قابلیتها و امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر (نسخه ۷)

برای دیدن جزییات قابلیتهای نسخه ۷ اتوماسیون فراگستر، روی عنوان آن کلیک کنید.

کار روی هرگونه سند نظیر word, excel, PowerPoint,…بصورت تیمی

مهمترین قابلیت نسخه ۷ اتوماسیون اداری فراگستر که سبب تحولی بزرگ در این نسخه نیز شده است؛ امکان کار گروهی روی اسناد مختلف می‌باشد. این اسناد می‌توانند در فرمتهای مختلف ورد، اکسل، پاورپوینت و… ایجاد و ویرایش گردند.

در گذشته اسناد بصورت فایل در اتوماسیون پیوست میگردید و افراد بایستی پس از دانلود فایل، تغییرات موردنظر را اعمال نموده و دوباره فایل را در پیوست بارگذاری مینمودند.

هم اکنون تمامی ویرایش‌ها با حفظ سوابق و بدون نیاز به دانلود و آپلود فایل در پیوست، امکانپذیر می‌باشد.

برگزاری ویدئو کنفرانس بر بستر اتوماسیون فراگستر

سرویس ویدئو کنفرانس فراگستر، به کاربران این امکان را میدهد که در بستر اتوماسیون فراگستر جلسات مجازی ویدئویی را فارغ از مکان و زمان و بر روی کامپیوتر و حتی تلفن همراه کاربران این سامانه برگزار کنند.

همچنین این سرویس امکان تماس ویدئویی بین اعضای سازمان (ارتباط تصویری و ویدئویی به‌صورت هم‌زمان) را در اختیار شما قرار می‌گیرد. ( در صورت تهیه خدمات پیاده‌سازی ویدئوکنفرانس در بستر اتوماسیون اداری)

ارسال ارجاع صوتی بجای متن

در نسخه ۷ اتوماسیون کسب و کار فراگستر، در فرم ارجاع اتوماسیون امکان Record و الصاق پیام صوتی به سیستم افزوده شد. با استفاده از این قابلیت کاربران می‌توانند علاوه بر درج متن پاراف یا هامش، دستورات خود را بصورت فایل صوتی برای یکدیگر ارسال نمایند.

کنترل ویرایش همزمان پیش‌نویس‌ نامه توسط اعضای تیم

به منظور کنترل همزمانی ویرایش‌های پیش‌نویس در هنگامی که یک پیش نویس توسط یک کاربر باز شده باشد، کاربر یا کاربران دیگری که به آن پیش نویس دسترسی دارند امکان ویرایش و ایجاد تغییری بر روی پیش نویس را نخواهند داشت. این امکان کمک می‌کند که پیش نویس ها به صورت همزمان و بدون اطلاع توسط کاربرهای مختلف ویرایش نشود.

در صورت باز بودن پیش نویس توسط یک کاربر، اگر کاربر دیگری پیش نویس را باز نماید، سیستم به او هشدار می‌دهد و امکان ذخیره همزمان تغییرات برای کاربر دوم غیر فعال میشود.

تشخیص و نمایش هوشمند دنباله مکاتبات مرتبط با یک سند

در نسخه ۷، در صورت فعال بودن لایسنس  موتور جستجوی بهجو ، سیستم بر اساس هوش موجود در موتور جستجوی بهجو کلیه‌ی مکاتباتی که به نحوی به نامه جاری از لحاظ موضوع، متن، ارجاع، فرستنده، گیرنده و… تشابهی داشته باشد؛ بصورت خودکار در بخش «ارتباط‌های هوشمند» به کاربر نمایش می‌دهد.

کنترل پیشرفته سطوح مختلف محرمانگی نامه‌ها و اسناد اداری

از آنجا که امنیت و تعیین سطح دسترسی افراد بر حسب سمت سازمانی به مکاتبات دارای طبقه‌بندی (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و به‌کلی سری)، در سازمان‌ها و ارگان‌های دولتی یا خصوصی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، لذا بکارگیری قابلیتهای زیرسیستم مکاتبات دارای طبقه‌بندی، از دسترسی اطلاعات حساس و حیاتی یک سازمان برای عموم کاربران جلوگیری می‌کند و از اینرو تمام جزئیات تعیین محدودیت‌ها و سطوح دسترسی‌ها نیز برای راهبر سیستم قابل کنترل و پیگیری خواهد بود. (در صورت تهیه لایسنس مکاتبات دارای طبقه‌بندی)

الصاق پیوست به نامه یا ارجاع بصورت Drag & Drop

در فرم ایجاد و ارجاع نامه قابلیتی افزوده شده که سبب افزایش کارایی و بهبود رابط کاربری نرم افزار شده است.

