7 شاخص انتخاب یک اتوماسیون اداری کاربرپسند که احتمالاً نمی‌دانید

زمان تقریبی مطالعه: 8 دقیقه

وقتی صحبت از کاربرپسندی یا User Friendly بودن نرم افزار اتوماسیون اداری می‌شود، اولین چیزی که ذهن هر کسی به آن معطوف می‌‎شود رابط کاربری یا همان UI نرم افزار است. خیلی از افراد یک نرم افزار کاربرپسند را نرم افزاری می دانند که UI مدرن، منظم و ساده‌ای داشته باشد. این برداشت صحیح است اما کامل نیست. چیزی که خیلی‌ها نمی‌دانند این است که یک نرم افزار کاربرپسند علاوه بر UI مناسب باید شاخص‌های دیگری را هم داشته باشد. در ادامه به 7 شاخص انتخاب یک اتوماسیون اداری کاربرپسند می‌پردازیم.

در فیلم زیر می‌توانید شرح کامل شاخص‌های کاربرپسندی یک نرم افزار اتوماسیون اداری را بشنوید:

شاخص های انتخاب یک اتوماسیون اداری کاربرپسند کدامند؟

در ادامه به بررسی 7 شاخص انتخاب یک اتوماسیون اداری کاربرپسند می‌پردازیم:

نصب ساده و روان نرم افزار

نصب یک نرم افزار در یک سازمان، اولین نقطه ارتباط آن نرم افزار با سازمان است. به همین دلیل، سهولت نصب آن، اولین شاخص برای تعیین کاربرپسندی آن محسوب می‌شود. یک نرم افزار کاربرپسند باید اطلاعات دقیقی را درباره پروسه نصبش در اختیار مشتریان قرار بدهد و نصبی ساده، روان و مستند داشته باشد. به طوری که سازمان خریدار بتواند با حداقل یا بدون وابستگی به تولید کننده نرم‌افزار، نصب ابتدایی یا نصب مجدد آن را انجام دهد.

Update و بروزرسانی آسان نرم افزار

دومین شاخصی که می‌تواند نشان دهنده کاربرپسندی یک نرم افزار باشد، نحوه بروزرسانی و آپدیت‌های آن است. ترتیب بروزرسانی در یک نرم افزار کاربرپسند تعریف شده و مشخص است و کاربر خواهد دانست که پچ‌های امنیتی آن را چگونه نصب کند. همچنین، مشتریان باید بدانند که امکانات جدید این نرم افزار به چه ترتیبی در اختیار آنها قرار خواهد گرفت و نکات استفاده از آن و راهنمای امکانات جدید به چه ترتیبی مستند شده و در راهنماهای نرم افزار در اختیار کاربران و راهبران سیستم قرار خواهند گرفت.

عدم نیاز به استفاده از نرم افزارهای جانبی

یکی دیگر از ویژگی‌های اساسی یک نرم افزار کاربرپسند را می‌توان این دانست که استفاده از آن وابسته به ابزارهای خارجی نباشد. بسیاری از نرم افزارهای اتوماسیون اداری ممکن است در موارد متعددی به ابزارهای ثالث وابستگی داشته باشند. برای تشخیص اینکه نرم‌افزار اتوماسیون مورد نظر شما چقدر به سایر ابزارها وابسته است، کافیست تا سوالات زیر را از خود بپرسید:

• آیا اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری مورد نظر نیازمند تنظیمات خاصی در مرورگر است؟
• آیا زیرساخت مورد استفاده برای نرم افزار اتوماسیون مورد نظر شما محدودیت های خاصی دارد یا نیازمند تنظیمات خاصی است؟
• آیا برای دریافت اعلان ها و نوتیفیکیشن های سامانه نیاز به نصب ابزارهای جانبی خواهید داشت؟
• آیا زمانی که میخواهید با سخت افزارهای جانبی مثل اسکنر یا فکس ارتباط برقرار کرده و به تبادل اطلاعات بپردازید، نیاز به نصب افزونه یا ابزارهای خاصی خواهید داشت؟
• آیا برای نگارش نامه ها در نرم افزار اتوماسیون اداری مورد نظر، نیازمند استفاده از یک ویرایشگر خاص در یک مرورگر خاص خواهید بود؟

یک نرم افزار اتوماسیون اداری کارپرسند در تمامی مواردی که ذکر شد، هیچ گونه محدودیتی نداشته و دست کاربران را بازمی‌گذارد تا در تمامی مرورگرها، در سیستم‌عامل‌های مختلف و با حداقل تغییرات در زیرساخت خود، بتوانند اتوماسیون اداری را در سطح سازمان خود اجرا کنند.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر، امکانات متنوعی برای مدیریت و پردازش خطاهای احتمالی دارد

