اطلاع رسانی سررسید تاریخ انقضای اسناد در مدیریت مستندات فراگستر

در زیرسیستم مدیریت مستندات اتوماسیون اداری فراگستر قابلیتی ایجاد شده است تا با تعیین تاریخ اطلاع رسانی برای انقضای اسناد، از طریق سیستم اتوماسیون اداری و با استفاده از روش‌های ارسال پیامک، ایمیل و یا نامه سیستمی نزدیک شدن به تاریخ انقضای سند، به کاربر به صورت خودکار پیش از اتمام تاریخ انقضا هشدار داده شود.

تاریخ انقضای اسناد به معنای بازه زمانی مشخصی است که سند دیگر اعتبار قانونی، فنی یا کاربردی ندارد. اهمیت تعریف و مدیریت تاریخ انقضای سند در مدیریت اسناد از چند جهت حیاتی است:

1- بروزرسانی اسنادی که نیاز به تجدید اعتبار دارند

برخی از اسناد مانند: گواهینامه‌ها، اعتبارنامه‌ها، مجوزها و…. داراری تاریخ مشخصی هستند که پس از اتمام آن نیاز به تجدید اعتبار از طرف سازمان متولی دارند.

سازمان‌ها نیازمند دقت در خصوص سررسید اعتبار این اسناد می‌باشند.

2- پایبندی به الزامات و استانداردها

بسیاری از سازمان‌ها موظفند بر اساس قوانین با استانداردهای صنعت خود ( مانند ISO، GDPR، HIPPA و …) اسناد را فقط در مدت زمان مشخصی نگهداری کنند. تعریف تاریخ انقضا کمک می‌کند که سازمان از جریمه‌های قانونی به دلیل نگهداری بیش از حد یا حذف زودهنگان اسناد مصون بماند.

3- بهبود امنیت اطلاعات

اسناد قدیمی و منقضی شده ممکن است حاوی اطلاعات حساس یا محرمانه‌ای باشند که دیگر نیاز به آن‌های نیست و نگهداری بی‌دلیل‌شان ریسک نشت اطلاعات را افزایش می‌دهد. مدیریت تاریخ انقضا امکان حذف یا آرشیو به موقع را فراهم می‌سازد.

نحوه‌ی فعال‌سازی اطلاع‌رسانی سررسید تاریخ انقضای سند در سیستم

برای فعال کردن این قابلیت ابتدا به بخش زیرساخت اتوماسیون اداری، سپس زیرساخت مدیریت مستندات مراجعه کرده و در بخش مدیریت پوشه‌ها و گزینه اطلاع رسانی را مطابق تصویر انتخاب نمایید.