در نسخه ۷ به بعد نرم افزار اتوماسیون ، اگر قصد افزودن یک فایل بعنوان پیوست در نامه یا ارجاع نامه را دارید با Drag & Drop ، فایلها بطور خودکار در قسمت پیوست‌های نامه قرار می‌گیرد.

نسخه وب اپلیکیشن فراگستر بدون نیاز به نصب و بروزرسانی

(فراگستر پلاس)

به دنبال محدودیت‌های جدید برای اپلیکیشن‌های ایرانی بر روی سیستم عامل iOS، فراگستر، نسخه وب اپلیکیشن اتوماسیون اداری خود را با کمک فناوری جدید PWA طراحی و تحت عنوان «فراگستر پلاس» به بازار ارائه کرد. در صورت تهیه لایسنس زیرسیستم PWA)

  • رسیدگی به مکاتبات و امورپرکاربرد روزانه از طریق تلفن همراه
  • دریافت نوتیفیکیشن‌های برنامه اتوماسیون و اعلام به کاربر
  • عدم وابستگی به مارکت‌های خارجی (App Store,Google Play)
  • عدم نیاز به دانلود فایل‌های اپلیکیشن جهت نصب و یا بروزرسانی
  • قابل استفاده در همه سیستم عامل‌ها و پلتفرم‌ها
  • برخورداری از امنیت (HTTPS) بالا

انتخاب زیرسیستم پیش فرض هنگام ورود به اتوماسیون

این قابلیت جدید برای کاربرانی درنظر گرفته شده که با زیر سیستم‌های تخصصی مختلفی همچون دبیرخانه، مدیریت جریان کار، مدیریت مستندات و… به صورت مداوم و روزانه کار می‌کنند و نیاز دارند تا در هر بار ورود به سیستم اتوماسیون اداری، مستقیم وارد زیرسیستم پیش فرض روزانه خود (بطور مثال زیرسیستم دبیرخانه) شوند.

دریافت بدنه Word نامه بدون امضا و سربرگ

برای نامه‌های داخلی یا صادره که در ویرایشگر Word ایجاد می‌گردند امکانی تعبیه گردیده تا کاربران بتوانند بدون استفاده از گزینه «ایجاد نامه مشابه»، بدنه و محتوای این دست از نامه‌ها را بصورت باز و قابل ویرایش (بدون تصویر امضاها و سربرگ) دریافت (دانلود) نمایند.

دسترسی سریع جهت ایجاد نامه، ارسال فایل و جریان کار جدید

بمنظور ایجاد راحتی و سرعت در تولید نامه جدید، ارسال فایل و یا فرم جریان کار، دکمه «جدید» در نوار ابزار اصلی سیستم قرار داده شده تا بجای چند کلیک، فقط با یک کلیک، سریعتر به گزینه مورد نظر دسترسی داشته باشید.

تعریف چند گیرنده در ارجاع سریع

ارجاع سریع در اتوماسیون کسب و کار فراگستر قابلیتی است که می‌توانید با استفاده از آن یک نامه را به چندین گیرنده دارای سمت سازمانی با شرح و نوع ارجاع (یا محرمانگی) تعیین شده بطور همزمان ارجاع دهید.

امکان جستجو در کارتابل و زیر پوشه‌های آن در اتوماسیون

گاهی در اتوماسیون اداری بدنبال نامه‌ای هستیم که دقیقاً نمی‌دانیم داخل پوشه کارتابل قرار دارد یا در یکی از زیر پوشه‌هایی نظیر جهت امضاء، جهت استحضار و… یا حتی زیرپوشه‌های شخصی که خودمان ایجاد کرده‌ایم. در این شرایط برای جستجوی دقیقتر می‌توانید در هنگام جستجو در بالای نوار کارتابل، تیک مربوط به گزینه”جستجو به همراه پوشه‌های زیرمجموعه ” را انتخاب نمایید.

قفل کردن پیش‌نویس نامه

چنانچه نیاز باشد پیش‌نویس‌هایی که تهیه می‌کنید در مسیر ارجاعات بعدی محتوای آنها تغییر نکند، می‌توانید از امکان قفل‌کردن پیشنویس نامه استفاده نمایید. در ادامه، تنها کاربران دارای مجوز دسترسی، امکان امضاء و یا ذخیره و ارسال پیش نویس قفل شده را خواهند داشت.