مدیریت و پردازش خطاهای احتمالی

نحوه مدیریت و پردازش خطاهای احتمالی، قابلیتی است که هنگام تهیه یک اتوماسیون اداری ممکن است کمتر به آن به عنوان شاخص یک نرم افزار کاربرپسند توجه بشود. اما در واقع خطا تحت شرایطی خاص در هر سامانه نرم افزاری ممکن است. بنابراین باید از خود بپرسیم که نرم افزاری که به دنبال تهیه آن هستیم، تنها خطاها را تشخیص داده و نوع آنها را به شما نمایش می‌دهد؟ یا امکانات دیگری را نیز ارائه می‌دهد. به عنوان نمونه، آیا قابلیت دسته بندی خطاها را دارد؟ آیا امکان پایش و ریشه یابی خطاها را دارد؟ آیا امکان ارسال خطاها به سازمان توسعه دهنده نرم افزار را دارد؟ تک تک این موارد در شناسایی ریشه خطا بسیار تاثیرگذار بوده و می‌توانند به حل سریع‌تر آن کمک زیادی بکنند. بنابراین یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاربرپسند باید امکانات متنوعی برای مدیریت و پردازش خطاهای احتمالی داشته باشد.

امکان تبادل اطلاعات با سایر نرم افزارها

اتوماسیون اداری نرم‌افزاری است که به خاطر ماهیت کارکرد آن، یکی از پراستفاده شونده ترین نرم افزارهای سازمان بوده و توسط تمامی کارکنان سازمان می‌تواند مورد استفاده قرار بگیرد. در حالی که نرم افزاری مانند سیستم حسابداری یک سازمان تعداد کاربر مشخصی داشته و تنها توسط واحد مالی استفاده می‌شود. همینطور نرم افزار CRM تنها توسط کارکنان واحد فروش یا خدمات پس از فروش مورد استفاده قرار می‌گیرند. همین ماهیت نرم افزار اتوماسیون اداری، که تمامی افراد سازمان را به یکدیگر متصل می‌کند، باعث می‌شود تا یکی از شاخص‌های کارپسندی آن توانایی تبادل اطلاعات با سایر نرم افزارها باشد.

اتوماسیون اداری فراگستر با API خود، امکان تبادل اطلاعات با انواع نرم‌افزارهای سازمانی را فراهم می‌کند

به عبارتی همانطور که در تصویر فوق مشاهده می‌کنید، یک نرم افزار اتوماسیون کاربرپسند باید API و درگاه‌هایی داشته باشد که از طریق آنها بتوان با سایر نرم‌افزارهای سازمانی ارتباط برقرار کرد. بنابراین، اگر نرم‌افزار اتوماسیون اداری مورد نظر شما بتواند اسناد CRM و اسناد حوزه فروش را از نرم افزار CRM، اسناد مالی را از سیستم‌های مالی، اسناد مربوط به انبار را از سیستم‌های انبار و اسناد حوزه اداری را از سیستم‌های منابع انسانی دریافت کرده و در یک بستر مشترک به گردش دربیاورد، قطعاً کاربرپسندتر خواهد بود. چرا که یک محیط یکپارچه را در اختیار کاربران قرار داده و به آنها امکان می‌دهد تا در یک بستر مشترک (معمولاً کارتابل اتوماسیون اداری)، اطلاعات سایر سیستم‌ها را نیز به گردش درآورده و با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

طراحی استاندارد رابط کاربری

یکی از بدیهی‌ترین شاخص‌های یک نرم افزار کاربرپسند، داشتن یک رابط کاربری خوب همراه با یک UI استاندارد و لذت بخش است که کار با آن حس خوبی به کاربران بدهد. تعیین استاندارد بودن و کاربرپسندی رابط کاربری یک نرم افزار نیز کار سختی نیست. زیرا این روزها نمونه‌های متعددی از نرم افزارهایی با رابط کاربری عالی در صنعت نرم افزار وجود دارند. به طوری که ممکن است به دنبال نرم افزاری باشید که رابط کاربری آن مشابه جیمیل، اینستاگرام یا یوتیوب باشد. اما اگر بخواهیم دقیق‌تر صحبت کنیم، باید گفت که نرم افزاری رابط کاربری خوبی دارد که از نظر UI Concept، UI Toolkit و فونت ها در سطح خوبی باشد.

تشخیص این امر با یک نگاه دقیق و موشکافانه برای شما ممکن خواهد بود. کافیست تا نرم افزار اتوماسیون اداری مورد نظر خود را با نرم افزارهایی که اشاره شد مقایسه کنید. البته داشتن رابط کاربری خوب به UI و ظاهر کاربری نرم افزار محدود نمی‌شود و باید به مباحثی مثل واکنش گرا بودن یا Responsive بودن نرم افزار هم دقت کرد. نرم افزاری که رابط کاربری خوبی دارد باید به گونه‌ای طراحی شده باشد که در صفحه‌نمایش‌های مختلف (مثل مانیتورها، گوشی های موبایل و تبلت ها) به شکلی بهینه قابل استفاده باشند.

