی را از طریق این نرم‌افزارها انجام داد.

• فرآیندهای واحد منابع انسانی

ابزارهای BPA مانند سیستم‌های اتوماسیون مدیریت منابع انسانی می‌توانند طیف وسیعی از وظایف منابع انسانی، از جمله پردازش درخواست‌های استخدامی، زمان‌بندی مصاحبه‌ها، ارسال پیشنهادات شغلی، استقرار نیروهای جدید، مدیریت حقوق و دستمزد و مدیریت مزایا را خودکارسازی کنند. این سیستم‌ها همچنین می‌توانند با استفاده از تجزیه و تحلیل داده به آگاهی بیشتر از راه‌های افزایش بهره‌وری نیروی کار دست یابند.

• فرآیندهای واحد فروش

راهکارهای اتوماسیون فرآیندهای فروش مانند Salesforce و سایر سرویس‌های نرم‌افزاری (SaaS) تیم‌های فروش را قادر می‌سازند تا زمان کمتری را صرف ثبت فعالیت‌های مربوط به معاملات کرده و زمان بیشتری را برای برقراری تماس‌های تلفنی که منجر به جذب بیشتر مشتریان جدید می‌شود، صرف کنند. این ابزارها می‌توانند وظایف تکراری مربوط به فرآیند فروش مانند تشخیص کیفیت لیدها و فرصت‌های فروش با توجه به سفر خریدار، سپردن مشتریان بالقوه به نمایندگان فروش متناسب آنها و پیش‌بینی فروش با پشتوانه داده‌ها را خودکارسازی کنند.

• فرآیندهای واحد مالی و حسابداری

با استفاده از BPA و خودکارسازی فرآیندهای تکراری مربوط به واحد مالی و حسابداری، سازمان‌ها می‌توانند زمان خود را صرف کارهای مهم‌تر مانند تجزیه و تحلیل داده‌ها، تعیین استراتژی و همکاری با ذی‌نفعان کنند. به عنوان مثال با استفاده از BPA برای خودکارسازی مدیریت حساب‌های پرداختنی (AP)، ثبت داده‌ها به صورت خودکار انجام می‌شود، صورتحساب‌ها به طور خودکار با اسناد مطابقت داده می‌شوند و تاییدیه‎‌ها نیز به طور خودکار پیگیری می‌شوند. این باعث کاهش خطاهای موجود در داده‌ها شده و با نظارت هوشمند از دستکاری در آنها جلوگیری می‌کند.

کلام آخر

خودکارسازی فرآیندهای سازمانی و کارهای اداری تکراری نقش مهمی در صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های یک سازمان دارد. به همین دلیل است که راهکارهای BPA یا اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار در میان مدیران سازمان‌ها محبوبیت زیادی پیدا کرده است. BPA کارکنان سازمان را نیز قادر می‌سازد تا زمان بیشتری را به کارهای مهم‌تر اختصاص دهند. اتوماسیون اداری فراگستر یکی از بهترین نمونه‌های راهکارهای BPA در ایران است که به شما امکان می‌دهد تا گردش مکاتبات، فرم‌ها و سایر کارهای روتین اداری در سازمانتان را خودکارسازی کنید. برای آشنایی بیشتر با امکانات اتوماسیون اداری فراگستر می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.