تعیین یادآوری و مشاهده سوابق یادآوری‌های تنظیم شده

بمنظور انجام پیگیری‌های لازم روی یک نامه، کاربر می‌تواند یک یا چند یادآوری روی نامه برای خودش و یا دیگر کاربران تنظیم نماید تا به موقع جهت انجام کارهای لازم روی نامه، سیستم هشدار دهد. همچنین کاربر میتواند در یک نگاه، کل سوابق یادآوریهای ثبت شده را مشاهده و آنها را خاتمه و یا برای مدت مشخصی به تعویق بیاندازد.

درج فایل در هنگام ارجاع نامه در اتوماسیون

با استفاده از این قابلیت کاربر به راحتی میتواند در هنگام ارجاع نامه، فایل یا فایل‌هایی را در پنجره ارجاع الصاق نمایند. گیرنده‌ی نامه نیز به راحتی میتواند فایل‌های الصاق شده در ارجاع نامه را در درختواره ارجاعات نامه مشاهده و در صورت نیاز دانلود نماید. فایل‌‌های بارگذاری شده در هنگام ارجاع در قسمت «پیوست نامه» نیز قابل دانلود و دریافت می‌باشند.

الصاق پیوست در ارجاع از طریق Drog & Drop نیز به راحتی قابل انجام است که میتوانید مراحل آن را در اینجا ببینید.

تنظیم نحوه نمایش نامه مرتبط

افزودن قابلیت “تنظیمات نمایش نامه مرتبط” در تب نامه مرتبط به کاربر دبیرخانه این امکان را می‌دهد تا در هنگام ورود به تب نامه مرتبط نحوه فراخوانی نامه‌های مرتبط شده به نامه جاری را مطابق با یکی از گزینه‌های زیر مشاهده نماید.

  • نمایش نامه‌های مرتبط به این نامه
  • نمایش نامه‌هایی که این نامه به آنها مرتبط شده است
  • نمایش زنجیره سوابق نامه

امکان انتخاب چند نامه و صدور دستور پرینت برای آنها بصورت همزمان

گاهی کاربر نیاز دارد که بتواند چندین نامه را به همراه رونوشتها و پیوستهای آن بصورت همزمان از فهرستهای مختلف سیستم مثل کارتابل، ارسال‌شده‌ها، پیش‌نویس‌ها و… چاپ نماید. در نسخه ۷  این امکان فراهم شده که با انتخاب نامه(های) مورد نظر از فهرستهای مختلف، گزینه «افزودن به لیست تبدیل به PDF» را انتخاب و از این طریق نامه یا نامه‌های مورد نظر را به فهرست تبدیل به pdf اضافه نمایید. درهنگام صدور دستور پرینت، قابلیت اولویت بندی نامه‌های منتخب برای چاپ، چاپ رونوشت و چاپ پیوست نامه هم به سهولت امکان پذیر است.

افزودن فایل در بخش اخبار و اعلانات

در فرم مربوط به ایجاد خبر جدید، علاوه بر درج عنوان خبر، بدنه خبر و تصویر شاخص، امکان بارگزاری فایل جهت دانلود نیز اضافه شده است. نوع و حجم فایل قابل بارگذاری در بخش تنظیمات مرتبط با فایل اخبار و اعلانات توسط راهبر سیستم قابل تعیین می باشد.

امکان بروزرسانی مهلت پاسخ‌دهی برای کاربر ارجاع دهنده

با بکارگیری این قابلیت، کاربران قادر خواهند بود تا مهلت پاسخی که خودشان بر روی ارجاع نامه‌ای تعیین نموده‌اند را در پنجره ارجاع، تغییر و یا تمدید نمایند. در این قابلیت، هر کاربری که برای نامه مهلت پاسخ تعیین کرده است فقط قادر به ویرایش مهلت پاسخ می‌باشد. ارجاع گیرندگان نامه فقط قادر به مشاهده مهلت پاسخ در بخش ارجاعات نامه خواهند بود.

تعریف عنوان مکاتباتی برای واحد ها و سمت های سازمانی

گاهی لازم است برای واحد‌های افراد طرف مکاتبه از عناوین مکاتباتی مشخصی استفاده نمود که قابل درج در درختواره چارت سازمانی نیستند.

بعنوان مثال “جناب آقای مهندس علی احمدی – ریاست محترم اداره کل روابط عمومی تهران”.

در این مثال کلمه “محترم” به عنوان بخشی از عنوان واحد طرف مکاتبه در چارت قابل درج نیست ولی هربار لازم است توسط کاربر بصورت دستی در نامه نگاری با ویرایش عنوان گیرنده اصلاح شود.

افزودن عنوان مکاتباتی برای واحدها و سمت‌های سازمانی موردنظر، قابلیتی جدید است که در این نسخه برای راحتی کاربران اعمال شده است.

