موفقیت یک مدیر IT را در سازمان چطور میسنجند؟
مدیران، تولیدکنندگان درآمدی هستند که معمولا در سازمان، موضوع اصلی ارزیابی عملکرد میباشد. این موضوع که نتایج کار مدیران باید ارزیابی شود و در واقع اینکه سهم آنها از جریان درآمد سازمان چه اندازه است، امری بدیهی و بلامنازع است.
معیارهای تعیین میزان موفقیت مدیر IT در سازمان
مسلما سنجش عملکرد مدیر IT در موفقیت و پیشرفت سازمان بسیار موثر خواهد بود. سازمانها عموما معیارهای بیهودهای را جهت ارزیابی عملکرد کارکنان و مدیران درنظر میگیرند که نتیجه مطلوبی را به همراه نخواهد داشت. به تناسب نیازهای اطلاعاتی هر سازمان، شاخصهای کلیدی عملکرد منحصربفرد همان سازمان را میتوان تعریف کرد.
به عقیده Gary Yukl کارشناس ارشد مدیریت کسبوکار و استاد دانشگاه آلبانی نیویورک مهمترین فعالیتهای یک مدیر IT شامل تصمیمگیری، تبادل اطلاعات، تحت تاثیر قرار دادن افراد و ایجاد ارتباط است.
این گفته مازلو در مورد مدیریت نیز صدق میکند. تفاوت یک مدیر IT خوب و بد در میزان توانایی در مهارتهای تخصصی، حل مشکلات پیچیده و مبهم سیستمهای اطلاعاتی، افزایش سطح علمی و برقراری ارتباطات موثر است. معمولا فعالیتهای متخصصان IT محدود به اتخاذ تصمیم در زمینههای فنی است. یکی از مشکلات این افراد، فقدان مهارتهای ارتباطی است.
مدیریت IT یعنی مدیریت تغییر
یکی از مهمترین وظایف مدیر واحد فناوری اطلاعات، صرف زمان و صبوری هنگام پیادهسازی تکنولوژیهای جدید در سازمان است. پروژههای آیتی همواره زمانی را جهت جایگزینی کامل سیستم جدید با سیستم قدیمی نیاز دارند. مدیران IT در وهله اول با واکنشهای شدید کاربران و مخالفتهایی شدید در سازمان مواجه میگردند. خصوصا اگر تغییرات با نگرانی امکان جابجایی جایگاه کاری کارکنان همراه باشد.
بسیار مشاهده شده است که مهمترین عامل عدم موفقیت استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری و فرایندها در سازمان، عدم پذیرش از سوی کارکنان و پیادهسازی اشتباه در سازمان بوده است. مدیران IT در زمان استفاده از تکنولوژیهای جدید باید آموزشهای لازم برای کارکنان را درنظر گرفته و با صبر و حوصله کاربران را در انجام وظایف جدید یاری دهند.
روشهای ارزیابی میزان موفقیت مدیر IT
در ارزیابی عملکرد مدیران، معمولا چهار دسته از مهارتها باید مورد توجه قرار بگیرند: مهارتهای نظارتی، مهارتهای برنامهریزی، مهارتهای رهبری، و مهارتهای ارتباطی.
برای ارزیابی مهارتهای فوق و در واقع، سنجش میزان موفقیت در رسیدن به اهداف سازمانی در مدیران فناوری اطلاعات، از روشهای متعددی میتوان استفاده کرد که تعدادی از آنها به اختصار بررسی میشود. مسلما اطلاع از KPI های موفقیت واحد IT میتواند در تصمیمگیری و سنجش صحیح میزان عملکرد تاثیرگذار باشد.
۱- روش مدیریت مبتنی بر هدف:
یکی از بهترین مدلها برای سنجش موفقیت است که هنگامی که اهدافی ویژه تعیین شده و ارزیابی و سنجش بصورت دورهای انجام میشود، از آن استفاده میشود. این روش بیشتر از آنکه به نحوه رسیدن به اهداف، اهمیت دهد ؛ بر رسیدن به آنها تاکید میکند.
۲- روش رویدادهای شاخص:
در این روش، عملکردهای رفتاری مثبت و منفی مدیر، ثبت میشود. این موارد در طول دوره سنجش، ثبت شده و گزارش نهایی، برای سنجش موفقیت مورد استفاده قرار میگیرد. البته این روش بیشتر بخاطر بهبود کیفیت کار، مورد توجه قرار گرفته است.
۳- روش ارزیابی بر اثر رفتارهای معین:
این روش در زمانی استفاده میشود که هدف از آن، تمرکز بر رفتاری خاص بعنوان شاخص سنجش موفقیت باشد. این روش معمولا ترکیبی از دو روش قبلی است.
۴- روش مقیاس مشاهده رفتار:
در صورتیکه بیم آن برود که روشهایی مثل روش ارزیابی ترسیمی و روش ارزیابی بر اثر رفتارهای معین، بر قضاوتهای مبهم مدیر ارشد، متکی باشد؛ از این روش استفاده میشود که ملاک آن، کسب موفقیت، بیشتر از یک دوره زمانی معین میباشد.
