بررسی ابعاد پیاده سازی BPR در سازمانها

برای پیاده سازی مهندسی مجدد در سازمان باید ابعاد مختلف آن بصورت زیر بررسی شود.

• سیستم و فرهنگ مدیریت تغییر
• صلاحیت مدیریت و میزان حمایت وی
• ساختار سازمانی
• برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه
• زیر ساخت IT

هر یک از این ابعاد، عواملی دارد که جداگانه به شرح آنها پرداخته می شود.

عوامل مربوط به سیستم و فرهنگ مدیریت تغییر

• تجدید نظر در سیستم پاداش

  • بدلیل بوجود آمدن شغلهای جدید با وظایف جدید بایستی یک سیستم جدید انگیزشی ایجاد گردد به نحوی که منصفانه بوده و هم‌آهنگی میان کارکنان را باعث شود

• ارتباطات

  • ارتباط با افراد ذی‌علاقه داخلی و خارجی در کلیه سطوح و برای کلیه مستمعین درک و پذیرش تغییرات ساختاری و فرهنگی را بدنبال دارد.
  • بایستی به صورت مستمر و دوجانبه باشد.
  • بایستی روشن، صادقانه و باز باشد.

• درگیر نمودن افراد

  • در کل دوره BPR کلیه افراد شامل مدیران عملیاتی، صاحبان فرآیند‌ها، افراد IS، و منابع انسانی باید مشارکت نمایند.
  • فرهنگ آزمایش و خطا بایستی اشاعه گردد.

• توانمند‌سازی پرسنل

  • BPRباعث دادن مسولیت بیشتر به افراد شده، خود مدیریتی را افزایش داده، و کار گروهی را افزایش می‌دهد که این موارد به توانمند‌سازی افراد نیاز دارد.
  • در اینصورت کارکنان قادر به وضع اهدافشان بوده و می‌توانند آن را مانیتور کنند.
  • بعلاوه قادر به شناسایی موانع فعالیت کارای خود و حل آن هستند

• آموزش

  • در طول BPRبودجه آموزش بایستی ۳۰ تا ۵۰ در صد افزایش یابد.
  • آموزس مفاهیم و تکنیکهای BPR کارگروهی، مهارتهای IT، پیاده‌سازی IT، و تکنیکهای تحلیل فرآیند‌ها از جمله باید‌ها می‌باشد.

• بوجود آوردن فرهنگ تغییر

  • فرهنگ‌سازی بر قابلیت سازمان در انطباق با تغییر موثر است.
  • نتیجه این امر احترام به تغییر و سهولت در تعریف اهداف مشترک و آمادگی برای کار گروهی می‌باشد.

عوامل مربوط به شایستگی مدیریت

• رهبری متعهد و قوی

  • مهمترین عامل موفقیت BPR
  • قدرت
  • در دسترس بودن
  • مبدع در فکر و فهم
  • توانا در درک چشم انداز آینده
  • این چشم انداز بایستی به اطلاع کلیه کارکنان که در آینده در گیر فرآیندهای جدید می شوند رسیده شود.
  • تعهد به حمایت از تغییرات مورد نظر بایستی مستمرا از جانب مدیر گوشزد شود.

عوامل مربوط به ساختار سازمانی

• نگرش یکپارچه نمودن

  • یکپارچه نمودن فعالیتها مهمترین روش طراحی سیستم متناسب با BPR است
  • حرکت به سمت معماری یکپارچه منابع انسانی مستلزم در نظر گرفتن دیگر تغییرات مرتبط سازمانی است

• تعریف مناسب شغلها و تخصیص مسئولیتها

• تیم های موثر BPR

  • تیم های بین بخشی BPR یکی از عناصر مهم BPR هستند.
  • تیم ها بایستی به اندازه کافی ترکیبی (Composed) بوده و از تجارب مختلف داخل و خارج سازمان تشکیل شده باشند.
  • معتبر بودن اعضا در داخل سازمان و مبدع بودن
  • نیرومندسازی تیم
  • انگیزش کافی و رهبری موثر تیم
  • دارای مهارت یورش فکری و مستندسازی فرآیندها باشند
  • سازماندهی مناسب تیم و مهارتهای مکمل در میان اعضا
  • اندازه مناسب تیم و روشن بودن روش کار
  • مشخص بودن اهداف
  • پاسخگویی