افزودن امکان اولویت بندی اعضای گروه گیرندگان

در نسخ قبلی، در هنگام استفاده از گروه گیرندگان در زمان ایجاد نامه، ترتیب قرارگیری اعضای گروه براساس ترتیب افزوده شدن به گروه بود و به دلخواه کاربر نبود. اما در نسخه ۷ امکانی قرار داده شده تا در زمان ایجاد گروه گیرندگان، بتوانید ترتیب (اولویت) قرارگیری اعضا در گروه را به دلخواه خودتان تعیین کنید.

تعیین فوریت و سطح طبقه‌بندی نامه

هر نامه می‌تواند دارای یک سطح محرمانگی باشد و برحسب نوع فوریت برای گیرنده ارسال شود.

کاربران با استفاده از این قابلیت می‌توانند انواع فوریت نامه (عادی / فوری / خیلی فوری و…)، سطح طبقه‌بندی نامه (عادی / محرمانه / خیلی محرمانه و…) را در نوار ابزار پیش‌نویس نامه جدید، برحسب سطح دسترسی خود برای گیرنده نامه تعیین نمایند.

نامه‌های داری فوریت بالاتر از عادی با علامت فوری (علامت تعجب قرمز) در کارتابل گیرنده مشخص می‌باشد.

الزامی نمودن پاسخ به نامه‌ها در کارتابل

همه ما روزانه چندین نامه در کارتابل خود ارسال و دریافت می‌کنیم که برخی از آنها حتما نیاز به پاسخ داشته و برخی دیگر ندارند.

در نسخه ۷ برای بهبود کارایی و گزارش‌گیری کاربران قابلیتی افزوده شده تا کاربر بتواند الزامی نمودن پاسخ نامه موردنظر خود را از فهرست کارتابل یا ارسال شده‌ها تعیین نماید.

بهره‌گیری از این قابلیت بیشترین کاربرد را برای کاربران دبیرخانه به همراه دارد. بطوریکه به راحتی قادر خواهند بود گزارشی از نامه‌هایی که پاسخ آنها ارائه شده یا هنوز بدون پاسخ باقی مانده‌اند را تهیه نمایند.

ایجاد تگ شعار مناسبتی

اغلب برخی از سازمان‌ها نیاز دارند تا در اعیاد و مناسبت‌های مختلف (در بازه‌ی زمانی) از شعارهای مناسبتی در سربرگ نامه‌های ارسالی و داخلی استفاده نمایند.

در همین راستا راهبر سیستم با استفاده از قابلیت جدید” تگ شعار مناسبتی” می‌تواند در زیرساخت اتوماسیون اداری متن شعار را تعریف و سپس با استفاده از تگ، آن را در «قالب نامه» اضافه نماید.

هنگام ارسال نامه جدید (در بازه زمانی مشخص شده) تگ شعار مناسبتی با متنی که در سیستم تعریف شده است در بدنه نامه نمایش داده خواهد شد.

ایجاد نامه مشابه از پیش‌نویس نامه

اغلب نیاز است تا از پیش‌نویس نامه تهیه شده یک یا چند پیش‌نویس مشابه تهیه شود. قابلیت “ایجاد نامه مشابه” در نوار ابزار بالای صفحه ‌پیش‌نویس نامه برای کاربر این امکان را ایجاد کرده تا از پیش‌نویس نامه یک یا چند کپی مشابه تهیه نمایید. در نسخ قبلی، این امکان فقط در کارتابل نامه های دریافتی و ارسالی وجود داشتی.

ایجاد دسترسی برای تعیین جانشین

بمنظور استفاده از این قابلیت، راهبر سیستم می­تواند دسترسی ایجاد و یا عدم ایجاد تعیین جانشین را برای کاربران تعریف کند. در صورت فعالسازی این قابلیت، کاربران امکان تعیین جانشین را برای خود خواهند داشت.

افزودن فیلدها و تگ‌های متناظر اطلاعات تماس به دپارتمان‌ها

با استفاده از این قابلیت راهبر سامانه می‌­تواند اطلاعات تماس (مانند تلفن، فکس، پست الکترونیک و آدرس) مربوط به سمت‌ها را در بخش زیرساخت وارد کرده تا با استفاده از تگ، آنها را در بدنه نامه نمایش دهد.

توسعه امکانات و سرعت بارگزاری بایگانی نامه ها

جهت توسعه امکانات فرم‌های مرتبط با بایگانی نامه‌ها امکان جستجو در پرونده‌های بایگانی به ترتیبی فراهم گردید که کاربر می‌تواند نتایج جستجو در فهرست پرونده‌های بایگانی که به آنها دسترسی دارد را در دو وضعیت لیستی و درختی مشاهده نماید.