۵- روش ارزیابی ۳۶۰ درجه:
در این روش، مدیر توسط اطرافیان خود که ناشناس باقی خواهند ماند، مورد سنجش و ارزیابی قرار خواهد گرفت و بازخورد دریافت میکند. در این روش عواملی معین درباره مدیر، سنجیده خواهد شد. این عوامل، مواردی همچون رفتار و شایستگی، مهارتهایی مثل شنیدن، برنامهریزی و هدفگذاری، کار تیمی، شخصیت و اثر بخشی رهبری هستند.
۶- روش چک لیست و چک لیست وزنی:
روش چک لیست، شامل فهرستی از اهداف معین شده و اظهارنظر درباره رفتار مدیر است؛ مثل مهارتهای رهبری، پاسخ بموقع، نوآوری و … اگر ارزیابی کننده به این نتیجه برسد که مدیر از ویژگی بیان شده برخوردار است، یک علامت در مقابل آن ثبت میکند و در غیر این صورت؛ خالی باقی میماند. ارزش هر گزینه میتواند براساس اهمیت آن، متفاوت باشد. نتیجه نهایی بعنوان شاخص ارزیابی موفقیت، ملاک عمل خواهد بود. البته این روش، بسیار زمانبر و پیچیده است.
۷- روش ارزیابی ترسیمی:
در این روش که یکی از پرکاربردترین روشهای سنجش موفقیت مدیران است، یک فرم ساده که ویژگیهای موردنیاز مدیر برای انجام اثربخش وظایف در آن فهرست شده باشد؛ آماده میشود. این ویژگیها سپس براساس درجهای که مدیر، این ویژگیهای خاص را نشان میدهد، رتبهبندی میگردند. برتری این روش، سادگی محاسبه رتبهبندی و ارزیابی، میباشد.
۸- روش ارزیابی مقایسهای:
دو روشی که برای انجام ارزیابی مقایسهای استفاده میشود؛ عبارتند از روش ارزیابی ساده و روش مقایسه جفتی. در این روش، مدیر توسط ارزیابیکننده و براساس مقیاسی از بهترین تا بدترین، رتبهبندی میشود. اگرچه ارزیابیکننده ممکن است دارای پیش زمینه ذهنی بوده و در غیاب سنجشهای ثابت، بصورتی اثربخش در خصوص تمامی موارد مرتبط با مدیر، قضاوت نکند.
۹- روش انتخاب اجباری:
در این روش، از ارزیابیکننده خواسته میشود تا از بین دو عبارتی که ممکن است مثبت یا منفی به نظر برسند؛ انتخاب کند. یک مثال خوب در این زمینه، عبارتهای “سختتر کار میکند” و “با ذکاوت کار میکند” است. ارزیابی کننده بدون داشتن اطلاع از اینکه کدام مورد، مطلوبتر است؛ یک عبارت را انتخاب میکند.
۱۰- روش توزیع اجباری:
در این روش، ارزیابی کننده به مدیر، براساس یک توزیع مشخص، امتیاز میدهد. برای مثال، از بین مجموعهای از ۵ مدیر، ۲ مدیر امتیاز بالا، ۲ مدیر امتیاز متوسط و ۱ مدیر امتیاز پایین خواهند گرفت. یکی از مزایای این روش، آن است که آسانگیری احتمالی ارزیابی کننده را از بین خواهد برد. بزرگترین اشکال این روش نیز این است که تبعیض را تشویق میکند. و ایراد دیگر نیز، آنکه حتی اگر همه به خوبی کارشان را انجام دهند، توزیع اجباری دستهبندی وجود خواهد داشت.
۱۱- روش ارزیابی تشریحی:
در این روش، ارزیابی کننده، عباراتی در مورد مدیری که ارزیابی میشود نوشته و به نکات مثبت و منفی اشاره مینماید و در خصوص راههای بهبود موقعیت، اعلام نظر میکند. از آنجا که ملاکها برای ارزیابی تعیین نمیشود، این مسئله به ارزیابی کننده کمک میکند تا بر حوزههایی که واقعا به بهبود نیاز دارند، تمرکز کند.
کلام آخر:
ارزیابی میزان عملکرد کارکنان سازمان خصوصا مدیران هر بخش میتواند در تشخیص نکات قوت و ضعف هر واحد و دلایل شکست یا موفقیت مجموعه اثرگذار باشد. جهت اندازهگیری دقیق و منصفانه بهتر است ابتدا معیارها و شاخصهای کلیدی را برای هر سمت تعیین کنیم. سپس با استناد به یک روش ارزیابی به سنجش عملکرد فرد و میزان موفقیت او در آن سمت بپردازیم. البته در این میان ابزارهای همکاری و کارگروهی و نزمافزارهایی مانند اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها در میزان سنجش عملکرد کارکنان و مدیران بطور دقیق بسیار موثر است. جهت مشاهده قابلیت های نرم افزار و مشاهده دمو رایگان میتوانید فرم زیر را پر کنید.