عوامل مربوط به برنامه ریزی و مدیریت پروژه

• تدوین چشم انداز BPR

  • داشتن تصویری جامع و روشن از چشم انداز آینده احتمال موفقیت در پیاده سازی BPR را بیشتر می‌کند.
  • این چشم انداز هم بر فعالیتهای روزمره مردم بر برنامه های بلند مدت سازمان تاثیر گذار است.
  • این چشم انداز بایستی شامل ارزیابی استراتژی سازمان و استخراج فرآیندهای آتی، ارزیابی
  • اهداف اندازه گیری عملکرد آنها باشد.

• وضع نمودن اهداف و معیارهای عملکرد

  • اهداف متعالی و قابل توسعه برای BPR وضع گردد.
  • شاخصهای عملکردی برای شناسایی و اندازه گیری میزان نائل شدن به اهداف حیاتی است.

• گره خوردن استراتژیهای BPR و سازمان

  • استراتژی BPR راهنمایی است برای تغییر فعالیتها به سمت فرآیندهای بهم پیوسته و اینکه چگونه فرآیندها، نیروی انسانی، و اطلاعات یک منبع رقابت تبدیل شوند.
  • پیوند استراتژی سازمان با استراتژی BPR و تدوین یک استراتژی در سطح مدیران عالی برای هدایت تغییر مهترین ملاحظات هستند.

• نگاه به خارج از سازمان ویادگیری ازآن

  • تحقیقات مربوط به مشتریان، تحلیل رقابت و benchmarking عوامل مهم یادگیری در مورد مشتریان و رقبا هستند.
  • نیازمندیها و توقعات مشتریان باید تعریف و اندازه گیری شود.
  • فرآیندها بایستی برمبنای ارزش که برای مشتری ایجاد می کنند تعریف شوند.

• برنامه ریزی موثر و استفاده از روشهای مدیریت پروژه

  • احتمال تکمیل و تحویل BPR را افزایش می دهد
  • یادگیری از خطاها، پیاده سازی موفق BPR را باعث می‌شود. داشتن یک پایلوت جامع از طرح نوین اندازه گیری پیشرفت پروژه BPR نیز از اهمیت فراوانی برخوردار است

عوامل مربوط به زیرساخت …IT

• ساختار زیرساخت IT

  • زیرساخت IT شامل دارایی‌های فیزیکی، دارایی‌هایی معنوی، خدمات مشترک و ارتباط میان آنها می‌باشد.
  • ارزیابی زیرساخت IT و ترکیب آن در پیاده‌سازی BPR مهم است.
  • نحوه ترکیب این عناصر عامل مهمی در موفقیت سازمان است
  • فرآیند بدست آوردن یک ترکیب مناسب شامل تدوین استراتژی سازمان، استراتژی IS، طراحی داده‌ها، سیستم‌ها و معماری سخت‌افزار می‌باشد.
  • شناسایی تکنولوژی‌های مطرح در طراحی مجدد فرآیندها، انتخاب سخت‌افزار مناسب با آن، معماری مناسب کل سیستم، زیرساخت IT قابل انعطاف، نصب مناسب اجزای IT در ساخت یک زیرساخت IT مؤثر برای BPR مهم هستند.
  • نیازمندیهای اطلاعاتی فرآیندهای جدید بر عناصر IT تأثیر گذارده، توانایی‌های موجود IT راه‌حل‌های مختلف BPR را موجب می‌شود.
  • وجود استاندارد IT در فراهم نمودن خدمات مشترک که عاملی مهم برای حمایت از BPR به حساب می‌آید ضروری بوده و استفاده بیشتر از IT را باعث می‌شود.
  • توجه به زیرساخت انسانی IT و تخصص‌های مورد نیاز و نیز خدمات مشترک در شکل‌گیری زیرساخت IT تعیین کننده هستند.