گزارش کارکرد سیستم در یک نگاه

با استفاده از گزارش کارکرد سامانه در یک نگاه، کاربران میتوانند از تعداد کل نامه‌ها و کل ارجاعات سیستم اتوماسیون اداری در بازه‌های زمانی شامل (ماه اخیر، سه ماه اخیر، شش ماه اخیر، نه ماه اخیر، دوازده ماه گذشته و سال جاری) به دو صورت عددی و نموداری گزارش‌های سیستمی دریافت نمایند.

انتخاب فایلهای پیوست و صفحات خاص مدنظر در هنگام ارسال نامه

در نسخه جدید سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، امکانی در فرم ارسال نامه ایجاد شده تا کاربر بتواند فایل و صفحات موردنظرش از نامه را در هنگام ارسال نامه (از طریق : فکس – ایمیل – ECE) انتخاب نماید و دیگر لازم نیست تمام نامه را فکس، ایمیل یا ECE نماید.

مخزن گزارشهای پیش فرض سیستم

جهت ایجاد یک منبع موثق برای گزارش‌گیری کاربران در نسخه ۷ اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر، مخزن گزارش‌های پیش‌فرض سیستم توسط فراگستر، آماده و تعبیه شده است که راهبر سیستم میتواند علاوه بر استفاده از گزارشات پیش فرض و آماده سیستم، گزارشات دلخواه خود را نیز برمبنای گزارشهای آماده ایجاد نماید.

راهنمای آنلاین و آفلاین سامانه

در نسخه جدید اتوماسیون کسب و کار فراگستر بدلیل استقبال بسیار کاربران از ویدیوهای آموزشی جدید، بخش ”راهنمای آنلاین و آفلاین سامانه” بروزرسانی شد تا کاربران دسترسی آسانتری به فیلمها، فایلها و محتواهای آموزشی بصورت آنلاین و آفلاین داشته باشند.

مشاهده کارتابل کاربران در سایر سازمانها

در بسیاری از سازمان‌ها همانند بانکها، وزارتخانه‌ها، هولدینگ‌ها و… که پیاده‌سازی چند سازمانی دارند، امکانی تعبیه شده که مدیر یا مدیران ارشد سازمان با ورود به کارتابل کاربران در دیگر سازمان‌های زیر مجموعه بتوانند کارتابل‌های کاربران را مشاهده نمایند.

وب سرویس اتصال به رصد

سامانه رصد، سامانه ای است که توسط نهاد ریاست جمهوری با هدف پایش و رصد پی‌نوشتها و دستورهای رئیس جمهور به کلیه دستگاههای اجرایی کشور طراحی شده است. وب سرویس اتصال به رصد، امکان پیگیری و پایش نامه ارسالی از نهاد ریاست جمهوری به سایر مراکز دولتی متصل به شبکه دولت را در بستر اتوماسیون اداری فراگستر ممکن می‌سازد. (درصورت تهیه لیسانس)

شناسه ملی سند (شمس)

شناسه ملی سند، شناسه ای است که هویت یکتایی برای سند ایجاد می‌نماید و در قالب QR Code به سند اختصاص داده میشود و از این طریق قابلیت شناسایی و بهره‌برداری ساده و سریع سند در سطح ملی (مابین کلیه دستگاههای اجرایی کشور) وجود دارد. (درصورت تهیه لیسانس)

افزودن ستونهای اطلاعاتی بیشتر به کارتابل و ارسال شده ها

با افزوده شدن این قابلیت جدید به نسخه ۷ اتوماسیون اداری از این پس میتوانید ستونهای بخش کارتابل و ارسال شده‌ها را شخصی سازی نمایید.

گزینه‌هایی مانند شماره رهگیری، تاریخ نامه، عنوان دبیرخانه، ثبات نامه، فوریت نامه، محرمانگی نامه، شماره نامه وارده، تاریخ نامه وارده و… قابل افزودن می‌باشد.

جستجو در فهرست‌های دبیرخانه

تاکنون عمل جستجو در فهرست نامه‌ها بصورت کلیِ ساده و پیشرفته انجام می‌شده است. از این پس قابلیت جستجو و یافتن نامه‌ها در فرم فهرست نامه برحسب نوع اطلاعات ستونهای مختلف نیز به شرح زیر قابل انجام است:

  • جستجو در داخل متون
  • جستجو در داخل اعداد
  • جستجو در بازه تاریخی
  • جستجو در اقلام اطلاعاتی که از قبل توسط سیستم تعیین شده‌اند باشد

تنظیم تعداد سطر، ستون و فیلدها در فهرست نامه و گیشه

با افزوده شدن این قابلیت، کاربر دبیرخانه می‌تواند تعداد ردیف‌ها، ستونها و فیلدها در فهرست نامه و گیشه را شخصی‌سازی نماید.

