یکی از اصلیترین کاربردهای یک نرم افزار اتوماسیون اداری، نگارش و ارسال نامههای اداری است. هنگام نامه نگاری در اتوماسیون اداری فراگستر شما میتوانید از چندین نوع قالب نامه پیشفرض استفاده کنید. اما اگر بخواهید از قالب نامه اختصاصی خودتان استفاده کنید چطور؟ آیا قابلیت طراحی قالب نامهها در اتوماسیون اداری فراگستر وجود دارد؟ در این مقاله به پاسخ این سوال میپردازیم.
برای نوشتن یک نامه اداری، باید اصول و قواعد مختلفی را رعایت کرد و علاوه بر آن، با لغات و اصطلاحات سازمانی در نامههای اداری آشنا باشد. اصطلاحات ریز و درشت زیادی در یک نامه اداری استفاده میشود و اگر با نوشتن یا خواندن نامههای اداری زیاد سر و کار دارید، برای اینکه محتوای آنها را درک کنید و همچنین پیام خود را سریع و آسان انتقال دهید، باید با این اصطلاحات آشنا باشید. در این مقاله فهرستی از اصطلاحات نامههای اداری همراه با معنی و مثال آنها آورده شده است؛ با ما همراه باشید.
مکاتبات اداری حتی زمانی که گردش آنها خودکارسازی شده باشد، ممکن است مسیری طولانی را طی کنند. گاهی کارکنان سازمان نیاز پیدا میکنند تا بتوانند سوابق آنها را مشاهده کنند تا مثلا ببینند که چه ارجاعات و اقداماتی روی آنها انجام شده است. اتوماسیون اداری فراگستر قابلیت مشاهده سوابق نامه را برای کاربران خود فراهم میکنند. در ادامه انواع سوابق نامه که در اتوماسیون اداری فراگستر آورده شده و نحوه مشاهده آنها را برای شما تشریح میکنیم.
پاراف اصطلاحی است مربوط به نامه اداری که در ادارات و سازمانهای ایرانی زیاد میشنویم. پاراف کردن نامهها هم در مکاتبات کاغذی و هم در نامههای الکترونیکی کاربرد دارد. اما آیا میدانید پاراف کردن به چه معناست و نحوه انجام آن در اتوماسیون اداری چگونه است؟
گاهی ممکن هست بخواهید نامه یا ارجاعی را به صورت مخفیانه و به دور از دید دیگران برای مخاطبان خود ارسال کنید. در این حالت سامانه ای که از آن استفاده میکنید باید از مکاتبات دارای طبقه بندی (در سطوح عادی، محرمانه، سری و …) پشتیبانی کند. سامانه اتوماسیون مکاتبات فراگستر با پشتیبانی از طبقهبندی اسناد محرمانه، قابلیت ارجاع محرمانه را برای شما بوجود میآورد. در این مقاله در مورد نحوه استفاده از قابلیت ارجاع محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر و نکات مربوط به آن صحبت میکنیم.
گاهی وقت ها کاربران نیاز دارند تا بر اساس تعریف یکسری قوانین بخصوص، به محض دریافت نامهای، آن نامه بصورت خودکار در پروندهای که مشخص میکنند، بایگانی شخصی یا سازمانی شود. اتوماسیون فراگستر این امکان را برای کاربران فراهم میکند.
گاهی وقتها کاربران نیاز دارند تا از دریافت یک نامه خاص از یک شخص بخصوص (یا هر شرط دیگری که خودشان تعیین خواهند کرد) حتی اگر در سامانه اتوماسیون کسب و کار وارد هم نشده باشند، باخبر شوند. اتوماسیون اداری فراگستر با قابلیت تنظیم قوانین کارتابل، این امکان را برای شما فراهم میکند.
یکی از قابلیتهای هوشمند اتوماسیون اداری فراگستر این است که به شما اجازه میدهد تا با تعریف یک سری قوانین، بتوانید نامهها و ارجاعات دریافتی در کارتابل خود را به طور خودکار و هوشمند تقسیمبندی کنید. در این مقاله به شما نحوه تعیین این قوانین را به صورت قدم به قدم نشان میدهیم.
درباره فراگستر
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژههای موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 3000 سازمان با گستردگی بیش از یک میلیون کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.