چنین نرم‌افزاری باید رنگ بندی و فونت مناسبی داشته و متون آن خوانا باشد. به عبارتی، رنگ‌بندی و فونت نرم افزار باید به گونه‌ای باشد که کاربران مختلف بتوانند راحت با نرم‌افزار ارتباط برقرار کنند و کار با آن برایشان اذیت‌کننده نباشد. به همین شکل، نرم افزاری که تم آن قابل تغییر باشد، کاربرپسندی بالاتری خواهد داشت. زیرا ممکن است که کاربران در رده‌های سنی مختلف قرار داشته یا سلیقه‌های متفاوتی داشته باشند. در این صورت هر کدام از کارکنان می‌توانند مطابق با سلیقه خود، ظاهر نرم افزار را تنظیم کنند.

یکی دیگر از ویژگی‌های ضروری برای یک نرم افزار کاربرپسند این است که اطلاعات را به خوبی در اختیار کاربر قرار بدهد. یعنی طراحی UI آن باید به گونه‌ای باشد که بتواند با حداقل شلوغی، حداکثر اطلاعات را در اختیار کاربران قرار دهد. به عنوان نمونه، در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، بخش کارتابل یکی از قسمت‌های بسیار پر مراجعه است. کارتابل یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری باید به گونه‌ای طراحی شده باشد که بدون شلوغی، امکانات زیادی را در اختیار شما قرار دهد. همچنین باید به شما امکان بدهد تا چیدمان کارتابل را مطابق با سلیقه و نیاز خود تنظیم کنید.

نمایی از رابط کاربری در نسخه موبایل اتوماسیون اداری فراگستر

مهم‌تر از همه، کارتابل در نسخه موبایل اتوماسیون اداری باید به گونه‌ای طراحی شده باشد که حس کار با سایر نرم‌افزارهای قوی مانند نسخه موبایل اینستاگرام را به شما بدهد. در نظر داشته باشید که شاید انتخاب اول برخی از کاربران استفاده از نسخه موبایل نرم افزار اتوماسیون اداری باشد. بنابراین اگر استانداردهای طراحی رابط کاربری موبایل رعایت شده باشند، باعث افزایش کاربرپسندی نرم‌افزار اتوماسیون اداری انتخابی شما خواهد شد.

استفاده از تجربه کاربری در تولید امکانات نرم افزار

آخرین شاخصی که در انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون کاربرپسند باید به آن دقت کنید، وضعیت UX نرم افزار است. منظور از رعایت UX یا تجربه کاربری در یک نرم افزار، این است که آیا طراح و یا تولید کننده نرم افزار، تجربه کاربری قبلی را در هنگام تولید این نرم افزار مدنظر قرار داده است یا خیر. هر چقدر که هنگام استفاده از یک نرم افزار، حس بهتری بگیرید، راحت‌تر بتوانید کار کردن با آن را یادگرفته و از آن استفاده کنید، آن نرم افزار UX بهتری دارد و برعکس. هر چقدر در هنگام استفاده از یک نرم افزار دچار مشکلات کاربری و راهبری بیشتری شوید، یعنی آن نرم افزار از نظر UX در سطح پایین‌تری قرار دارد.

بنابراین برای طراحی UX قوی، طراح نرم افزار باید از دریچه نگاه کاربر به نرم افزار نگاه کرده باشد، نه صرفاً از دریچه نگاه خودش. در این صورت به نحوه استفاده کاربران از نرم افزار و برداشت آنها از محصول نهایی دقت کرده و حتی اشتباهات رایجی که ممکن است کاربران در هنگام استفاده از نرم افزار مرتکب شوند، پیش‌بینی می‌کند و در طراحی فرم‌ها و امکانات نرم افزار لحاظ خواهد کرد. پس اگر نرم افزار اتوماسیونی که انتخاب می‌کنید، از نظر UX نمره بالاتری داشته باشد، برای کاربران شما قابل کشف‌تر خواهد بود، کاربری آن آسان‌تر خواهد بود و راحت‌تر در سازمان بکارگرفته خواهد شد.

کلام آخر

در این مقاله با انواع شاخص‌های مربوط به کاربرپسندی یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری آشنا شدید. اما لازم است بدانید شاخص‌های ارزیابی دیگری نیز برای انتخاب یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری وجود دارد که باید به آنها توجه کنید. شما می‌توانید انواع این شاخص‌ها را از لینک‌های زیر مطالعه کنید:

• شاخص‌های ارزیابی از منظر قیمت اتوماسیون
• شاخص‌های ارزیابی از منظر ماژول‌های اتوماسیون
• شاخص‌های ارزیابی از منظر سرعت نرم‌افزار
• شاخص‌های ارزیابی اتوماسیون اداری از منظر UI
• شاخص‌‌های ارزیابی اتوماسیون از منظر خدمات