  • تنظیم تعداد سطرها و بازه زمانی نمایش در فهرست نامه‌ها
  • تنظیم ترتیب نمایش ستون‌ها در فهرست نامه‌ها
  • تنظیم ترتیب نمایش فیلدها در فرم ثبت نامه (گیشه)

ذخیره‌سازی مقادیر فرم گیشه برای ثبت‌های بعدی

در فرم گیشه که وظیفه ثبت نامه‌ها را بر عهده دارد، کنار هر فیلد اطلاعاتی چک باکسی مشابه با تصویر تعبیه شده که کاربر می‌تواند با انتخاب آنها در هنگام ثبت سری نامه‌ها، مقادیر قبلی فیلدهای اطلاعاتی فرم گیشه را برای ثبت بعدی بطور موقت ذخیره نماید.

این قابلیت برای زمانی مناسب است که مثلا چند نامه از یک فرستنده در یک تاریخ مشخص را بخواهیم ثبت کنیم. از آنجایی که فرستنده و تاریخ نامه‌ها عوض نمی‌شوند کافیست که تیک کنار این فیلدهای اطلاعاتی را بزنیم تا این مقادیر انتخاب شده برای ثبت‌های بعدی نیز باقی بماند.

انتخاب گیرنده یا فرستنده‌های متفرقه و استفاده در ثبت‌های بعدی

نامه‌هایی که فرستنده یا گیرنده آنها در پایگاه داده سامانه وجود ندارند را می‌توان بصورت گیرنده یا فرستنده متفرقه ثبت نمود.

الزامی نمودن پاسخ به نامه‌ها در دبیرخانه

در نسخه جدید دبیرخانه اتوماسیون اداری فراگستر، امکانی افزوده شده است که کاربر بتواند تعیین نماید کدامیک از نامه‌ها لازم است حتماً پاسخ داده شود.

همچنین کاربر می‌تواند در آینده از روی نامه‌های دارای پاسخ و بدون پاسخ، گزارش تهیه کند.

کلیدهای میانبر برای ثبت نامه و بسته شدن خودکار فرم شماره‌دهی

در نسخه ۷ اتوماسیون کسب و کار فراگستر، بدلیل افزایش سرعت و سهولت در ثبت نامه توسط کاربر، ۲ امکان زیر افزوده شده است.

  1. کاربر دبیرخانه بعد از تکمیل اطلاعات نامه و به جهت ثبت آن (از فرم گیشه) می‌تواند با فشردن کلیدهای ترکیبی نامه را ثبت کند.
  2. علاوه بر امکان بستن دستی فرم شماره‌دهیِ ثبت نامه در دبیرخانه، این فرم بطور پیش فرض بعد از ۵ ثانیه که در شمارشگر بالای فرم نیز مشخص است بسته خواهند شد.

گزارش‌های دبیرخانه

کاربر دبیرخانه در این بخش میتواند از دبیرخانه‌هایی که به آنها دسترسی دارد گزارش تجمیعی در حوزه مکاتبات انجام شده دریافت نماید.

این گزارش‌ها بصورت جداگانه در چهار بخش زیر نمایش داده میشوند:

  1. آمار دبیرخانه
  2. آمار درگاه
  3. آمار فکس‌ها
  4. آمار ایمیل ECE های دریافت و ارسال شده

گزارش نامه‌های مرتبط سازمان

در بخش “گزارش از نامه‌های مرتبط سازمان” میتوانید گزارشی از همه نامه‌های سازمان، مرتبط به کاربر دبیرخانه تهیه نمایید.

این گزارش می‌تواند شامل فیلترهای بازه تاریخ ثبت نامه، دبیرخانه ثبت نامه، فرستنده (یا امضاء دوم)، امضاء اول و نوع نامه باشد.

امکانات جدید فرم ثبت نامه

کاربر دبیرخانه میتواند نامه را از دو روش “گیشه” و فرم “نامه جدید” ثبت کند.

در نسخ قبلی امکان ثبت کامل نامه در گیشه مهیا نبود و صرفاً جهت ثبت اولیه و اخذ شماره از این فرم استفاده میشد. ولی در نسخه جدید کاربر می‌تواند بصورت کامل یک نامه را در گیشه ثبت و آنرا به گیرندگان نامه ارجاع نماید.

فهرست فکس‌ها، ایمیل‌ها و ECE ها

در نسخه جدید دبیرخانه اتوماسیون اداری فراگستر، از تب‌های فهرست فکس‌ها، فهرست ایمیل‌ها و فهرست ECE ها میتوانید:

  1. فکسهای دریافتی را پس از مشاهده ثبت نمایید.
  2. ایمیلهای دریافتی را پس از مشاهده تبدیل به پیش نویس کرده و ثبت نمایید.
  3. ECE های دریافتی و ارسالی را مشاهده و ثبت نمایید.

درگاه دبیرخانه

درگاه دبیرخانه شامل تمامی نامه‌های ارسالی و دریافتی به درگاه است که کاربر دبیرخانه به آن دسترسی دارد.

کاربران دبیرخانه پس از ورود به بخش درگاه دبیرخانه، در یک فرم می‌توانند تمامی نامه‌های ارجاع شده به درگاه را به ترتیب تاریخ، دریافت و مشاهده نمایند. (درصورت تهیه لیسانس چندسازمانی)

بایگانی درگاه و دبیرخانه

کاربر دبیرخانه میتواند نامه‌های داخل درگاه و نامه‌های موجود در فهرست نامه‌ها را در پوشه‌های بایگانی مرتبط با درگاه و دبیرخانه بایگانی نماید.

نامه‌های بایگانی شده در درگاه را در بخش “بایگانی درگاه” و نامه‌های بایگانی شده در دبیرخانه را در فرم “بایگانی دبیرخانه” مشاهده نمایید. (درصورت تهیه لیسانس چندسازمانی)

توسعه و بهینه سازی ثبت و مانیتورینگ ECE

در نسخه ۷ اتوماسیون اداری فراگستر جهت سهولت در مانیتورینگ ECE ها قابلیتهایی به بخشهای ECE ارسالی و دریافتی افزوده شد.

  • تفکیک ایمیلهای دارای رسید و بدون رسید
  • سادگی و کاربرپسندی بیشتر برای فرم ثبت ECE
  • قابل ویرایش بودن موضوع نامه جهت ثبت ECE دریافتی
  • در دسترسی بودن اطلاعات فایل ECE و اطلاعات ایمیل
  • و…

امکان تعریف قوانین ثبت نامه از کارتابل و یا دبیرخانه

در بسیاری از سازمان‌ها، قوانینی وجود دارد که بر اساس آن تمام یا بعضی از نامه‌ها حسب شرایطی، بعد از ثبت در اتوماسیون اداری، می‌بایست حتما علاوه بر ارجاع به مخاطب(گیرنده) اصلی، برای افراد خاص دیگری نیز در سازمان ارجاع شود.

به طور مثال: تمام نامه‌های فوری، علاوه بر ارجاع به گیرنده اصلی، حتما باید به “مسئول پیگیری” نیز ارجاع شود.

به همین منظور به جهت جلوگیری از خطای نیروی انسانی، سهولت در عملکرد و مکانیزه کردن فرآیند این قبیل از شرایط و قوانین حاکم بر سازمان‌ها، دو امکان و قابلیت جدید”“قوانین ثبت نامه” و “قوانین ثبت نامه از دبیرخانه” در اتوماسیون فراگستر طراحی و پیاده‌سازی شده است.

امکان بایگانی اسناد

در قابلیت جدید “بایگانی اسناد در اتوماسیون اداری فراگستر”، امکانات زیر از سیستم مدیریت مستندات در کارتابل اتوماسیون فراگستر، در دسترس کاربران مشتری قرار داده شده است.

امکاناتی از قبیل:

  • تعیین محل بایگانی اسناد پیش از ثبت سند در اتوماسیون 
  • عدم نیاز به تعیین گیرنده برای ثبت سند در اتوماسیون ( سند بدون تعیین گیرنده قابل ثبت است)

Sync تقویم جلسات با تقویم گوگل

یکی از قابلیت‌های جدید که برای مدیریت بهتر جلسات کاری و یادآوری رویدادها و فعالیت‌های ثبت شده در اتوماسیون فراگستر طراحی و پیاده‌سازی شده است، مدیریت یکپارچه کردن تقویم اتوماسیون با تقویم سامانه‌های دیگری نظیر گوگل(google Calender) می‌باشد.به این ترتیب که رویدادهای ثبت شده در تقویم اتوماسیون فراگستر به صورت خودکار به تقویم گوگل منتقل میگردد.

مزایای sync تقویم اتوماسیون با تقویم گوگل:

  • همسان سازی رویدادهای درج شده در تقویم اتوماسیون فراگستر با تقویم گوگل
  • امکان اطلاع رسانی به افراد حاضر در جلسه از طریق ایمیل
  • یادآوری جلسات روی گوشی‌های همراه

تعیین ناظر بر روی نامه‌

با فعال کردن امکان ناظر (watch) بر روی نامه‌‌ها در اتوماسیون فراگستر، کاربر از انجام عملیاتی که توسط دیگر کاربران بر روی نامه انجام میشود میتواند از طریق پیامک یا پست الکترونیک مطلع شود.

اقلام اطلاعاتی فرم فهرست تحت نظر

  • میتوان در حوزه اطلاع رسانی تعیین کرد برای چه عملیاتی ناظر تعیین شود.
  • نحوه اطلاع رسانی از عملیات انجام شده میتواند از طریق پیامک یا پست الکترونیک باشد.

امکان تغییر در ترتیب گیرندگان در هنگام ایجاد نامه

درهنگام ایجاد نامه این امکان به سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر اضافه گردید تا کاربر بتواند پیش از امضای نامه، ترتیب قرارگیری گیرندگان نامه را عوض نماید. این امکان برای زمانی که بخواهیم گیرندگان نامه در تگ تمام همکاران به ترتیبی که مد نظر ما است قرار گیرند بسیار کاربردی می باشد. به عنوان مثال اگر بخواهیم در بدنه نامه و در تگ گیرندگان، ابتدا نام مدیر عامل قرار گیرد سپس نام معاون و سپس نام افراد دیگر بر حسب جایگاه سازمانی ایشان، دیگر لازم نیست گیرندگان را به ترتیب انتخاب کنیم و می توانیم آنها را بعداً جابجا کنیم.

برای این کار کافیست مشابه تصویر، گیرنده یا گیرندگان مورد نظر را با موس بگیریم و در محل مورد نظر قرار دهیم.

تعیین زمانبندی برای ارسال نامه از طریق فکس، ایمیل یا ECE

این امکان به سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر اضافه گردید که بتوان طبق یک  زمانبندی از پیش تعیین شده، نامه‌ها را فکس، ایمیل یا ECE نمود. به عنوان مثال کاربر دبیرخانه می‌تواند تنظیم کند که یک نامه برای فردا ساعت ۸ صبح توسط فکس ارسال شود. برای این کار کافیست در فرم ارسال نامه بعد از تعیین نحوه ارسال نامه (فکس، ایمیل یا ECE) در بخش پایینی فرم، اقدام به تعیین زمانبندی جهت ارسال نمود.

امکان ذخیره سازی فیلترها در فرم جستجوی پیشرفته

در فرم جستجوی پیشرفته امکانی به سامانه اضافه گردید تا شما بتوانید فیلترهای پرتکرار را برای خود ذخیره‌سازی نمایید تا هر دفعه لازم نباشد فیلترهای مشابه را بصورت تکراری در فرم جستجو وارد نمایید. به عنوان مثال فرض کنید بخواهید نامه‌هایی را جستجو کنید که از یک فرستنده خاص دریافت می‌کنید و این جستجو را بصورت مرتب انجام می‌دهید. برای این کار کافیست فیلتر یا فیلترهای مورد نظر را بر روی فرم جستجوی پیشرفته انجام دهید و سپس بر روی آیکون مشخص شده در تصویر کلیک نمایید و با دادن نامی فیلتر را ذخیره کنید.

در دفعات بعد می‌توانید به این بخش مراجعه نمایید و از بین فیلترهای ذخیره شده، فیلتر مورد نظرتان را با کلیک بر روی دکمه اعمال فیلتر در فرم جستجوی پیشرفته لحاظ نمایید.

همچنین به فرم جستجوی پیشرفته امکانات ذیل اضافه شده است:

  • امکان انتخاب چند فرستنده یا گیرنده
  • امکان انتخاب وضعیت مشاهده ارجاع نامه توسط گیرنده در وضعیت های (همه – خوانده شده – خوانده نشده)
  • امکان فیلتر فقط شرکت‌های بیرونی در فرستنده و گیرندگان اصلی نامه – برای زمانی که بخواهیم نامه هایی که از تمام اعضای یک سازمان بیرونی گرفته‌ایم یا به تمام اعضای یک سازمان بیرونی ارسال کرده‌ایم را مورد جستجو قرار دهیم.
  • امکان جستجو بر اساس امضا کنندگان نامه

در کمتر از ۲۰ دقیقه، دمو ببینید

با تکمیل این فرم، در حداکثر ۲۰ دقیقه، دموی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر را به شما نشان می‌دهیم.

و یا با شماره ۴۲۶۲۳-۰۲۱ تماس بگیرید

و یا عدد ۱ را به شماره ۳۰۰۰۵۷۳۴۲۲۳۳۴۴ پیامک کنید.

۴۲۶۲۳ (۰۲۱)